工程建設(shè)檔案是指工程建設(shè)活動中形成和使用的具有查考價值的全部文件材料。一套完整的工程建設(shè)檔案一般包括立項(xiàng)依據(jù)審批文件，征地、勘察、測繪、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、監(jiān)理文件，項(xiàng)目審批文件，施工技術(shù)和竣工驗(yàn)收文件，竣工圖等。工程造價管理主要是從投資和經(jīng)濟(jì)的角度采取多種有效措施對擬建、在建和竣工工程進(jìn)行價格確定和控制。
我國現(xiàn)行工程造價管理體系脫胎于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下工程造價管理模式，雖然按市場經(jīng)濟(jì)的要求進(jìn)行了多次改革，但仍有很多不盡合理的地方，尤其是投資估算、設(shè)計(jì)概算等項(xiàng)目前期階段工程造價的確定由于客觀上方法不當(dāng)或主觀上不夠重視等因素，存在著投資控制力度不嚴(yán)、工程“三超”嚴(yán)重等現(xiàn)象，固定資產(chǎn)投資效益不高。我國已于2001年11月加入了wto，我國工程造價管理也必將同國際慣例接軌，包括在一定程度上運(yùn)用國際上通行的工程理論和計(jì)算方法，重視項(xiàng)目前期的經(jīng)濟(jì)性評價工作，這一點(diǎn)在實(shí)際工作中也反映了出來，如2001年初建設(shè)部就對我國曾使用近十年的《建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)評價方法與參數(shù)》（第二版）而開展的修訂工作已著手進(jìn)行，目的在于使修訂后的評價方法和參數(shù)適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)和進(jìn)一步對外開放的需要。而國際上比較通行的工程經(jīng)濟(jì)評價方法（主要指工程造價的確定方法），如生產(chǎn)能力指數(shù)法、比例估算法和類似工程預(yù)算法等都是以參考大量竣工或在建工程的工程建設(shè)信息資料或工程建設(shè)檔案為主要特征，因此工程建設(shè)檔案資料的收集和整理分類將成為現(xiàn)代工程造價管理的基礎(chǔ)性工作之一。
在工程造價管理投資決策經(jīng)濟(jì)評價的幾種主要方法中，生產(chǎn)能力指數(shù)法和比例估算法均是從不同角度根據(jù)已建成的、性質(zhì)類似的建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)工程建設(shè)資料如生產(chǎn)能力、總投資額、各單位工程投資額等估算出擬建工程的投資額，如生產(chǎn)能力指數(shù)法計(jì)算公式：式中c1、q1、c2、q2分別為已建類似項(xiàng)目投資額、生產(chǎn)能力和擬建項(xiàng)目投資額、生產(chǎn)能力，f為不同時期、不同地點(diǎn)的定額、單價、費(fèi)用變更等綜合調(diào)整系數(shù)，n為生產(chǎn)能力指數(shù)（0≤n≤1）；類似工程預(yù)算法是利用技術(shù)條件和設(shè)計(jì)對象相類似的竣工或在建工程造價資料來編制擬建工程設(shè)計(jì)概算。因此，從以上部分工程造價確定方法所需資料的情況來看，工程建設(shè)檔案資料的收集分類和統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)注重以下幾方面的要求。
1、完整性。投資估算所依據(jù)的一般為竣工資料，設(shè)計(jì)概算有時依據(jù)的為在建工程資料，因此工程建設(shè)資料的收集應(yīng)貫穿項(xiàng)目從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工一直到竣工等各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的工程資料，做到資料的收集與工程建設(shè)同步，進(jìn)行跟蹤收集和統(tǒng)計(jì)；為了提高工程建設(shè)資料的可比擬性和可參照性，從符合計(jì)算要求的內(nèi)容上看，應(yīng)包括建筑類型、工程結(jié)構(gòu)、建筑面積、占地面積、檐高、層數(shù)、建筑裝飾等技術(shù)指標(biāo)和投資估算、設(shè)計(jì)概算、施工圖預(yù)算、合同價、竣工結(jié)算、開工竣工時間、建設(shè)地點(diǎn)等經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，資料的收集應(yīng)具有最大的相關(guān)性，全面反映工程項(xiàng)目的運(yùn)行情況，保證工程建設(shè)檔案資料的完整性。
2、準(zhǔn)確性。工程建設(shè)所收集的各項(xiàng)資料要能準(zhǔn)確地反映客觀存在的實(shí)際情況，工程建設(shè)檔案資料在工程造價管理中主要發(fā)揮憑證查考作用、科技儲備作用和計(jì)算依據(jù)作用，不能反映客觀實(shí)際、不夠準(zhǔn)確的工程建設(shè)資料，其價值會大大降低，在很多情況下不僅會影響其憑證和查考作用，甚至?xí)o工作造成損失。
3、規(guī)范化。工程項(xiàng)目造價確定方法所依據(jù)的工程建設(shè)資料均為一些具體化的原始數(shù)據(jù)指標(biāo)（如投資額和生產(chǎn)能力）和派生指標(biāo)（如綜合調(diào)整系數(shù)），因此工程建設(shè)資料應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)檔案管理的服務(wù)宗旨和造價確定方法所需工程建設(shè)資料的特點(diǎn)，對所收集的工程建設(shè)檔案資料進(jìn)行合理的分類，使所設(shè)計(jì)的指標(biāo)體系內(nèi)容和分類標(biāo)準(zhǔn)符合計(jì)算方法的需要。
工程建設(shè)資料的跟蹤收集與按計(jì)算方法的需要進(jìn)行整理時，一方面由于數(shù)據(jù)量大、指標(biāo)眾多、歷時較長、統(tǒng)計(jì)分析復(fù)雜，因此可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理操作；另一方面，工程建設(shè)檔案管理工作的宗旨就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為城市建設(shè)服務(wù)，為社會各方面服務(wù)，工程建設(shè)檔案也是為決策部門進(jìn)行決策管理和生產(chǎn)經(jīng)營部門進(jìn)行作業(yè)管理提供必要的信息資料和參考資料，實(shí)現(xiàn)資源的合理利用，以利于科學(xué)決策和管理。工程造價全過程的控制與管理又要使參與工程建設(shè)的建設(shè)方、設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方和上級主管部門相互配合、相互制約，形成有效的監(jiān)督機(jī)制，共同控制工程造價，因此又可以通過互聯(lián)網(wǎng)將工程建設(shè)各參與方有機(jī)聯(lián)系起來，共同對項(xiàng)目的工程造價進(jìn)行有效控制，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)條件下的工程造價管理可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)具有的資源共享、信息傳輸、互動交流的優(yōu)勢，通過監(jiān)督和制約措施，遏制工程“三超”現(xiàn)象，充分發(fā)揮投資效益，而這又依賴于對擬建或在建項(xiàng)目已形成的部分工程建設(shè)資料的分析和評價。
筆者認(rèn)為：網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)條件下的現(xiàn)代工程造價管理是建立在工程建設(shè)檔案科學(xué)管理和應(yīng)用基礎(chǔ)上的。首先應(yīng)建立竣工和在建工程概況、投資評價方法和相關(guān)參數(shù)的工程建設(shè)信息資料庫，在內(nèi)容上應(yīng)包含技術(shù)指標(biāo)和經(jīng)濟(jì)指標(biāo)兩方面，隨著計(jì)算機(jī)輔助建筑設(shè)計(jì)的普及，工程技術(shù)指標(biāo)可以用三維視圖形式形象表達(dá)出來，以便于對比和分析。其次可以設(shè)計(jì)一套人――機(jī)系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)和用戶通過交互式談話進(jìn)行工程造價管理。例如在項(xiàng)目前期的投資決策評價階段，用戶可以將擬建工程建筑類型、特點(diǎn)、規(guī)模等技術(shù)指標(biāo)輸入計(jì)算機(jī)，根據(jù)這些信息，計(jì)算機(jī)可以自動在網(wǎng)絡(luò)中搜索并提供與擬建工程類似的竣工或在建工程的有關(guān)資料，然后用戶可以從中選擇一個或幾個較合適的工程，由計(jì)算機(jī)回答用戶的各種提問，讓用戶進(jìn)一步了解他們的詳細(xì)情況（具體到分部工程），同時和擬建工程進(jìn)行比較，找出兩者的差異部分并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，采用適當(dāng)?shù)挠?jì)算方法估算出擬建工程的投資額。這一方面加大了投資估算的深度（以前具體到單位工程），另一方面也為設(shè)計(jì)概算和施工圖預(yù)算提供了有效的信息化數(shù)據(jù)。
利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對項(xiàng)目實(shí)行工程造價管理的同時，如果按計(jì)算方法的要求并采用科學(xué)的收集和分類方法處理工程建設(shè)資料也就形成了該項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)指標(biāo)和經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等的工程建設(shè)基本信息資料，使資料搜集統(tǒng)計(jì)與工程建設(shè)同步，這種信息資料的收集和分類方法比傳統(tǒng)竣工時收集和分類速度快、效率高、內(nèi)容全面、不易缺失、數(shù)據(jù)真實(shí)、空間占用少、信息儲存量大并且查閱方便，符合工程建設(shè)資料完整性和準(zhǔn)確性的要求，為下一步工程造價管理提供了分析和評價依據(jù)，為工程建設(shè)項(xiàng)目的科學(xué)決策和管理打下了良好基礎(chǔ)。