我公司為提高合同預(yù)算人員崗位交流的工作效率、構(gòu)筑管理部門為項(xiàng)目提供審核與服務(wù)的專業(yè)平臺(tái)為目的，實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理部和企業(yè)職能部門二級(jí)管理的運(yùn)行模式。建筑企業(yè)成本控制是一個(gè)系統(tǒng)工程，各部門都承擔(dān)著一定的責(zé)任，其中合同預(yù)算部門的管理責(zé)任是非常重大的。
第一：合同預(yù)算部門內(nèi)務(wù)管理工作是成本控制的基礎(chǔ)；第二：合同預(yù)算部門成本控制的措施；第三：合同預(yù)算部門與其他部門的溝通管理。
如何加強(qiáng)合同預(yù)算部門內(nèi)部管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是值得我們管理人員認(rèn)真研究的課題。我們要不斷總結(jié)適合于本公司合同預(yù)算部門的成本控制方法，為本企業(yè)成本控制管理的發(fā)展貢獻(xiàn)一份微薄之力。
關(guān)鍵詞：預(yù)算部門，部門管理，成本控制
一、合同預(yù)算部門內(nèi)務(wù)管理工作是成本控制的基礎(chǔ)
對(duì)于一個(gè)建筑施工企業(yè)，只有全員樹立成本控制意識(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，形成完善的成本控制機(jī)制，才能使成本控制落到實(shí)處。也就是說，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理是全面成本控制管理的基礎(chǔ)。合同預(yù)算部門是建筑施工企業(yè)一個(gè)重要部門，參與企業(yè)全過程控制的每個(gè)環(huán)節(jié)，即從投標(biāo)開始到工程結(jié)算以及保修期?？梢娂訌?qiáng)合同預(yù)算部門的內(nèi)部管理顯得極其重要。如何加強(qiáng)部門內(nèi)的基礎(chǔ)管理工作呢？
1．編制部門工作手冊(cè)
為了更好的履行部門職責(zé)，明確工作細(xì)節(jié)，培訓(xùn)和指導(dǎo)部門員工的具體工作。在本年度年底修訂上一年年底編制的預(yù)算部工作手冊(cè)。主要是增加本年新訂的制度，刪減淘汰舊的內(nèi)容，用本年度修訂的部門工作手冊(cè)，指導(dǎo)新一年部門工作。工作手冊(cè)包括的內(nèi)容為：
部門職責(zé)、部門組織架構(gòu)（經(jīng)理、副經(jīng)理、主管、預(yù)算員、合同員、文員等設(shè)置）、崗位職責(zé)、工作流程、制度（與建設(shè)方工程預(yù)結(jié)算管理、資料檔案管理、合同管理、分包預(yù)結(jié)算、認(rèn)價(jià)單、材料計(jì)劃、預(yù)結(jié)算審核、施工現(xiàn)場成本管理的監(jiān)督、下屬分廠成本管理的監(jiān)督、控制指標(biāo)、各種臺(tái)賬表格、各種報(bào)表樣式、各種數(shù)據(jù)信息庫、后記（本工作手冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效施行。由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)解釋，一年修定一次，過程發(fā)現(xiàn)問題，先經(jīng)部門經(jīng)理總結(jié)并提案，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后可暫行，修定時(shí)加入工作手冊(cè)。）。
2．按臺(tái)賬編號(hào)建立資料管理體系
合同預(yù)算部門資料的收集有利于公司成本統(tǒng)計(jì)、報(bào)價(jià)參考、工程結(jié)算、工程索賠等，作為部門內(nèi)部資料共享，便于查找，杜絕工程預(yù)結(jié)算等資料只有經(jīng)辦預(yù)算員自己才能找到的現(xiàn)象。作到存放按要求，如文件盒上注明工程編號(hào)；指定存放位置；明確存的內(nèi)容；資料室查資料方法按規(guī)定，避免翻亂再由專人整理的現(xiàn)象。
每個(gè)公司管理方法不同，資料存放方式不同。實(shí)踐證明，按臺(tái)賬編號(hào)建立資料管理體系是比較有效的，特別是企業(yè)同時(shí)承擔(dān)的工程項(xiàng)目及零星工程很多的情況。
3．定期內(nèi)部專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)
在人力資源部安排企業(yè)正常培訓(xùn)同時(shí)，合同預(yù)算部門內(nèi)部也要定期進(jìn)行專業(yè)技術(shù)等方面培訓(xùn)。人力資源部更多的是組織公司戰(zhàn)略、企業(yè)文化、職場行為規(guī)范等通識(shí)類培訓(xùn)。合同預(yù)算部內(nèi)部培訓(xùn)則是幫助合同預(yù)算人員從崗位技能、操作規(guī)范、法律法規(guī)、專項(xiàng)制度等專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，并實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，以適應(yīng)工作需求，提高部門整體工作績效。筆者作為部門經(jīng)理，在不斷重申預(yù)算人員職業(yè)操手重要性的同時(shí)，也在工作中將個(gè)人管理經(jīng)驗(yàn)及專業(yè)技能與員工分享。同時(shí)部門內(nèi)部采取輪職內(nèi)訓(xùn)的方式，鼓勵(lì)部門業(yè)務(wù)骨干積極走上講臺(tái)與同事分享經(jīng)驗(yàn)與心得，從而鍛煉了員工隊(duì)伍，也為公司人才梯隊(duì)化建設(shè)打下了一定的基礎(chǔ)。
4．廉潔建設(shè)
因合同預(yù)算部門主要的工作是計(jì)算工程造價(jià)，即直接與各勞務(wù)或?qū)I(yè)分包隊(duì)伍、協(xié)作單位打交道，故對(duì)合同預(yù)算部門員工的職業(yè)道德的有著更高的要求。為杜絕吃、拿、卡、要等現(xiàn)象，采取在定期召開的會(huì)議中必有這方面的思想教育內(nèi)容，主要是學(xué)習(xí)公司有關(guān)規(guī)章制度和廉潔建設(shè)教材等方式。若在預(yù)算員身上出現(xiàn)吃、拿、卡、要等現(xiàn)象，決不講情，按公司規(guī)章制度處理。
二、合同預(yù)算部門成本控制的措施
1．勞務(wù)方面
1．1價(jià)的控制
根據(jù)市場行情，不斷收集、整理、制定并完善符合本企業(yè)實(shí)際情況的內(nèi)部價(jià)格體系，簡稱“統(tǒng)一單價(jià)”（該表格是預(yù)算部最重要的數(shù)據(jù)信息庫之一）。
該統(tǒng)一單價(jià)的具體制定方式為：生產(chǎn)部或項(xiàng)目部（以及公司預(yù)算部之外的部門或公司領(lǐng)導(dǎo)）提供投標(biāo)單位名稱，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)組織考查，確定為具有分包資信及履約能力的合格投標(biāo)單位，推薦給預(yù)算部談判，確定分包價(jià)，簽定合同。合同價(jià)格收集進(jìn)統(tǒng)一單價(jià)中，市場行情變化，統(tǒng)一單價(jià)及時(shí)修正。
統(tǒng)一單價(jià)的作用：指導(dǎo)分包合同價(jià)格確定、為成本預(yù)測提供保證。
預(yù)算部門合理的使用統(tǒng)一單價(jià)、生產(chǎn)部門合理的任務(wù)分配，是控制統(tǒng)一單價(jià)處于市場合理低限水平的基礎(chǔ)。
1．2量的控制
在預(yù)算員的崗位職責(zé)中明確要求正確計(jì)算工程量，同時(shí)對(duì)量控制還采取了三方面的措施：
第一、對(duì)合同預(yù)算部門施行編審分離制度，編審人員均應(yīng)具有相應(yīng)的造價(jià)工程師執(zhí)業(yè)資格或造價(jià)員執(zhí)業(yè)資格，初稿完成后，編制人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行自審，通過后交由審核人員進(jìn)行復(fù)審，并應(yīng)按照審核意見進(jìn)行修改回饋，成果文件應(yīng)由編審人員分別簽字。
第二、控制量的另一手段是算量及時(shí)性制度。例如按建筑面積方式結(jié)算的主體結(jié)構(gòu)勞務(wù)分包的算量及時(shí)性要求：在給勞務(wù)隊(duì)第一次進(jìn)度款時(shí)，就先與勞務(wù)隊(duì)確定整棟建筑面積的量，并公示在公告欄上。如此作的最大好處是使勞務(wù)隊(duì)內(nèi)部能及時(shí)進(jìn)行成本考核，不等結(jié)算發(fā)現(xiàn)虧損時(shí)在工程量上與合同預(yù)算部爭執(zhí)，同時(shí)也有利于預(yù)算部階段性成本分析和產(chǎn)值計(jì)算。
第三、合同預(yù)算部門員工參與圖紙交底、及時(shí)編制洽商變更增減預(yù)算。
2．材料方面
材料費(fèi)占工程造價(jià)的60%以上，控制材料價(jià)和量是整個(gè)企業(yè)成本控制的重點(diǎn)工作。
1）材料價(jià)的控制：就是控制材料采購價(jià)和周轉(zhuǎn)材料的租賃價(jià)格，該項(xiàng)工作主要由集團(tuán)采購中心組織確定。預(yù)算部需要做兩項(xiàng)工作，第一，參與考查新材料廠家；第二，收集采購材料的供銷合同，以便對(duì)材料規(guī)格尺寸、性能的了解，了解材料價(jià)動(dòng)態(tài)變化以便成本預(yù)算更加準(zhǔn)確；第三，周轉(zhuǎn)材料的租賃款及時(shí)統(tǒng)計(jì)，以便成本分析。
2）材料量的控制：一是使用量的控制，二是進(jìn)場數(shù)量的控制。
①使用量的控制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是由預(yù)算部出具，如何使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、合理、及時(shí)呢？需要預(yù)算部充分發(fā)揮管理作用，對(duì)材料種類及計(jì)劃的時(shí)間的監(jiān)控，損耗量等具體規(guī)定在部門工作手冊(cè)中有詳細(xì)說明。
第一、組織措施
采取編審分離的組織措施。關(guān)于編審分離的作用和方法，前面已談到，此處不贅述。根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，編審分離的組織措施的關(guān)鍵是：要求審核的預(yù)算員切實(shí)檢查初算量的預(yù)算員有計(jì)算底稿，不按經(jīng)驗(yàn)量估算最終計(jì)劃用量。
第二、事前控制
預(yù)算員依據(jù)圖紙計(jì)算工程量，結(jié)合實(shí)際，計(jì)算出合理的用量。預(yù)算員按圖紙算量作材料的監(jiān)控計(jì)劃，達(dá)到企業(yè)成本控制中對(duì)材料量的控制。對(duì)于預(yù)算員來說，按圖算量不是難事，難點(diǎn)是“結(jié)合實(shí)際”四個(gè)字。例如瓷磚的用量控制，按已注明的瓷磚規(guī)格尺寸的圖紙（可要求設(shè)計(jì)做到）計(jì)算排版塊數(shù)，另按經(jīng)驗(yàn)增加二次搬運(yùn)及切割等損耗，便可得到合理的用量，并且要求預(yù)算員盡量一次提夠計(jì)劃，可減少供應(yīng)商的運(yùn)輸成本，還可減少材料色差，這有利于供應(yīng)部門壓價(jià)，從而降低成本。
第三、事中控制
預(yù)算員在工程施工過程中及時(shí)與項(xiàng)目部溝通，動(dòng)態(tài)了解情況，修正材料用量。要求預(yù)算員按變更洽商及時(shí)修正材料用量。
第四、集思廣益
為減少材料損耗，多渠道想辦法。要求合同預(yù)算部全體同事，開動(dòng)腦筋，集思廣益。
例1：變材料合同計(jì)量方式。如商砼的結(jié)算量控制，減少項(xiàng)目部現(xiàn)場控制商砼虧方難度，與供應(yīng)廠家在合同中約定，商砼按施工圖紙的凈數(shù)量進(jìn)行結(jié)算，改變以往按車次小票計(jì)商砼量的方式，如此一來，商砼量不再監(jiān)控。
例2：變材料規(guī)格尺寸方式，如某項(xiàng)目兩棟住宅樓c3及c10的壁紙損耗量控制，按圖計(jì)算量并另計(jì)15.8%的損耗率（北京01預(yù)算定額相應(yīng)子目的損耗率為15.8%）后，先完工的c3樓棟用量突破計(jì)劃量。預(yù)算部采取的處理方式為：先借用c10樓棟的壁紙計(jì)劃量滿足c3使用，同時(shí)找原因。經(jīng)過測算c3用量，并找出“已完工且能滿足15.8%損耗率棟號(hào)”的測算文件，最終找到超計(jì)劃原因。測算數(shù)據(jù)列于表a、表b（為減少相應(yīng)圖紙資料，僅從墻面高度方面定性說明）。通過表a數(shù)據(jù)，說明使用國標(biāo)尺寸的壁紙，層高不同損耗率差別很大，定性數(shù)據(jù)相差28％（28％＝28.6％-0.6％）。通過表b數(shù)據(jù)，說明層高不同，采取改變壁紙國標(biāo)每卷尺寸530mm*10050mm為530mm*10500mm，則損耗率差別不大，定性數(shù)據(jù)相差0.5％（0.5％＝0.6％-0.1％）。最終合同預(yù)算部會(huì)同供應(yīng)部共同與廠家協(xié)商，廠家能夠達(dá)到變規(guī)格的要求，并同意按原每卷國標(biāo)規(guī)格尺寸平米價(jià)折算變規(guī)格尺寸的每卷價(jià)格，國標(biāo)規(guī)格尺寸每卷38元，變規(guī)格尺寸后每卷39.9元，即每卷僅增加造價(jià)1.9元，增加5%費(fèi)用，但由此壁紙的整體成本節(jié)省約28%。
表a
序號(hào) 不同層高的棟號(hào) 樓板厚度
mm 踢腳高度mm 地面墊層找平及面層厚度mm 石膏角線占?jí)γ娉叽鏼m 壁紙壓邊長度經(jīng)驗(yàn)值mm 壁紙高度計(jì)算公式mm 壁紙國標(biāo)每卷尺寸530mm*10050mm時(shí)，定性分析損耗率
1 層高3000mm 棟號(hào)測算，例c3 120 120 100 80 30 含壁紙壓邊的高度3000-120-120-100-80+30=2610；不含壓邊的高度
3000-120-120-100-80=2580 (10050-2610*3)/(2580*3)=28.68%
2 層高2900mm 棟號(hào)測算，例已完工且能滿足15.8%損耗率棟號(hào) 120 120 100 80 30 含壁紙壓邊的高度2900-120-120-100-80+30=2510；不含壓邊的高度
2900-120-120-100-80=2480 (10050-2510*4)/(2480*4)=0.1%
表b
序號(hào) 不同層高的棟號(hào) 樓板厚度
mm 踢腳高度mm 地面墊層找平及面層厚度mm 石膏角線占?jí)γ娉叽鏼m 壁紙壓邊長度經(jīng)驗(yàn)值mm 壁紙高度計(jì)算公式mm 定性分析損耗率
1 層高3000mm 棟號(hào)測算例c3棟號(hào)數(shù)據(jù)， 壁紙采用國標(biāo)尺寸 120 120 100 80 30 含壁紙壓邊的高度3000-120-120-100-80+30=2610; 不含壓邊的高度
3000-120-120-100-80=2580 (10500-2610*4)/(2580*4)=0.6%
2 層高2900mm 棟號(hào)測算，例已完工且能滿足15.8%損耗率棟號(hào)數(shù)據(jù)，壁紙采用改變國標(biāo)尺寸 120 120 100 80 30 含壁紙壓邊的高度2900-120-120-100-80+30=2510; 不含壓邊的高度
2900-120-120-100-80=2480 (10050-2510*4)/(2480*4)=0.1%
例3變發(fā)包方式，如粉刷石膏分項(xiàng)，石膏量不易計(jì)算，并且墻面基層差別更加使計(jì)劃量不好算準(zhǔn)，讓勞務(wù)分包隊(duì)承包石膏材料，并給予一定管理費(fèi)及利潤。經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)表明，粉刷石膏分項(xiàng)包工包料價(jià)少于以往人工與材料分別控制的方式。
可見在成本意識(shí)的指導(dǎo)下，多動(dòng)腦筋集思廣益、深入研究、挖掘潛力就會(huì)有收獲。
第五、事后控制
當(dāng)施工現(xiàn)場的實(shí)際材料用量超過合理計(jì)算用量，則需追究項(xiàng)目部或勞務(wù)分包隊(duì)責(zé)任，盡量減少公司損失，并且為今后工作的事前控制提供經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)。
②進(jìn)場數(shù)量的控制，主要是施工現(xiàn)場材料員與倉庫把住材料進(jìn)場關(guān)，出現(xiàn)問題時(shí)，需項(xiàng)目部及時(shí)反饋預(yù)算部。
3．機(jī)械費(fèi)方面
3．1價(jià)的控制
在參考人工費(fèi)價(jià)格控制方式的基礎(chǔ)上，另外需關(guān)注的是，機(jī)械費(fèi)單價(jià)受市場燃油價(jià)格的影響，預(yù)算部的控制方法是：確定每種機(jī)械費(fèi)單價(jià)組價(jià)分析表，其中燃油價(jià)變化超過8%時(shí)，按實(shí)際價(jià)調(diào)入組價(jià)中得到新的機(jī)械費(fèi)單價(jià)，組價(jià)中其他分項(xiàng)不變；當(dāng)燃油價(jià)變化在8%以內(nèi)時(shí)，組價(jià)中各項(xiàng)內(nèi)容不變，即機(jī)械費(fèi)不調(diào)整。
3．2量的控制
量有兩種情況：一種情況為機(jī)械開挖基坑土方按圖算量（相應(yīng)價(jià)格），另一種情況為零星機(jī)械費(fèi)按臺(tái)班計(jì)算工程量。針對(duì)第一種，量的控制方式同人工費(fèi)量的控制。針對(duì)第二種，主要是施工現(xiàn)場控制，預(yù)算員作符合性審核。
4．非實(shí)體性費(fèi)用方面
所謂非實(shí)體性費(fèi)用是除了構(gòu)成項(xiàng)目工程實(shí)體的內(nèi)容之外的，但是在施工中又必須發(fā)生的費(fèi)用。非實(shí)體性費(fèi)用在整個(gè)的工程有較大的比重，包括周轉(zhuǎn)材料、大型機(jī)械費(fèi)用、臨時(shí)設(shè)施費(fèi)等。預(yù)算部的成本控制方式同以上內(nèi)容。
三、合同預(yù)算部門與其他部門的溝通管理
部門經(jīng)理主要負(fù)責(zé)部門間的溝通、協(xié)調(diào)的管理工作。合同預(yù)算部門與其他部門的溝通管理要作到及時(shí)、高效、不積壓問題，是成本控制工作流程順利進(jìn)行的保證。部門溝通的原則如下：
1．明確預(yù)算部在勞務(wù)或?qū)I(yè)分包隊(duì)伍的考查、招標(biāo)、任務(wù)分配方面與生產(chǎn)管理部門和項(xiàng)目部及時(shí)溝通，保生產(chǎn)按計(jì)劃進(jìn)行，杜絕出現(xiàn)分包隊(duì)伍先進(jìn)場后再定價(jià)的現(xiàn)象。
2．明確預(yù)算部與技術(shù)部在施工方案的經(jīng)濟(jì)合理性方面的及時(shí)溝通。
3．明確預(yù)算部與財(cái)務(wù)部進(jìn)行材料成本的及時(shí)溝通，以便分析成本。
4．主動(dòng)聯(lián)絡(luò)質(zhì)量部門及項(xiàng)目部，了解定的分包價(jià)是否物有所值。
總之，在溝通管理方面，預(yù)算部每位同事都需牢記企業(yè)溝通篇的格言：多溝通、少埋怨；多自省，少斥人；嚴(yán)律己，寬待人；多綠燈、少紅燈。
結(jié)論
如何加強(qiáng)合同預(yù)算部門內(nèi)部管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是值得我們管理人員認(rèn)真研究的課題。我們要不斷總結(jié)適合于本公司合同預(yù)算部門的成本控制方法，為本企業(yè)成本控制管理的發(fā)展貢獻(xiàn)一份微薄之力。