海運單據(jù):
1.補料：貨柜裝船后，柜子由報關行報關后 ，按時交放行條給船公司，船公司就會被安 排配船，出提單(bill of loading)。配船 前，跟單做好si(補料資料shipping instru ction)發(fā)給貨代的配船負責人，因為第一次 的booking上面的內(nèi)容只是大概，所以要 提供補料確認最后提單上的詳細內(nèi)容，si上 著重要確認的是收貨人的信息，且貨物信息 要求同裝箱單的一致。補料之后貨代會發(fā)來 一份補料copy件，用于確認提單的顯示信息。
另外一種為一次性補料，即要求配船的補料資料就是客戶提單顯示信息，之后如果客戶信息要求修改，需要收取改單費用。
2.對單：貨物上船后，船公司會給到貨代一 份真正由船公司出示的，有提單號及船公司 名稱的提單copy件確認提單信息。貨代把cop y件發(fā)給出貨人，出貨人首先要自己核對信息 ，同時發(fā)email給國外客戶確認提單信息無誤 后，讓船公司開出正本提單安排寄出至我司 (一般船開2天后，就會出正本提單)。除了 確認收貨人的信息，同時也要客戶確認通知 方、貨物描述、金額，這些信息都會影響到 客戶的清關，不同國家不同港口的客戶會有 不同的要求。
注：由于時差問題，有時候無法當天即刻聯(lián)系到國外客戶，在booking前就已經(jīng)要問到客人的詳細consignee information，包含公司名、地址、聯(lián)系人、電話號碼，注意公司名一定是直接收貨人，有時候客人請了其他清關代理去收貨清關，這時候填寫客戶自己的公司名無效;電話號碼要確保正確無誤，可以打通，船公司會預先打電話確認號碼是否真實存在。為了確?？梢噪S時聯(lián)系上客人，最好有客戶的手機號或者聊天方式。
3.開debit note：船公司經(jīng)由貨代發(fā)來debit note，出貨人付運費到指定賬戶(運費都是一美金結算，事先和船公司談好匯率)，或者直接讓國外客戶付款，船公司收到款后，放正本提單。
4.運輸文件：除了正本提單，客人也需要最基本的pi、ci、pl原件作為進口清關單據(jù)，ci和提單上面的客戶信息要一致，制作商業(yè)發(fā)票前，要問客人對發(fā)票的內(nèi)容是否有什么要求，特別是品名描述和金額，是否需要翻譯成其他語言，是否需要其他單據(jù)如原產(chǎn)地證;裝箱單要以實際裝貨數(shù)量為準，所有海運單據(jù)先email發(fā)電子版給客人確認，再打印出來蓋章簽字快遞寄給客戶?？傊?，pi、ci、bl的所有相關信息要單單一致!
5.寄單：業(yè)務員要問先到客人的詳細寄單地址(有時候客人的寄單地址不一定是他們的公司地址)，同時也可以問問客人要求寄哪個快遞公司，寄單的時候把快遞單和單據(jù)拍照發(fā)給客人，證明我們已經(jīng)將單據(jù)寄出，并把快遞單號發(fā)給客人，方便客人查詢快遞進度。同時，把所有單據(jù)的電子版發(fā)email給客人留底。過一段時間，要問客人是否收到快遞的單據(jù)。
6.開船后，發(fā)shipping advice給客人，告訴客人船名、航期、etd和eta等。業(yè)務員可以在船公司的網(wǎng)站上面查詢柜子的運輸情況，柜子快到港時，要提前提醒客人做好提柜和清關的準備。業(yè)務員可以提前讓貨代查詢客人目的港的費用，一般包括船公司費用、關稅和清關費用，提前告知客人，讓客人有所準備。