庫存與資金、客戶、銷售、供應商、采購、物流等活動密切相關，在電商運營中多級庫存部署的方式已不可取，倉庫管理系統(tǒng)(wms)和店鋪系統(tǒng)(erp)及電商平臺的商家后臺的庫存要建立同步機制。庫存太多或太少都不是最優(yōu)的，庫存管理有如下幾個要點。
(1)確保庫存安全。理論上，當產(chǎn)品庫存量不足時賣家無法申請出庫，海外倉要確保過程和結果都是準確的，所以店鋪超賣的責任不在海外倉。賣家應補充庫存，設定安全庫存，預防超賣風險，如當產(chǎn)品庫存降為0時，實施庫存同步機制，由erp觸發(fā)貨物從店鋪后臺下架，或自動將產(chǎn)品所在地(item location)改為直郵地點，防止缺貨糾紛影響店鋪賬號的表現(xiàn)。暢銷品備貨應考慮在途延誤情況，通常在一批暢銷品入倉后即為下次備貨做準備。
從庫存績效看產(chǎn)品市場競爭力有兩個重要可量化指標，具體公式如下：
庫存周轉率=(庫存量-出庫量)x100%(金額或數(shù)量)，其倒數(shù)即“周轉天數(shù)”，用來衡量一個時期內(nèi)存貨能周轉幾次，能反映商品的暢銷度，數(shù)值越大、周轉越快，但周轉快不代表庫存少;
商品動銷率=(發(fā)生出庫sku數(shù)÷庫存sku總數(shù))x100%，反映貨品種類的銷售活躍度，數(shù)值越小反映滯銷種類越多，但數(shù)值大不代表銷量高，大于100%可能意味著缺貨、停銷、品類流失。
(2)提高庫存績效。利用abc分類法及帕累托原理，將“關鍵少數(shù)”找出來重點管理。動銷率高的a類暢銷品是最適合海外倉的，要嚴控c類產(chǎn)品的備貨。先進先出的原則(first in firstout，fifo)適用于容易過時、市場價格普遍處于下降趨勢的商品，期末存貨余額按最后的進價計算，使期末的存貨估值接近于市場價格，更客觀地反映經(jīng)營狀況。嚴格的fifo作業(yè)需要進行批次管理，如果sku沒貼批次號，則不同批次貨無法混放。通常，先到期的先出庫fefo或先生產(chǎn)的先出庫fpfo更合理，需要 asn預報或在貨物入庫時采集相關日期。
(3)降低庫存，控制庫存從某種意義上來說就是控制經(jīng)營活動現(xiàn)金流。應借助專業(yè)軟件，實現(xiàn)全部庫存的可視化，否則在不同環(huán)節(jié)、不同平臺、不同倉庫的庫存將難以統(tǒng)一管理。在實際下達采購訂單前，要綜合海外倉庫存、頭程在途、國內(nèi)倉存量、采購在途、銷售計劃、促銷及淡旺季等因素來分析。
(4)保證庫存的準確性，盤點(inventorycount)是倉庫重要的日常工作，包括產(chǎn)品的存放數(shù)量、位置及質量等的準確性，也是倉庫質量管理的要點。由于倉庫條件、商品特性、進出頻繁及人為操作等因素，導致倉庫在每次盤點時都盈虧不定。收貨、發(fā)貨兩個環(huán)節(jié)的準確性最重要。在作業(yè)停止時，倉庫wms每日定時(據(jù)倉庫所在時區(qū)而定)生成庫存比對報告，和店鋪erp進行庫存比對，把兩邊的庫存比對差異生成報告，或自動生成盤點任務，在倉庫盤點后對庫存進行調整。將盤點結果同步給商家erp和店鋪后臺，更新店鋪上架產(chǎn)品的數(shù)量。
在日常電商企業(yè)的倉配活動中，訂單集中于部分活躍的sku，事后可以只對這些有變動的sku進行異動盤存、整理整頓;或針對abc類產(chǎn)品不同重點的sku設定不同周期、比例的盤點計劃，即循環(huán)盤點，如每周10%的輪番抽盤，按月/季定期進行整倉全盤，使用入庫動態(tài)盤點、貨主重點盤點、單品盤點、定期全盤等不同盤點方法，及時發(fā)現(xiàn)異常。為了確保退倉時的余貨準確，必須對退倉貨主的庫存進行全盤，以便如實退倉交接。系統(tǒng)要支持記錄動態(tài)庫存，重現(xiàn)歷史時段庫存情況，方便財務結算審查。
系統(tǒng)自動對比實際庫存數(shù)據(jù)與盤點結果，如果賬物不符，且差異顯著，則往往需要進行復盤，并采取補救措施，以避免影響客戶訂單。若存貨數(shù)量、質量差異不大，則可通過調賬、補貨、賠償?shù)刃问将@得貨主的諒解，避免日久產(chǎn)生糾紛。在企業(yè)內(nèi)部則要及時檢討問題，計算損益。日常定期理貨十分必要，對在庫商品進行清理、整理，做好商品的擺放、相鄰貨位商品的區(qū)分，以及對超期件和異常件的清理等工作，這可以極大地降低盤點時的工作量。對工具、物料、贈品、推廣宣傳品及各類殘損品等也要進行集中堆放，單獨建賬。