不同的企業(yè)檔案管理的范圍和內(nèi)容也千差萬別，但歸結(jié)起來不外乎兩類。即文件和記錄，文件又分為外來文件（如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、設(shè)計文件等）和自制文件（公司的各種合同、公司經(jīng)營管理手冊、手冊中規(guī)定的模板文件、部門規(guī)章、通知、報告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標(biāo)文件、預(yù)算與決算書）；同樣用以記錄過程或成果的記錄（培訓(xùn)記錄、工作總結(jié)、工作計劃、會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單，合同臺帳，收發(fā)文本、采購計劃）也分為外來和自制兩類。
綜上所述，為保證檔案管理工作的有序進行，實現(xiàn)對各種文件和記錄有效控制，充分發(fā)揮檔案資料在各個工作環(huán)節(jié)中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規(guī)定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項。
在檔案管理的過程中，我們將采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強對檔案管理的事中控制。
所謂實行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案（如行業(yè)規(guī)章、法律法規(guī)、圖書資料、公司的各種合同、公司經(jīng)營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規(guī)章、通知、報告、決議決定、合同、基建文件、項目施工與竣工圖）采用專門管理，對于部門性或?qū)I(yè)性較強的檔案（如培訓(xùn)記錄、部門工作計劃、各種工作底稿、收發(fā)傳遞記錄等、監(jiān)理文件、施工文件、考核記錄）實行分散至各部門（單位）進行管理，檔案管理部門定期監(jiān)督、檢查與總結(jié)。為此，我們在各部門設(shè)立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎(chǔ)保證。
各部門應(yīng)有效利用部門的微機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平；提高各部門檔案管理工作中的協(xié)調(diào)工作能力；方便各部門（單位）對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料；內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效的了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
各部門在檔案管理工作中應(yīng)建立互尊互助、誠信守約的工作關(guān)系；保持耐心、細致、熱忱的工作作風(fēng)。