本文為大家介紹財(cái)務(wù)人員必備的word軟件應(yīng)用技巧和方法(財(cái)務(wù)人員必備的word軟件應(yīng)用技巧是什么)，下面和小編一起看看詳細(xì)內(nèi)容吧。
word是財(cái)務(wù)人員常用的辦公軟件之一。以下財(cái)務(wù)工作相關(guān)的word技巧應(yīng)該對大家有所幫助。
1、使用“編輯--選擇性粘貼”功能，方便編輯和復(fù)制文本數(shù)據(jù)
我們有時(shí)會(huì)在相關(guān)軟件界面復(fù)制選中區(qū)域后在word中使用“粘貼”，往往會(huì)復(fù)制原來的格式。例如，在excel中復(fù)制幾列幾行文本或數(shù)據(jù)，然后在word中‘粘貼’，復(fù)制的是表格格式，而不是純文本；在瀏覽網(wǎng)頁時(shí)選擇要復(fù)制的區(qū)域后，使用“word粘貼”中的“粘貼”將復(fù)制網(wǎng)頁內(nèi)容，這樣您就無法編輯文本了。如果你用'編輯'--'選擇性粘貼'--'無格式文本'，一切問題都迎刃而解，復(fù)制的文本是純文本格式，你可以獨(dú)立編輯復(fù)制的文本。
2.無需切換輸入模式，快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)
審計(jì)人員在完成現(xiàn)場審計(jì)工作和編制審計(jì)報(bào)告時(shí)需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)。如果你用的是安裝office時(shí)自帶的五筆字庫或者拼音輸入法，會(huì)中英文輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。對不斷調(diào)整的方法感到惱火（使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問題，它會(huì)在輸入數(shù)據(jù)和后面數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)之間的句點(diǎn)更改為小數(shù)點(diǎn)）。但是，使用word工具中的“自動(dòng)更正”可以解決這個(gè)問題，讓您一勞永逸。方法：打開“工具”--“自動(dòng)更正”--“自動(dòng)更正”，在“替換”和“替換為”中填入“分別”。 ', '.' （小數(shù)點(diǎn)），點(diǎn)擊‘確定’，返回word輸入界面，輸入數(shù)據(jù)后輸入2’。 '，然后輸入數(shù)據(jù)，看是否有'.'變成了小數(shù)點(diǎn)'.'。此方法將允許您在輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)輸入一個(gè)額外的'。 '，但比輸入數(shù)據(jù)每次需要輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)在輸入法之間調(diào)整方便多了。按照此方法操作后，您可以在excel中使用相同的輸入法快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。該方法可用于更正書面材料中的序號(hào)，如將'1'改為''，年份中'零'的更正，如將'200'改為'200'； '括號(hào)'在官方文件的年份更正，例如將'（''['改為'〔'。
3.巧妙利用版本信息保存所有文件修改前后的原貌
我們在撰寫審計(jì)報(bào)告等文本材料時(shí)，需要經(jīng)過主審和組長的多次修改。 word雖然提供了一些“修改”的功能，但不能保留每次修改后的記錄。但是，為了保證電子文件修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時(shí)需要在每次修改后保存一個(gè)文件，還要說明修改時(shí)間和修改者。其實(shí)這是一件很麻煩的事情。 word中的“版本”功能輕松解決了上述問題，用一個(gè)word文件保存所有修改信息，并保留所有修改文件的原貌。創(chuàng)建好word文件后，首先選擇‘文件’--‘版本’--‘立即保存’，輸入文檔作者、文件創(chuàng)建時(shí)間等需要說明的事項(xiàng)，在審稿人修改時(shí)打開文檔然后打開'文件'--'版本'--'立即保存'，然后輸入文檔修訂審閱者、修改時(shí)間等需要說明的事項(xiàng)，然后對文件進(jìn)行處理，最后保存文件。至此，完整全面反映一份文件審計(jì)報(bào)告或其他文件的修改、批準(zhǔn)等所有電子文件都集中在一個(gè)電子文件中，您可以打開查看所有修改前后的修改稿。
4、解決windows xp/2000環(huán)境下word中仿宋、斜體字_gb2312等三種字體顯示模糊的方法
目前審計(jì)人員使用筆記本電腦或液晶屏?xí)r，操作系統(tǒng)多為windows xp/2000。在這種環(huán)境下，打開word，使用國標(biāo)文檔字體中的仿宋楷書字號(hào)3_gb2312時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)電腦屏幕花屏的情況。文本有模糊的邊緣是非常煩人的。有時(shí)審核人員會(huì)認(rèn)為是電腦固有的或者想調(diào)整卻不知從何下手，這樣輸入的時(shí)間久了就會(huì)頭暈。其實(shí)解決方法很簡單，不管是windows xp還是windows2000，你打開桌面，右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)一個(gè)菜單，選擇'屬性'--'外觀'--'效果'--設(shè)置'smooth font edge source'去掉之前的勾，然后點(diǎn)擊'應(yīng)用'--'確定'，問題解決了，看看效果有沒有不同？
5.使用'ctrl+z'取消自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)
在不更改word 的默認(rèn)設(shè)置的情況下，當(dāng)您輸入：'1.基本信息'再換行，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其行為改為自動(dòng)編號(hào)的形式，并在下一行添加'2，'字樣。此時(shí)按backspace鍵，可以刪除第二行的項(xiàng)號(hào)，但不能刪除第一行的項(xiàng)號(hào)形式，也就是說第一行的‘一、’有變成項(xiàng)號(hào)無法選中，我們繼續(xù)輸入文字后，word的“自動(dòng)項(xiàng)號(hào)”會(huì)直接影響文檔的排版效果。如何去除？使用'ctrl+z'發(fā)揮作用。輸入'1.基本信息'回車，我們點(diǎn)'ctrl+z'，一切就ok了。第一行保持不變，沒有任何變化。原因是word系統(tǒng)中有一個(gè)“自動(dòng)更正”功能，可以根據(jù)一些約定自動(dòng)更正鍵入的內(nèi)容。例如，在我們輸入'1.計(jì)算機(jī)實(shí)際應(yīng)用'回車，系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行兩個(gè)動(dòng)作，一個(gè)是換到下一行，另一個(gè)是自動(dòng)把兩行換成自動(dòng)編號(hào)的形式。 ‘ctrl+z’的作用是撤銷上次操作，恢復(fù)到上一步。我們按下‘ctrl+z’，只是取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統(tǒng)只做了一個(gè)動(dòng)作，并沒有做自動(dòng)編號(hào)，所以在后面的動(dòng)作中，系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的‘自動(dòng)更正’ （即'自動(dòng)更正'是自動(dòng)編號(hào)的形式），您可以根據(jù)需要編輯段落標(biāo)題編號(hào)。
6、利用'table-title row repeat'功能實(shí)現(xiàn)每頁打印行標(biāo)題，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)整頁顯示
在word 中編輯文本時(shí)，很難在每一頁上重復(fù)打印一行標(biāo)題。如果使用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁有多少行就有多少，沒有標(biāo)題，無法實(shí)現(xiàn)整頁打印。如果在word中使用'表格-表頭行重復(fù)'，就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先將excel表格復(fù)制到word中，使用‘粘貼’功能，然后選擇需要設(shè)置的表格作為標(biāo)題行
部分，點(diǎn)擊表格--重復(fù)標(biāo)題行就完成了。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁，是不是自動(dòng)滿頁顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁需要滿頁顯時(shí)就起作用了。
七、巧用替換功能，刪除word文檔多余的空行
有時(shí)候需要?jiǎng)h除word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用替換功能來輕松解決(在wps中刪除空是很方便的)，方法如下。
打開編輯--替換，把光標(biāo)定位在查找內(nèi)容輸入框中，單擊高級(jí)按鈕，選擇特殊字符中的段落標(biāo)記(p)兩次，在輸入框中會(huì)顯示^p^p，然后在替換為輸入框中用上面的方法插入一個(gè)段落標(biāo)記(p)(一個(gè)^p)，再按下全部替換按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的^p加個(gè)空格，再加上^p，替換為^p，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了。
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