報價單是商業(yè)行為文件，作為供應(yīng)商給客戶的報價載體，經(jīng)常被用于回復(fù)客戶詢盤。所以作為價格來往的媒介，它已經(jīng)遠遠超越其字面的意義，它間接關(guān)系到客戶對你以及公司的專業(yè)度印象，它有著非常深刻的作用——幫你說話。
報價單主要內(nèi)容包括報價單的單頭、產(chǎn)品基本資料、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、價格條款、數(shù)量條款、支付條款、質(zhì)量條款、交貨期條款、品牌條款、原產(chǎn)地條款、報價單附注的其他資料等。不同的行業(yè)、公司、產(chǎn)品，報價單的具體內(nèi)容也是不盡相同的。由于它的針對性、完整性和美觀性，涉及的內(nèi)容和注意的事項比較多，所以報價單一定要專業(yè)。
對于新人來說，速成確實難以達到很好的效果，還是需要新人耐心研究后設(shè)計出適合自己的報價單，這才更加實在。
01
報價前充分準(zhǔn)備
不分析市場和客戶情況而固守一個價位的報價往往會喪失很多成交機會。
▪ 首先，清楚市場行情和同行價位
平時做好市場跟蹤調(diào)研，隨行就市，切忌隨意報價，買賣才有成交的可能。
同時對同行的價格及其供應(yīng)商、產(chǎn)品優(yōu)劣勢一定要心里有底，這樣在報價的時候就不容易陷入被動。
其次，學(xué)會對買家和詢盤快速分析
報價一般都要快速回復(fù)，但不是盲目回復(fù)，報價思路混亂。建議收到詢盤后花15-30分鐘快速分析下詢盤和買家（熟練了就很快）。
買家來源及國家經(jīng)濟水平（確定買家大概采購產(chǎn)品檔位）買家類型（中間商、商場、終端使用商、網(wǎng)店或者個人等）買家國家對該產(chǎn)品的需求度、國家政策等買家采購/行業(yè)經(jīng)驗（采購年限、外貿(mào)術(shù)語的運用、產(chǎn)品的描述）
通過客戶的官網(wǎng)和海關(guān)數(shù)據(jù)以上信息基本很快就能了解完了。了解了客戶的購買意愿、真正需求，才能打造出一份好的報價單。
一般：
歐美發(fā)達國家市場報價略高，對產(chǎn)品檔次要求較高，發(fā)展中國家或落后地區(qū)報價略低，產(chǎn)品質(zhì)量方面也要求不高；
對于產(chǎn)品，老款式產(chǎn)品價低，常規(guī)產(chǎn)品價位中等，新品略偏上；
終端客戶更注重產(chǎn)品的質(zhì)量，而非價格；對于貿(mào)易商，價格或許就是能引起他們興趣的重要因素。
02
好的報價單具有三種功能
一、提供詳細、規(guī)范的產(chǎn)品信息
我們絕對不能僅僅是在郵件里報個價這么簡單，還要將產(chǎn)品的圖片、型號、尺寸、包裝、付款方式等等在報價單中體現(xiàn)，這些信息細致全面，一目了然，才能對客戶有吸引力。
二、方便客戶統(tǒng)計和匯總資料
客戶會對來自不同供應(yīng)商的報價單進行比較篩選并選擇入圍的目標(biāo)對象，并將結(jié)果遞交給決策人。如果你的報價單下載下來就可以用，那么你被選中并且被傳閱的概率就大大提高了。
三、方便客戶歸檔，作為備忘再次使用
你的報價單不一定在第一輪采購中獲得青睞（別人可能做得比你好），但是只要你被客戶選中并歸檔成為備忘的目標(biāo)，那么你可能在接下來的采購中成為客戶聯(lián)系的對象。
03
制作報價時應(yīng)注意的格式和細節(jié)
1、在郵件正文里放上一些關(guān)鍵內(nèi)容，例如總報價，公司的優(yōu)勢等等，這些都是引子，讓客戶有興趣打開報價單。
2、報價單的命名一定是公司名稱加產(chǎn)品名稱，保證客戶到時候能夠知道這份報價單是什么產(chǎn)品的報價單，來自于哪個公司。
３、寫明收件人。在報價單開頭寫上：to 某客戶，報價單制作時間和有效期。
４、在報價單抬頭部分加入自己的公司的標(biāo)志，名稱，電話，傳真，郵箱，以及公司的一些理念、口號等，這是用來提升形象、展現(xiàn)專業(yè)度的一種方法！
５、如果允許，可以在報價單的第一部分做公司簡介，突出優(yōu)勢，例如專業(yè)生產(chǎn)多少年，拿到過哪些認證等等，把公司辦公室的圖片、工廠的圖片、車間的圖片都放上。切記，凡是出現(xiàn)圖片的都要打上水?。?br>６、制作報價表格。將每一部分的價格標(biāo)注清楚，包括每一部分的型號、大體參數(shù)尺寸、品牌、質(zhì)保年限等等。當(dāng)然還是要出現(xiàn)報價的關(guān)鍵因素，付款方式等！
７、介紹產(chǎn)品賣點，告訴客戶，你的產(chǎn)品為什么值這個錢。例如客戶要了十個設(shè)備，上面對于每個設(shè)備都簡略的用表格報了價，這個部分就需要放出每個設(shè)備詳細信息：圖片、認證、具體的參數(shù)、優(yōu)勢、設(shè)備的包裝類型、包裝圖片、配套的配件數(shù)量，等等。(如果是成套設(shè)備請把配件表標(biāo)注出來)
８、很多公司有集裝箱擺放軟件，如果有，可以在最后一部分演示一下客戶需要的產(chǎn)品如何擺放，總計需要幾個集裝箱，彰顯專業(yè)！
９、提供至少兩種格式的報價單。第一種為 word 文檔，這是供客戶修改使用的。但是由于 word 文檔版本的差別，可能打不開，所以還需提供一個 pdf 版本。pdf版比較正規(guī)，是標(biāo)準(zhǔn)的文書。最好再提供一個圖片版，萬一客戶既打不開 word，又沒有 pdf 瀏覽器，就要寄希望于這張圖片了！
10、無論提供的什么文件格式，發(fā)之前必須預(yù)覽，保證客戶拿到手可以直接打印使用！在郵件最后部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的文件，我提供了三種格式，word、pdf、jpeg 視您的電腦軟件情況選擇最合適的格式，而且我都已經(jīng)排好版，您可以直接下載打印使用！
11、注意分段排版，不要出現(xiàn)很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標(biāo)記不同的重點，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個非常漂亮的報價文件！