正如人們所說，細(xì)節(jié)決定成敗。在計算saas實施成本時，不要犯本文提及的這些常見錯誤。
如果您正在考慮一項涉及到采用saas解決方案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型計劃，那么您需要評估的一個關(guān)鍵因素就是總成本。但不要僅限于此。為了更準(zhǔn)確地估算總成本，您需要將總成本分解為購買saas年度合同價格的外部成本和一次性實施成本。
避免常見的錯誤將有助于您更好地估算saas實施成本。
1.依賴saas提供商或系統(tǒng)集成(si)合作伙伴進(jìn)行高水準(zhǔn)的估算
您的saas提供商的主要關(guān)注點(diǎn)是完成購買交易。他們最不愿意做的事就是以高昂的實施成本嚇跑客戶。這一原則同樣適用于您的系統(tǒng)集成商(si)合作伙伴。他們想完成交易，然后盡快開始實施該項目。
給出一個很高的初步估算成本，這可能導(dǎo)致客戶考慮與其他合作伙伴合作，甚至取消或延遲項目。此外，系統(tǒng)集成商合作伙伴會與saas提供商密切合作，因此，他們會非常謹(jǐn)慎不去做可能危及saas提供商達(dá)成交易的任何事情。因此，他們可能都會積極地給出一個較低的初步實施成本估算。
為了保持較低的估算成本和避免嚇跑客戶，該估算成本可能會基于一些不切實際的假設(shè)和/或省略客戶所估算的工作量。例如，估計成本通常會假設(shè)客戶采用優(yōu)秀實踐，并且只需要最少的配置工作。在其他情況下，估算成本可能會更多地是基于安裝項目，而且具有不切實際的較低變更管理工作量。
這并不意味著估算成本不準(zhǔn)確。對于已確定的工作范圍和假設(shè)，它可能非常準(zhǔn)確。客戶所面臨的挑戰(zhàn)是要明確已確定的工作范圍和假設(shè)是否真實地反映了滿足客戶轉(zhuǎn)型目標(biāo)所需的全部工作范圍。例如，一個常見的假設(shè)是，客戶將在指定的時間段內(nèi)(例如三個工作日)做出所有決定。您需要確保如此短的決策時間是否合理且可實現(xiàn)。
2.未能正確界定客戶職責(zé)和工作量
如上所述，實施合作伙伴可能會忽略客戶(您)的預(yù)期工作量，而僅明確了合作伙伴將在項目中執(zhí)行的工作?；蛘?，估算成本可能僅包括實施合作伙伴所需完成的部分客戶工作量。這可能不包括成功實施項目所確定需要完成的所有工作。
此外，客戶需要注意，不要認(rèn)為估算成本是準(zhǔn)確的。您的實施合作伙伴的工作量估算成本將包括一些應(yīng)急開支，以解決估算的偏差問題。您還應(yīng)該預(yù)料到，您的工作量的估算成本會更不準(zhǔn)確，因為實施合作伙伴在估計您的工作能力和工作效率上幾乎沒有了解。
但是，全面了解您的預(yù)期工作量是非常重要的，這樣您就可以適當(dāng)?shù)貫轫椖颗鋫淙藛T。通常被忽略的客戶職責(zé)包括數(shù)據(jù)清理、遺留系統(tǒng)準(zhǔn)備、提供培訓(xùn)以及未來狀態(tài)管理和支持流程的開發(fā)等等。如果忽略或低估了某些職責(zé)，那么在項目執(zhí)行過程中，您將不得不尋找更多的人員配置或面臨發(fā)布工程變更通知單，或者由于項目延遲而導(dǎo)致您需要更多時間來完成工作，或者將其中一些職責(zé)轉(zhuǎn)移給了項目合作伙伴。無論哪種情況，這都是可預(yù)見的風(fēng)險，可以并且應(yīng)該將其作為估算過程的一部分加以處理，以及在將估算成本用于預(yù)算和規(guī)劃工作之前予以處理。
3.利用購買費(fèi)用的倍數(shù)來估算實施成本
許多組織機(jī)構(gòu)都陷入了這種陷阱，即使僅得到一個估算實施成本的大致數(shù)量。這種方法的挑戰(zhàn)是雙重的：首先，實際的實施成本是基于完成項目范圍所需的工作量。項目范圍將取決于所需配置、集成工作、業(yè)務(wù)流程變更等的數(shù)量和復(fù)雜性。對于相同的saas物料清單，實施成本因素可能也會相差很大。另外，這還沒有考慮到客戶的內(nèi)部工作量和資源需求。
其次，協(xié)商的購買價格越低，實施成本的倍數(shù)就越高。實施成本將是實現(xiàn)客戶項目目標(biāo)所需的成本。一個簡單的事實是，實施成本不受購買交易成本所驅(qū)動。但購買成本提供了更多的協(xié)商機(jī)會，而且在具有相似物料清單和數(shù)量的不同交易之間，折扣可能會有很大差異。因此，使用先前的項目購買成本及其相關(guān)的實施成本來推導(dǎo)出估算項目實施成本的某種公式，這很可能是不準(zhǔn)確的，而且實際上可能與您的實際實施成本有很大差異。
4.依靠固定費(fèi)用估算
一些組織機(jī)構(gòu)錯誤地認(rèn)為，固定費(fèi)用(甚至是有明確變化范圍的初期估算固定費(fèi)用)意味著不會有任何額外成本。您需要記住的是，固定費(fèi)用僅適用于實施合作伙伴在所確定的工作范圍和假設(shè)的估算工作量。固定費(fèi)用是由工作的時間和估算的物料，然后加上一定比例進(jìn)行估算和執(zhí)行誤差要考慮的應(yīng)急開支來確定的。在某些特殊情況下，固定費(fèi)用可以直接與具體確定的工作量掛鉤，或者僅僅與一段時間掛鉤，而無需保證實際交付和完成項目。無論如何，任何固定費(fèi)用仍受以下情況影響而變化：
增加工作范圍 在實施過程中發(fā)現(xiàn)最初的假設(shè)是錯誤的 客戶未能按時完成工作職責(zé) 客戶未能按時做出決定 任何第三方工作職責(zé)未按時履行
如果您對固定費(fèi)用中包含的應(yīng)急開支比例充分了解，您將了解實施合作伙伴對其估算成本的信心有多大。根據(jù)經(jīng)驗，項目超支通常平均分布在以下三個方面：
實施合作伙伴的績效 客戶的績效 增加工作范圍
因此，如果您知道固定費(fèi)用中包含應(yīng)急開支，則可以將此數(shù)字乘以3，以獲得一個更切實的應(yīng)急開支，并應(yīng)該將其計入總項目預(yù)算中。通常，該應(yīng)急開支比例比通常您在其他項目中涉及的應(yīng)急開支比例要高得多，但這是用于轉(zhuǎn)型計劃的更準(zhǔn)確的應(yīng)急開支成本。
真實性的回報
必須回去向您的指導(dǎo)委員會要求提供額外的項目應(yīng)急資金，這從來都不是一件令人愉快的事情。避免這種情況發(fā)生的好方法是確保您的實施成本估算是基于真實的工作范圍和假設(shè)，包括完整的客戶工作量，以及能夠反映轉(zhuǎn)型計劃中真實的應(yīng)急開支。