收到發(fā)貨人的發(fā)貨預(yù)報(bào)后,向航空公司噸控部門領(lǐng)取并填寫“訂艙單”,提供相應(yīng)信息：貨物名稱、體積(必要時(shí)提供單件尺寸)、重量、件數(shù)、目的地、要求出運(yùn)時(shí)間、其他運(yùn)輸要求(溫度、裝卸要求、貨物到目的地時(shí)限等)。貨物人庫以后,根據(jù)實(shí)際接收的發(fā)運(yùn)貨物，與之確認(rèn)委托書中各項(xiàng)欄目訂艙細(xì)節(jié),向航空公司確認(rèn)訂艙。
航空運(yùn)輸包括集中托運(yùn)和直接運(yùn)輸兩種,航空貨運(yùn)單也包含了主運(yùn)單和分運(yùn)單。航空貨運(yùn)單是發(fā)貨人收結(jié)匯的主要有效憑證,因此運(yùn)單的填寫必須詳細(xì)、準(zhǔn)確、嚴(yán)格符合單貨一致、單單一致的要求。
代理人在收取貨物之后,進(jìn)行集中托運(yùn),需要把來自不同托運(yùn)人的貨物集中到一起,交給航空公司,代理人和航空公司需要簽發(fā)一個(gè)航空運(yùn)單作為憑證,這就是主運(yùn)單。通常情況下,一份主運(yùn)單對(duì)應(yīng)多份分運(yùn)單。一票集中托運(yùn)貨物的所有分運(yùn)單都要裝在結(jié)實(shí)的信封內(nèi)附在主貨運(yùn)單后,并在貨運(yùn)單“nature and quantity(性質(zhì)和數(shù)量)欄內(nèi)注明:“consolidation as per attached manifest”,意為“集中托運(yùn)貨物的相關(guān)信息附在隨帶的艙單中”。
分運(yùn)單是指在進(jìn)行集中托運(yùn)貨物時(shí),從各個(gè)托運(yùn)人處收取貨物時(shí),集運(yùn)商需要簽發(fā)給各個(gè)實(shí)際托運(yùn)人的一個(gè)航空運(yùn)單憑證。因此在分運(yùn)單中填寫的托運(yùn)人和收貨人為貨物真正的相關(guān)聯(lián)系人。