評估離岸it服務風險的七點方案
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離岸服務供應商正在奮力應對covid-19新冠病毒的影響，從而限制了其履行義務的能力。本指南內(nèi)容將有助于你評估供應商的績效和能力。
在印度的covid-19新冠病毒：影響評估
與美國一樣，在印度有關covid-19新冠病毒當前狀況的新聞報道彼此大相徑庭，這表明有些人認為“印度正在重新打開封閉狀態(tài)”，而另一些人則認為“醫(yī)療服務供給不足和高人口密度使印度特別脆弱。”目前，每日新增病例數(shù)和每日報告死亡人數(shù)仍在上升。
在5月1日，印度將原定于5月3日到期的最初全國封鎖措施又延長了兩周，推遲至5月18日，這是第二次延期。該法令會基于紅色、橙色和綠色控制區(qū)規(guī)定繼續(xù)有條件地放寬管控。在感染率較高的地區(qū)仍繼續(xù)執(zhí)行嚴格隔離和限制人員流動。雖然一些新聞報道稱紅色區(qū)域內(nèi)的辦公場所(幾乎是所有大城市)現(xiàn)在允許有三分之一的人員可以辦公，但這并不普遍，在許多服務園區(qū)中的辦公室仍依法處于關閉狀態(tài)。印度家庭福利部(ministry of home and family welfare)僅允許經(jīng)批準的重要企業(yè)和個人使用電子通行證。
一些印度服務供應商已順利過渡到遠程運營，而另一些則仍在苦苦掙扎。在評估供應商的狀態(tài)時，你不能認為一些問題可以像在美國文化中一樣地進行溝通。一些不利的信息可能會被軟化。我們建議應“以七種方式詢問七次”，利用多種信息源來培養(yǎng)相互尊重的對話，從而獲得準確的見解。換句話說，“要信任，但要進行核實”。
以下七個方面可為首席信息官提供一個方案，以評估你的離岸供應商在covid-19新冠病毒疫情影響下的績效和能力。你的評估工作應有助于提高風險意識和降低風險。
1.評估it合同以及合作伙伴應履行的義務、機會和風險
外包商可能會發(fā)現(xiàn)，由于存在各方面的限制(包括有限的剩余人員)，他們難以履行合同義務。檢查slo(服務水平義務)條款以重新確認已約定的績效指標、報告和補救措施。要清楚你應確認哪些內(nèi)容來證實已收到某個東西。
流動資金帶來的挑戰(zhàn)會迫使許多公司減少可自由支配的it支出，減少現(xiàn)金支出。要降低在資金使用方面的衡量指標(例如交易量)，并確認可反映實際使用情況的賬單。查找那些為便利性或不可抗力所制定的合同條款，這些條款允許自由決定中止合同而不受到處罰。此外，要確認你的合作伙伴是否具有財務穩(wěn)定性，可以度過當前的疫情干擾。
最后，供應商的財力可能比你的財力更強?？梢耘c供應商重新協(xié)商已確定的條款，包括延期付款、降低價格或零成本措施。在這個前所未有的時期，提出你的需求。
2.評估業(yè)務連續(xù)性計劃(bcp)和狀態(tài)
首席信息官必須要求每個供應商提供其業(yè)務連續(xù)性計劃的詳細內(nèi)容，他們對遠程辦公環(huán)境的準備情況，以及測試和結(jié)果。一家印度跨國服務供應商告訴我們：“沒有人會想到這種疫情狀況能夠發(fā)生。我們的業(yè)務連續(xù)性計劃未對居家辦公方面提供指導。我們的團隊使用臺式機集中辦公。印度采取的迅速封鎖措施使很多偏遠地區(qū)的資源因沒有適當工具而無法工作。”
詳細查看業(yè)務連續(xù)性計劃，明確其是否對你的服務產(chǎn)生影響，是否適合當前的遠程辦公環(huán)境(包括設備、連接性、安全性)。查看業(yè)務連續(xù)性計劃測試的最新情況和結(jié)果以及其他審計問題。確認業(yè)務連續(xù)性計劃是否符合合同義務，包括通知要求。
3.了解你在主次順序中的位置
如果供應商的資源受到限制，請與供應商確認你的相對優(yōu)先次序。較大的合同可能會更受到關注(可能還會占用你的資源)。如果無法提升你的優(yōu)先順序，請明確自己存在的風險。一家離岸服務供應商的客戶支持高級副總裁告訴我們：“根據(jù)合同的大小和考慮競爭對手的影響力，當今的供應商可能會被迫分散自己的資源。”
重申自己的預期，保持了解最新情況，并監(jiān)控供應商。即使在資源匱乏的情況下，確認是否仍配備足夠的專門人員、設施、設備和帶寬?？冃е笜讼陆凳枪滔萑肜Ь车囊粋€滯后跡象。
4.確認被指派的團隊成員在新的工作環(huán)境下是否能高效工作
隨著大量人口離開大城市，人員可能無法獲得所需的設備或穩(wěn)定的電信服務。突然的政策變化使團隊幾乎沒有時間進行準備或協(xié)調(diào)。在某些情況下，生活環(huán)境、照顧老年人或照顧孩子可能會降低居家辦公的工作效率。例如，所有付費的住宿設施都被政府強制關閉?？腿烁顿M是一種劃算的共享住房/服務方案。關閉付費住宿設施可能會使員工離開他們的主要工作地點，從而影響供應商的服務交付。
首席信息官應要求提供已指派人員的花名冊，其包括姓名、職務、上下級關系、技能、證書、工作經(jīng)驗和健康狀況。還應要求提供花名冊中的任何信息變動，并確認是否配備相應設備、網(wǎng)絡連接，配有穩(wěn)定的電源和具備安全性。
5.明確當前的安全性和機密性風險
技術(shù)主管必須在變更工作環(huán)境后評估其安全性。盡管監(jiān)管要求、行業(yè)要求、知識產(chǎn)權(quán)和內(nèi)部要求最初都已明確界定，但目前在不安全地點運行的各種資源可能無法滿足這些標準。客戶必須確認合同要求是否得到支持，或是否已實施了其他替代方案。重新確認供應商的工作流程，以找到協(xié)議需更改的內(nèi)容或是否有違規(guī)。最后，明確是否需要使用其他工具、管理措施和操作。
6.明確遠程辦公是否能高效地產(chǎn)生預期的結(jié)果
大多數(shù)離岸it工作人員傳統(tǒng)上都在管理嚴格的大型辦公環(huán)境中工作。在covid-19新冠病毒疫情的限制下，確保工作高效且管理有效，這非常重要。
了解服務交付模式是如何變化的，績效是如何進行衡量的，以及可使用哪些報告。查看趨勢報告，以依據(jù)過去經(jīng)驗來評估當前績效。告知你的主管與離岸合作伙伴保持密切聯(lián)系。
一家財富500強制造企業(yè)的開發(fā)總監(jiān)告訴我們“要查找測試結(jié)果、資源流轉(zhuǎn)量、擴展量或預估變化的詳細信息。挑戰(zhàn)你的(it和業(yè)務部門)主管，以保持關注度并確保目前離岸團隊項目成功推進。”
7.短期和長期it人才戰(zhàn)略的變化
如果你的離岸供應商的績效帶來了不可接受的風險，并且其管理不力或服務水平不佳，則可考慮采取其他人才戰(zhàn)略。一些企業(yè)已開始尋找其他可替代的角色，放棄了之前離岸業(yè)務帶來的好處。
其他企業(yè)正在評估離岸模式的替代方案，例如全球內(nèi)包中心(gic)。全球內(nèi)包中心會用專門的本地/全球團隊來取代離岸承包商，從而獲得更好的途徑，可以選擇離岸人才和成本結(jié)構(gòu)。一家全球消費品公司的首席信息官告訴我們：“我們發(fā)現(xiàn)，轉(zhuǎn)向全球內(nèi)包中心戰(zhàn)略可以節(jié)省成本，但更重要的是提供了以員工為中心的勞動力。在此期間，我們釋放了大部分的合同資源，現(xiàn)在我們將托管服務業(yè)務內(nèi)包團隊的人數(shù)增加了一倍。對于首席信息官來說，這也許是轉(zhuǎn)向另一種人才戰(zhàn)略的時候了。”