招標(biāo)文件是招標(biāo)活動(dòng)的基礎(chǔ)和指南針，對(duì)招標(biāo)的成敗起著至關(guān)重要的作用。但是，招標(biāo)文件的編制過(guò)程中，一些招標(biāo)人只重視投標(biāo)人資格的限定和評(píng)標(biāo)方法的設(shè)置，往往忽視了一些重要的細(xì)節(jié)。招標(biāo)文件細(xì)節(jié)上的失誤，輕則降低工作效率，重則導(dǎo)致招標(biāo)失敗，甚至要賠償投標(biāo)人損失。文章列舉了招標(biāo)文件編制過(guò)程中容易忽略的一些細(xì)節(jié)，并提出了合理的處理方式，避免小細(xì)節(jié)產(chǎn)生大影響。
一、科學(xué)安排投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)地點(diǎn)
投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)地點(diǎn)的安排要便于投標(biāo)人尋找。首先，地點(diǎn)描述要非常詳實(shí)，具體到接到門(mén)牌號(hào)、辦公樓編號(hào)、會(huì)議室編號(hào)。對(duì)于容易混淆的地址，例如投標(biāo)城市有兩座名稱(chēng)為商業(yè)街聯(lián)合辦公樓的地方，那么招標(biāo)文件中就要增加附近標(biāo)志性建筑物的描述。其次，可將開(kāi)標(biāo)地點(diǎn)的路線圖作為附件置于招標(biāo)文件末尾，并告知在樓宇內(nèi)會(huì)設(shè)置導(dǎo)引指示牌，且安排專(zhuān)人指引投標(biāo)單位快速找到開(kāi)標(biāo)、投標(biāo)具體地點(diǎn)。
二、避免同一事項(xiàng)表述不一致
招標(biāo)文件的商務(wù)部分與技術(shù)部分一般由不同人員編寫(xiě)，應(yīng)注意兩者之間的一致性，做好交叉校核，檢查各部分是否存在不協(xié)調(diào)、重復(fù)和矛盾的內(nèi)容。但是，一般招標(biāo)文件都是經(jīng)過(guò)多次修改，難免產(chǎn)生對(duì)同一事項(xiàng)表述不一致的情況。例如，某工程招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范中，要求合同履行期限是合同簽訂之日起12個(gè)月，而在投標(biāo)人須知中，要求合同履行期限是合同簽訂之日起24個(gè)月。如此矛盾的說(shuō)法，如果在開(kāi)標(biāo)前發(fā)現(xiàn)，可以通過(guò)修改招標(biāo)文件予以彌補(bǔ)。如果在評(píng)標(biāo)階段才被發(fā)現(xiàn)，會(huì)導(dǎo)致評(píng)標(biāo)委員會(huì)無(wú)所適從。如果評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，問(wèn)題暴露在合同簽訂環(huán)節(jié)，會(huì)更加難以處理。
為了最大限度地避免說(shuō)法不一致的問(wèn)題發(fā)生，應(yīng)盡量減少多處闡述統(tǒng)一事項(xiàng)，如果實(shí)在無(wú)法避免，可以全部指向同一處。例如，合同履行期限見(jiàn)投標(biāo)人須知，這樣一旦修改了投標(biāo)人須知中的合同履行期限，就等同于同時(shí)修改了招標(biāo)文件中所有有關(guān)合同履行期限的說(shuō)明。
對(duì)于規(guī)模較大的項(xiàng)目，招標(biāo)文件內(nèi)容較多，多達(dá)百頁(yè)以上，由于多次修改，仍然可能出現(xiàn)同一事項(xiàng)說(shuō)法不一致的情況，可以在投標(biāo)人須知中明確招標(biāo)文件內(nèi)容相互矛盾時(shí)的解釋順序?？紤]最大程度體現(xiàn)招標(biāo)人的真實(shí)意思，可以參照如下說(shuō)法