如今，越來越多企業(yè)傾向于采用電子采購模式，電子采購在節(jié)省時間的同時也節(jié)省了大量的運(yùn)營成本。那么企業(yè)實(shí)施電子采購的操作步驟有哪些?下文將展開介紹!
1、評估并記錄你當(dāng)前和期望的采購流程
多年來，傳統(tǒng)采購安排為你提供了相對較好的服務(wù)，但始終存在改進(jìn)的空間。在開始對采購流程進(jìn)行改進(jìn)之前，必須對當(dāng)前使用的采購流程有一個清晰的概覽。為此，請評估并記錄采購流程的各個方面，包括不同任務(wù)的時間表、所涉及的供應(yīng)商、合規(guī)性檢查、付款方式等。隨后，考慮所需的采購安排，把它白紙黑字寫下來，這樣就有了一份參考資料。完成這些步驟后，你應(yīng)該對新的電子采購策略中需要包含哪些內(nèi)容有一個更清晰的了解，以最大程度提高業(yè)務(wù)采購流程的有效性和效率。
2、找出差距和彌補(bǔ)差距的解決方案
明確了當(dāng)前和期望的采購流程后，你現(xiàn)在可以開始確定當(dāng)前采購策略中的差距。各地企業(yè)都面臨著一些更常見的采購問題，包括不斷增長的成本、與供應(yīng)商有關(guān)的問題、意外或延誤的訂單以及不遵守采購政策。解決問題的第一步當(dāng)然是從一開始就識別并理解你所面臨的問題。一旦確定了采購策略中的所有差距和問題，便可以考慮采用解決方案。例如，采用不可靠的供應(yīng)商確實(shí)會擾亂采購周期，并可能導(dǎo)致你的業(yè)務(wù)收入降低。在這種情況下，解決方案很明確：你需要查看供應(yīng)商列表，并替換不符合要求的供應(yīng)商。
3、記錄實(shí)施電子采購系統(tǒng)的好處
列出實(shí)施電子采購系統(tǒng)的好處可以真正幫助管理人員接受。大修業(yè)務(wù)流程通常是一項“昂貴”的事務(wù)，因此要實(shí)現(xiàn)它，必須得到管理層的支持和參與。嘗試根據(jù)管理層認(rèn)為重要的內(nèi)容來整理你的福利清單，公司的底線通常是前提。如果你可以說服管理層相信實(shí)施電子采購系統(tǒng)具有成本效益，并在時間和資源方面為公司節(jié)省了成本，那么你更有可能獲得批準(zhǔn)以繼續(xù)執(zhí)行電子采購策略。
4、制定電子采購計劃和kpi
現(xiàn)在，你已經(jīng)清楚地了解了當(dāng)前和期望的采購流程，確定了采購策略中的問題，也了解了電子采購的好處，是時候考慮如何通過電子采購改進(jìn)整個采購流程了。
使用電子采購的優(yōu)點(diǎn)是什么?涉及哪些流程、成本和資源?在哪里可以找到有關(guān)電子采購流程的更多信息?應(yīng)該找誰來啟動電子采購計劃?這些只是制定電子采購計劃時需要問自己的一些問題。你還應(yīng)該為電子采購計劃設(shè)計kpi，以便更輕松地跟蹤電子采購策略的進(jìn)度和有效性。重要的是，要了解你的電子采購計劃對整個組織結(jié)構(gòu)的影響，所以最好讓管理團(tuán)隊和任何其他將受該計劃影響的利益相關(guān)者參與進(jìn)來。
5、審查并選擇最佳的電子采購解決方案提供商
在選擇電子采購解決方案提供商時，務(wù)必要檢查企業(yè)的預(yù)算和要求。選擇供應(yīng)商時，價格可能是一個很大的考慮因素，但也不應(yīng)該成為決定因素。供應(yīng)商的可靠性可以對你企業(yè)的利潤產(chǎn)生重大影響，因此請務(wù)必對潛在的供應(yīng)商進(jìn)行研究，重點(diǎn)是跟蹤業(yè)績記錄、專業(yè)知識和其提供的服務(wù)。合格的電子采購解決方案提供商可以大大減輕與采購流程、提交的管理和評估以及供應(yīng)商基礎(chǔ)管理相關(guān)的巨大行政負(fù)擔(dān)。
6、制定可優(yōu)化資源的實(shí)施計劃
選擇了能夠滿足公司的采購需求的電子采購解決方案提供商后，即可開始實(shí)施電子采購計劃。但是，實(shí)施過程也需要仔細(xì)考慮。在開始之前，請確保你有足夠的資源來順利實(shí)施電子采購計劃，尤其是在涉及到你的員工時。在這種情況下，你的it人員將是管理電子采購流程中投入最大的人員，因此請確保優(yōu)化資源以有效實(shí)施。不要讓成功實(shí)施電子采購策略的關(guān)鍵人員負(fù)擔(dān)過重。確保溝通渠道暢通，每個人都知道他們的角色和職責(zé)