會議已經(jīng)成為項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，它提供交換和分享信息與觀點(diǎn)的手段。項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊成員在項(xiàng)目會議上花費(fèi)了大量時間。在項(xiàng)目環(huán)境中，會議作為管理溝通的一種方式是否經(jīng)濟(jì)和有效，常因項(xiàng)目經(jīng)理的溝通技能不同而有差異。會議需要許多時間和精力，因而只有必需時才召集會議。然而，許多會議并非富有成效，這些會議準(zhǔn)備得不夠充分，主持得也毫無章法。懂得召開什么類型的項(xiàng)目會議，什么時候需要召開會議和召開多少次會議，以及如何有效地主持項(xiàng)目會議是非常重要的。項(xiàng)目會議的類型及其目標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理可能需要召集許多不同類型的會議。這些會議包括：項(xiàng)目啟動會議、項(xiàng)目計劃會議、項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議和問題解決會議等。每一種會議需要達(dá)到特定的目標(biāo)，因而要有相應(yīng)的會議內(nèi)容。下面就每一類項(xiàng)目會議分別論述其目標(biāo)和內(nèi)容。
1、項(xiàng)目啟動會議
根據(jù)項(xiàng)目的來源，項(xiàng)目啟動會議又可分為內(nèi)部項(xiàng)目啟動會議和外部項(xiàng)目啟動會議。
(1)內(nèi)部項(xiàng)目啟動會議是指承包商的項(xiàng)目經(jīng)理在承包合同簽署后召開的項(xiàng)目啟動會議。一般由內(nèi)部項(xiàng)目發(fā)起人(來自管理層)、客戶經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊成員參加。
內(nèi)部項(xiàng)目啟動會議的主要目的是：
定義項(xiàng)目及其主要團(tuán)隊成員
使團(tuán)隊成員明確他們在項(xiàng)目中的職責(zé)和角色
概要地討論項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容
在內(nèi)部項(xiàng)目啟動會議上主要討論的內(nèi)容有：
項(xiàng)目概述
項(xiàng)目的范圍和可交付成果
項(xiàng)目的總體計劃及項(xiàng)目的進(jìn)度規(guī)劃
項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)
項(xiàng)目假設(shè)及風(fēng)險
項(xiàng)目文件保存、存檔要求
(2)外部項(xiàng)目啟動會議是由承包商的項(xiàng)目團(tuán)隊和客戶的項(xiàng)目團(tuán)隊共同參加的項(xiàng)目啟動會議。一般由承包商的項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持。啟動會議后，承包商項(xiàng)目團(tuán)隊將著手編制詳細(xì)的項(xiàng)目計劃。
外部項(xiàng)目啟動會議的主要目的是：
明確雙方對項(xiàng)目的期望
確定客戶和團(tuán)隊成員的角色和職責(zé)
在進(jìn)入計劃階段前，再次確認(rèn)客戶的項(xiàng)目需求，并確保雙方對項(xiàng)目需求理解一致
將承包商的團(tuán)隊成員介紹給客戶，以便在項(xiàng)目中更好地合作
這個會議使客戶成為項(xiàng)目團(tuán)隊的成員，從而增加客戶對項(xiàng)目的承諾——這對項(xiàng)目成功來說是至關(guān)重要的。
在外部項(xiàng)目啟動會議上，項(xiàng)目經(jīng)理向客戶介紹的主要內(nèi)容包括：
項(xiàng)目概述
項(xiàng)目對客戶的價值
項(xiàng)目范圍和可交付成果
項(xiàng)目團(tuán)隊
項(xiàng)目時間表
項(xiàng)目實(shí)施方法(風(fēng)險及假設(shè))
項(xiàng)目所應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量
結(jié)論
2、項(xiàng)目計劃會議
項(xiàng)目計劃會議是由項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持，項(xiàng)目團(tuán)隊成員參加的項(xiàng)目會議。項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目的大小及項(xiàng)目對組織的重要性來決定項(xiàng)目計劃的詳細(xì)程度。
項(xiàng)目計劃會議主要目的是：編制詳細(xì)的項(xiàng)目計劃
項(xiàng)目任務(wù)分配：將工作任務(wù)明確分配給特定的團(tuán)隊成員。對于每一項(xiàng)任務(wù)，必須注明負(fù)責(zé)人及預(yù)計完工的日期，并要求負(fù)責(zé)人當(dāng)面做出承諾;使團(tuán)隊成員對項(xiàng)目有一個整體的了解。
項(xiàng)目計劃會議的主要內(nèi)容包括：
根據(jù)wbs確定里程碑，進(jìn)一步定義項(xiàng)目活動和任務(wù)
預(yù)測完成活動和任務(wù)的歷時，將活動和任務(wù)分派給團(tuán)隊成員
討論完成活動和任務(wù)的方法
確定活動和任務(wù)的相互關(guān)系和順序，并根據(jù)項(xiàng)目時間表制定項(xiàng)目進(jìn)度計劃
制定項(xiàng)目成本計劃、項(xiàng)目質(zhì)量計劃、項(xiàng)目溝通計劃、風(fēng)險控制計劃和項(xiàng)目采購計劃等
3、項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議
項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議通常由項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持。參加會議的成員一般包括全部或部分項(xiàng)目團(tuán)隊成員、客戶和來自高層的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議應(yīng)定期召開。例如，內(nèi)部項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議可每周召開一次。與客戶進(jìn)行的項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議可長一些，如每月或每季度召開一次。這應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的持續(xù)時間和合同要求而定。
項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議的主要目的是：
介紹項(xiàng)目進(jìn)展情況
項(xiàng)目是否偏離進(jìn)度計劃，若偏離，應(yīng)采取什么樣的措施
說明造成進(jìn)度偏離計劃的原因和如何在今后的工作中防止偏差
匯報在項(xiàng)目執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及潛在的問題，如何解決所發(fā)現(xiàn)的問題及如何防止?jié)撛诘膯栴}發(fā)生
應(yīng)引起客戶或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人注意的事項(xiàng)，如客戶可能尚未簽署某一文件等
在項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議上，需要討論的主題有：
自上次會議以來所完成的工作，明確已實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵項(xiàng)目里程碑;
項(xiàng)目成本、進(jìn)度和范圍情況：
進(jìn)展情況：將工作完成情況與基準(zhǔn)計劃加以比較，工作完成情況必須是最新的;
預(yù)測：根據(jù)目前的進(jìn)展情況和需要完成的項(xiàng)目任務(wù)，預(yù)測項(xiàng)目完工日期和項(xiàng)目完工成本，并將它們與項(xiàng)目目標(biāo)和基準(zhǔn)計劃進(jìn)行比較;
差異：明確項(xiàng)目成本和進(jìn)度的實(shí)際情況與基準(zhǔn)計劃的差異，差異可能是正的—如提前完成計劃，也可能是負(fù)的—如沒能按時完成計劃或超過預(yù)算，要找出造成負(fù)面差異的問題。糾正措施：有些情況下，可以在項(xiàng)目狀態(tài)/評審會上提出糾正措施以獲得客戶或管理層的批準(zhǔn)，如獲得加班的授權(quán)，以便使項(xiàng)目趕上進(jìn)度。在另外一些情況下，項(xiàng)目經(jīng)理要求單獨(dú)召開解決問題的會議，專門探討糾正措施。
4、解決問題會議
當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊成員在項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn)問題或潛在問題時，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目之初設(shè)立的準(zhǔn)則(根據(jù)問題的大小、可能對項(xiàng)目造成的影響等)來決定是否召集相關(guān)人員開一個問題解決會議。如需召開，項(xiàng)目經(jīng)理要決定會議應(yīng)由哪些人參加。這些問題不應(yīng)等到下一次項(xiàng)目狀態(tài)/評審會議解決。盡早地發(fā)現(xiàn)和解決問題對于項(xiàng)目的成功非常關(guān)鍵。
解決問題會議的內(nèi)容主要涉及采用一個好的解決問題的方法。
解決問題的方法包括以下幾個步驟：
描述問題
找出并確定產(chǎn)生問題的原因
找出可能解決的方案
評價各個可行方案
確定最佳解決方案
修訂項(xiàng)目計劃，要注意解決
方案對項(xiàng)目其他領(lǐng)域的影響
實(shí)施解決方案
確定問題是否得以解決
除了每一種會議可以達(dá)到其特定目的外，通過這些會議，項(xiàng)目經(jīng)理還可以達(dá)到以下目的：
①提供機(jī)會改正、更新和增加項(xiàng)目團(tuán)隊的知識，從而制定出更為準(zhǔn)確的成本和進(jìn)度計劃及績效狀態(tài)報告。
②幫助團(tuán)隊成員識別他們的個人努力方向，如何使他們的個人努力成為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的一部分，并了解他們的個人成功將如何增加團(tuán)隊的成功。
③增加團(tuán)隊成員對項(xiàng)目的承諾。當(dāng)團(tuán)隊成員在會議中參與決策時，他們更有可能接受這些決定，并為之而努力。通常，人們反對某一決定，并非是因?yàn)闆Q定內(nèi)容本身， 而是因?yàn)樗麄儧]有被征詢有關(guān)決定的意見。此外，比起個人所做的決定，團(tuán)隊決定更不容易被質(zhì)疑。木增加團(tuán)隊的凝聚力，使人們感受到項(xiàng)目團(tuán)隊的存在，并確實(shí)作為團(tuán)隊一起工作。
④使項(xiàng)目團(tuán)隊意識到，在管理當(dāng)前項(xiàng)目中，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)作用的存在。
⑤在特定環(huán)境下，為團(tuán)隊成員提供一個展示他們在解決項(xiàng)目問題時的創(chuàng)造性。
在召開會議之前，項(xiàng)目經(jīng)理必須要定義會議目標(biāo)。這些目標(biāo)要具體、可測量、可實(shí)現(xiàn)和以結(jié)果為導(dǎo)向。項(xiàng)目經(jīng)理要明確所有項(xiàng)目團(tuán)隊成員在會議中的角色，甚至輪換這些角色，以便每個成員都有機(jī)會得到鍛煉和獲得主持會議的經(jīng)驗(yàn)。
5、項(xiàng)目會議的頻率
在項(xiàng)目會議的頻率與其潛在的利益之間，應(yīng)保持合理的平衡。會議的頻率與項(xiàng)目的生命周期相關(guān)。在概念和可行性階段，應(yīng)召開更多的計劃會議，以便在原則上就最終目標(biāo)和達(dá)到這些目標(biāo)的方法達(dá)成共識。在這一階段，客戶的需求要得到充分滿足。但是，概念一旦被最后確定，團(tuán)隊成員便進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計，實(shí)施計劃和開發(fā)產(chǎn)品， 會議的數(shù)量要減少。然而，狀態(tài)/評審會議的頻率可能在實(shí)施計劃、開發(fā)產(chǎn)品和項(xiàng)目接近收尾時增加，因?yàn)榇藭r有許多事情需要協(xié)調(diào)。通常，評審會議有益于在項(xiàng)目實(shí)施和后期工作中避免使用過多的時間和資源。
下面是一些減少會議數(shù)量的實(shí)用指南。
在召集會議之前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)先回答下面問題：
需要召開會議的主要事項(xiàng)(問題或機(jī)會)是什么?
引起問題的事實(shí)或假定是什么?可能的機(jī)遇是什么?
潛在的備選方案是什么?他們的成本和收益如何?
可以給與會者提供什么樣的建議來處理眼前的問題?
如果不召集會議，可能的結(jié)果會怎樣?
回答上述問題，可能使你意識到根本就沒有必要召開會議。
6、如何管理項(xiàng)目會議
管理會改是一項(xiàng)很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊成員的努力和對項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問題和獲得機(jī)遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領(lǐng)會議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊氣氛。他/她必須明確對會議的期望。依據(jù)項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評估會議結(jié)果。如果主持人在會上講得過多，會議可能會低效。主持人的影響取決于與會者對他/她要達(dá)到會議目標(biāo)努力的認(rèn)可度和他/她幫助與會者達(dá)到這些目標(biāo)的技能和效率。
會議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時間的，特別是項(xiàng)目經(jīng)理犯下面一些常見的錯誤時：
召集太多或太少的會議
在會前忽視分發(fā)會議日程
沒能邀請有決策權(quán)的管理人員
沒能與在會上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào)
在瑣碎的事情上花費(fèi)太多的時間
沒能將活動任務(wù)分配給具體人員
項(xiàng)目會議是否成功依賴干各種不同因素。這包括會議類型(嚴(yán)肅的還是自由的)、會議形式(正式的還是非正式的)、提前計劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項(xiàng)目經(jīng)理必須意識到達(dá)些因素，并恰當(dāng)?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會議。
下面就如何有效管理會議提供一些實(shí)用性指南。
充分計劃和良好管理的項(xiàng)目會議，可能會非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會議管理發(fā)生在會議之前、會議期間和會議之后。
(1) 會議前。
按前面所論述的問答程序，決定會議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：
確定會議目標(biāo)，要把項(xiàng)目進(jìn)展或狀態(tài)評審會議與問題解決會議分開舉行
為會議討論設(shè)定基本規(guī)則
確定誰確實(shí)要參加，并只邀請這些人員
盡早通知與會者會議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時間
事先分發(fā)會議日程
列出要在會上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會上的發(fā)言
按時開始和結(jié)束會議
(2)會議期間。
為了使會議盡量簡短，且富有成效，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
制定具體時間限制，并堅持這一時限
會議一開始，就要明確會議的具體目標(biāo)
多從與會者處了解情況(聽?wèi)?yīng)多于講)
使會議按日程進(jìn)行，防止與會者“跑題”
利用直觀教具幫助說明你的觀點(diǎn)，鼓勵其他與會者效仿
就是否達(dá)成一致意見或仍然存在分歧，定時總結(jié)討論結(jié)果
當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時，將工作分配給團(tuán)隊成員
(3)會議后。
當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會議記錄，并在下次會議上使用會議記錄，檢查工作結(jié)果。
要保留會議記錄，特別是項(xiàng)目計劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下面內(nèi)容：
下次會議的時間、地點(diǎn)和說明
這次會議的時間和地點(diǎn)，與會者名單及其在項(xiàng)目中擔(dān)任的角色
討論的會議事項(xiàng)
已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問題
活動事項(xiàng)和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會議上向團(tuán)隊匯報的人員
美國的統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，一個項(xiàng)目經(jīng)理一生中，平均大約用8年的時間開會。在項(xiàng)目環(huán)境中，時間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊 方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會者都能很好地扮演其角色來實(shí)現(xiàn)。下面是一些能使團(tuán)隊會議更富有成效的建議：
主持人的角色是設(shè)定期望，確保團(tuán)隊集中討論會議主題和避免偏離主題，并鼓勵團(tuán)隊成員積極參與。參與會增加團(tuán)隊成員對項(xiàng)目的接受和承諾。
與會者的角色是做好準(zhǔn)備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會議氣氛，并可提升和指明團(tuán)隊的道德水準(zhǔn)。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團(tuán)隊成員。任何時候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。
如果要參加由別人召集的會議，項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類會議。毫無疑問，良好組織的項(xiàng)目會議為項(xiàng)目成功提供了有效工具。但是，項(xiàng)目經(jīng)理有時可以利用電話，與團(tuán)隊成員私下討論或召開簡短的特別會議來解決一些很重要的問題。