本文為大家介紹word批量打印標(biāo)簽方法視頻(word批量打印標(biāo)簽方法是什么)，下面和小編一起看看詳細(xì)內(nèi)容吧。
為迎接上級(jí)檢查，規(guī)范檔案管理，學(xué)校決定將檔案室的所有檔案重新歸檔。例如，每個(gè)教師的業(yè)務(wù)檔案的檔案盒標(biāo)簽要求統(tǒng)一打印，如下圖所示。如果200多個(gè)標(biāo)簽直接在wps或者word中完成，會(huì)很麻煩。為了快速完成這項(xiàng)任務(wù)，我們?cè)趙ord 2003中找到了久違的“郵件合并”功能。
圖1
1、從電腦中找出包含全校教職工姓名的excel電子表格文件，如教職工登記表、工資表等，將姓名欄復(fù)制到一個(gè)新的電子表格文件，以便后續(xù)在word call中使用（其實(shí)不重新創(chuàng)建文件也可以，但是調(diào)用的時(shí)候會(huì)很亂，容易誤用）。這省去了重新輸入名稱的苦差事。
2、啟動(dòng)word 2003，點(diǎn)擊“工具”信件和郵件郵件合并，在打開(kāi)的“郵件合并”任務(wù)窗格中的“選擇文檔類(lèi)型”項(xiàng)中選擇“標(biāo)簽”，然后點(diǎn)擊“下一步：立即啟動(dòng)文檔” ，如圖2所示。
圖2
3、在“更改文檔布局”項(xiàng)中，單擊“標(biāo)簽選項(xiàng)”，在“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框的“紙盒”框中，選擇“默認(rèn)紙盒（自動(dòng)選擇）”，因?yàn)槟J(rèn)的是“ manual paper”，這會(huì)給最后的印刷帶來(lái)麻煩。然后單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，打開(kāi)“新建自定義標(biāo)簽”對(duì)話框，在“標(biāo)簽名稱”框中輸入您給新標(biāo)簽起的名稱，如：文件標(biāo)簽；根據(jù)預(yù)覽框中的圖標(biāo)準(zhǔn)備打印輸出使用的紙張尺寸，將“上邊距”和“下邊距”改為1厘米；將“標(biāo)簽高度”和“標(biāo)簽寬度”分別改為18.8厘米和3.8厘米（根據(jù)文件盒的大小和厚度確定）；標(biāo)簽列數(shù)選擇7，標(biāo)簽行數(shù)選擇1；將水平跨度改為3.85厘米（即在標(biāo)簽寬度3.8厘米的基礎(chǔ)上增加0.05厘米的間距，這樣最終打印出來(lái)后兩個(gè)標(biāo)簽之間就會(huì)有一個(gè)0.05厘米的間距，可以直接從中間裁剪解決，間距太大會(huì)出現(xiàn)白邊，給裁剪帶來(lái)麻煩，浪費(fèi)紙張。）
最后在“頁(yè)面尺寸”框中選擇“a4橫向（29.721厘米）”，這時(shí)我們就找到了我們上面設(shè)置尺寸的依據(jù)：邊距1厘米+標(biāo)簽寬度3.8厘米標(biāo)簽列數(shù)7 + 標(biāo)簽間距0.05 厘米x 6 個(gè)空格
7、點(diǎn)擊要自動(dòng)輸入教師姓名的單元格，然后點(diǎn)擊右側(cè)任務(wù)面板中的“下一步：選擇標(biāo)簽”，再點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目.”，在新出現(xiàn)的“插入合并字段”中”對(duì)話框，直接點(diǎn)擊“插入”按鈕，然后點(diǎn)擊新出現(xiàn)的“關(guān)閉”按鈕，如圖8所示。
圖8
此時(shí)單元格中會(huì)出現(xiàn)“《姓名》”，如圖9所示。
圖9
8、修改好表格內(nèi)容的字體和字號(hào)后，右擊表格，在彈出的快捷菜單中選擇“邊框和底紋”，在“邊框和底紋”中設(shè)置表格線條的寬度”對(duì)話框增加到2磅，最后點(diǎn)擊“確定”退出，如圖10所示。
圖10
9、點(diǎn)擊“update all labels”，7個(gè)標(biāo)簽的格式會(huì)變成一樣，再點(diǎn)擊“next: preview label”，會(huì)顯示標(biāo)簽最終的樣式（去掉“《next record》”標(biāo)記），然后單擊“下一步：完成合并”，最后單擊“編輯個(gè)人標(biāo)簽”，在“合并到新文檔”對(duì)話框中選擇“全部”，單擊“確定”退出。此時(shí)word會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)名為“l(fā)abel 1”的文件，將excel電子表格文件中的所有數(shù)據(jù)做成相應(yīng)的標(biāo)簽，如圖11所示。
圖11
10、如果打印出來(lái)后發(fā)現(xiàn)尺寸有偏差（一開(kāi)始估計(jì)錯(cuò)了），可以從第2步重新開(kāi)始，但是可以直接找到我們剛剛創(chuàng)建的“文件標(biāo)簽”修改步驟3 中的尺寸。具體方法是：點(diǎn)擊“標(biāo)簽選項(xiàng)”后，直接在“標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框的“標(biāo)簽產(chǎn)品”框中選擇“其他/自定義”，然后在“產(chǎn)品編號(hào)”列表中選擇我們?cè)瓉?lái)建立的標(biāo)簽盒子。 “file label —— custom”，最后點(diǎn)擊“details”可以直接修改標(biāo)簽尺寸，如圖12。
圖12
我們利用excel的自動(dòng)填寫(xiě)功能錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，然后利用word的郵件合并功能，以最快的速度和最高的質(zhì)量打印出所有文件的標(biāo)簽，并因此受到表?yè)P(yáng)。其實(shí)我們也可以按照這個(gè)方法打印出工資單、成績(jī)單等，最后再教大家一個(gè)
招裁切的技巧：把一把直尺的一邊對(duì)準(zhǔn)兩個(gè)標(biāo)簽的中間，一只手按住直尺，一只手順著直尺邊向上一撕沒(méi)壓住的另一部分就能把兩個(gè)標(biāo)簽輕松分開(kāi)了。
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