本文為大家介紹郵件合并 讓word也能批量打印標(biāo)簽嘛(郵件合并方式打印標(biāo)簽)，下面和小編一起看看詳細(xì)內(nèi)容吧。
為迎接上級檢查，規(guī)范檔案管理，學(xué)校決定將檔案室的所有檔案重新歸檔。例如，每個教師的業(yè)務(wù)檔案的檔案盒標(biāo)簽要求統(tǒng)一打印，如下圖所示。如果200多個標(biāo)簽直接在wps或者word中完成，會很麻煩。為了快速完成這項任務(wù)，我們在word 2003中找到了久違的“郵件合并”功能。
圖1
1、從電腦中找出包含全校教職工姓名的excel電子表格文件，如教職工登記表、工資表等，將姓名欄復(fù)制到一個新的電子表格文件，以便后續(xù)在word call中使用（其實不重新創(chuàng)建文件也可以，但是調(diào)用的時候會很亂，容易誤用）。這省去了重新輸入名稱的苦差事。
2、啟動word 2003，點擊“工具”信件和郵件郵件合并，在打開的“郵件合并”任務(wù)窗格中的“選擇文檔類型”項中選擇“標(biāo)簽”，然后點擊“下一步：立即啟動文檔” ，如圖2所示。
圖2
3、在“更改文檔布局”項中，單擊“標(biāo)簽選項”，在“標(biāo)簽選項”對話框的“紙盒”框中，選擇“默認(rèn)紙盒（自動選擇）”，因為默認(rèn)的是“ manual paper”，這會給最后的印刷帶來麻煩。然后單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，打開“新建自定義標(biāo)簽”對話框，在“標(biāo)簽名稱”框中輸入您給新標(biāo)簽起的名稱，如：文件標(biāo)簽；根據(jù)預(yù)覽框中的圖標(biāo)準(zhǔn)備打印輸出使用的紙張尺寸，將“上邊距”和“下邊距”改為1厘米；將“標(biāo)簽高度”和“標(biāo)簽寬度”分別改為18.8厘米和3.8厘米（根據(jù)文件盒的大小和厚度確定）；標(biāo)簽列數(shù)選擇7，標(biāo)簽行數(shù)選擇1；將水平跨度改為3.85厘米（即在標(biāo)簽寬度3.8厘米的基礎(chǔ)上增加0.05厘米的間距，這樣最終打印出來后兩個標(biāo)簽之間就會有一個0.05厘米的間距，可以直接從中間裁剪解決，間距太大會出現(xiàn)白邊，給裁剪帶來麻煩，浪費紙張。）
最后在“頁面尺寸”框中選擇“a4橫向（29.721厘米）”，這時我們就找到了我們上面設(shè)置尺寸的依據(jù)：邊距1厘米+標(biāo)簽寬度3.8厘米標(biāo)簽列數(shù)7 + 標(biāo)簽間距0.05 厘米x 6 個空格
7、點擊要自動輸入教師姓名的單元格，然后點擊右側(cè)任務(wù)面板中的“下一步：選擇標(biāo)簽”，再點擊“其他項目.”，在新出現(xiàn)的“插入合并字段”中”對話框，直接點擊“插入”按鈕，然后點擊新出現(xiàn)的“關(guān)閉”按鈕，如圖8所示。
圖8
此時單元格中會出現(xiàn)“《姓名》”，如圖9所示。
圖9
8、修改好表格內(nèi)容的字體和字號后，右擊表格，在彈出的快捷菜單中選擇“邊框和底紋”，在“邊框和底紋”中設(shè)置表格線條的寬度”對話框增加到2磅，最后點擊“確定”退出，如圖10所示。
圖10
9、點擊“update all labels”，7個標(biāo)簽的格式會變成一樣，再點擊“next: preview label”，會顯示標(biāo)簽最終的樣式（去掉“《next record》”標(biāo)記），然后單擊“下一步：完成合并”，最后單擊“編輯個人標(biāo)簽”，在“合并到新文檔”對話框中選擇“全部”，單擊“確定”退出。此時word會自動新建一個名為“l(fā)abel 1”的文件，將excel電子表格文件中的所有數(shù)據(jù)做成相應(yīng)的標(biāo)簽，如圖11所示。
圖11
10、如果打印出來后發(fā)現(xiàn)尺寸有偏差（一開始估計錯了），可以從第2步重新開始，但是可以直接找到我們剛剛創(chuàng)建的“文件標(biāo)簽”修改步驟3 中的尺寸。具體方法是：點擊“標(biāo)簽選項”后，直接在“標(biāo)簽選項”對話框的“標(biāo)簽產(chǎn)品”框中選擇“其他/自定義”，然后在“產(chǎn)品編號”列表中選擇我們原來建立的標(biāo)簽盒子。 “file label —— custom”，最后點擊“details”可以直接修改標(biāo)簽尺寸，如圖12。
圖12
我們使用excel的自動填充功能輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，然后使用word的郵件合并功能以最快的速度最快速地標(biāo)記所有文件
高的質(zhì)量打印了出來，還因此受到了表楊。其實我們還可以仿照此法來打印輸出工資條、成績單等。最后再教您一招裁切的技巧：把一把直尺的一邊對準(zhǔn)兩個標(biāo)簽的中間，一只手按住直尺，一只手順著直尺邊向上一撕沒壓住的另一部分就能把兩個標(biāo)簽輕松分開了。
好了，郵件合并 讓word也能批量打印標(biāo)簽嘛(郵件合并方式打印標(biāo)簽)的介紹到這里就結(jié)束了，想知道更多相關(guān)資料可以收藏我們的網(wǎng)站。