1、工程檔案管理的意義
工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。
(1)工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是工程檔案。工程檔案真實地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市、一個地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。
(2)工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對城市或城市中各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動態(tài)變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設(shè)想。通過論證、編制規(guī)劃方案付諸實施。《中華人民共和國城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制，應(yīng)當依據(jù)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃以及當?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。
(3)工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復雜。由于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案——人的記憶是不行的。人會變化，要調(diào)動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程檔案則是城市建設(shè)科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據(jù)，才能進行科學的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
(4)工程檔案是城市防災、減災和戰(zhàn)后重建的重要依據(jù)。1976年唐山大地震后的城市基礎(chǔ)設(shè)施的搶修、重建，工程檔案發(fā)揮了重要作用;2002年俄羅斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娛樂城的幾百名人質(zhì)，就是查閱了大量工程檔案，利用該建筑物現(xiàn)有的通風管道向娛樂城中吹藥，使恐怖分子失去戰(zhàn)斗力，人質(zhì)得以解救。實踐證明，如果能合理、充分利用工程檔案，就可以對城市進行合理開發(fā)，保證工程建設(shè)的合理設(shè)計、施工，充分發(fā)揮投資效益。
2、如何做好工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計和維持一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系，而人是管理的第一要素。
(1)要完善法規(guī)，依法治檔?！度R西市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》已于2003年10月1日起施行，該《規(guī)定》是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程檔案管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)制定的，這是政府對城建檔案工作的極大重視和支持，對新時期的城建檔案工作做了明確的規(guī)范和要求，為城建檔案工作的發(fā)展指明了方向?！兑?guī)定》明確了三項制度：即檔案預驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執(zhí)法制度，將檔案的預驗收、備案、報送時限和執(zhí)法要求以政府令的形式納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中，從根本上保證了工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量。因此在工程檔案管理中要認真學習、貫徹落實《規(guī)定》，提高大家的思想素質(zhì)和理論水平，逐步完善規(guī)范各種制度，理順各種程序，嚴格把關(guān)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，加大執(zhí)法力度，實現(xiàn)工程檔案在新時期的依法治檔。
(2)詳實的業(yè)務(wù)規(guī)范是從事工程檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，一些無形的道德底線規(guī)范著我們生活的方方面面，而對“檔案”這樣有形的、原始的、真實的依據(jù)性文件更需要一個統(tǒng)一的、順應(yīng)社會發(fā)展和變革的標準來指導我們的行動。我們根據(jù)工作中長期使用的《萊西市建筑工程檔案管理細則》、《萊西市工程管線檔案管理細則》和國標《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、行標《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》編寫了《萊西市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，并將聲像檔案整理、檔案信息著錄、信息整理等內(nèi)容補充進來，符合城市現(xiàn)代化發(fā)展、數(shù)字化建設(shè)的需要，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現(xiàn)工程檔案館由微觀操作向宏觀管理的轉(zhuǎn)變，為我市的信息現(xiàn)代化管理夯實基礎(chǔ)。我們應(yīng)該熟練掌握和運用該《規(guī)范》。
(3)“以人為本”，充分發(fā)揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規(guī)、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。信息社會對信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將工程檔案的有關(guān)信息傳播出去，特別是建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺——工程檔案專業(yè)網(wǎng)站，明確相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責，讓大家都來了解它、關(guān)注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過人機互通，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時溝通信息，完善工程檔案的管理工作。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍?，F(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。這就要求對內(nèi)，工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學習，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗;對外，定期舉辦工程檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。實踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對工程檔案的管理能力，對工程檔案的標準化、規(guī)范化起到了積極的促進作用。三是深入現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務(wù)工作。重點工程建設(shè)項目是城市經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到國計民生，又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。在主動做好對重點工程業(yè)務(wù)指導、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出新路子。四是注重對工程檔案信息的反饋。城市建設(shè)日新月異，對工程檔案的管理也必須與城市建設(shè)相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時掌握最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應(yīng)的規(guī)范中，進一步做好對工程檔案的管理。綜上所述，做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務(wù)。
通過對工程檔案的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。