為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，目前我國(guó)大多數(shù)施工企業(yè)都采用項(xiàng)目承包管理，這種形式可以有效調(diào)動(dòng)項(xiàng)目部人員的工作積極性，提高工作效率。但同時(shí)也存在一些弊端。如果企業(yè)總部對(duì)項(xiàng)目的管理不到位，可能會(huì)給企業(yè)帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。那么，公司總部應(yīng)該如何管好項(xiàng)目，防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)呢？筆者結(jié)合企業(yè)實(shí)踐，從機(jī)構(gòu)完善、制度建設(shè)、成本控制三方面談一下這個(gè)問題。
項(xiàng)目承包管理可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目管理采取以包代管，崗位職責(zé)分工不明，不相容業(yè)務(wù)未分離，項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)利過大，部分項(xiàng)目經(jīng)理集采購(gòu)、用人、用工等所有職權(quán)于一身，項(xiàng)目其他人員無任何發(fā)言權(quán)。
融資風(fēng)險(xiǎn)：由于建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，為了承接任務(wù)，許多企業(yè)不計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，承接了許多墊資工程，同時(shí)，又將此種風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至項(xiàng)目，項(xiàng)目部為了能夠順利完成工程，可能向供應(yīng)商融資，并承諾支付高額違約金，一旦資金鏈斷裂，項(xiàng)目部將承擔(dān)高額成本，當(dāng)項(xiàng)目無力負(fù)擔(dān)時(shí)，就會(huì)將此種風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)回企業(yè)總部。
質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：項(xiàng)目部為了節(jié)約成本，采購(gòu)質(zhì)次價(jià)廉的材料，最終會(huì)影響工程質(zhì)量及企業(yè)信譽(yù)。
合同風(fēng)險(xiǎn)：項(xiàng)目部為了自身利益，利用企業(yè)印章管理不嚴(yán)的狀況，和供應(yīng)商勾結(jié)在一起，簽訂虛假合同，套取現(xiàn)金，轉(zhuǎn)移利潤(rùn)，一旦雙方利益分配不均，最終是企業(yè)站在被告席上。
經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：項(xiàng)目承包者在項(xiàng)目施工過程中可能在將利潤(rùn)套走后，拖延與建設(shè)方辦理結(jié)算，等到很多年后結(jié)算辦完，才發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目已虧損，對(duì)次總部若無相應(yīng)的管理措施，就會(huì)將此經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)留給總部。
資金風(fēng)險(xiǎn)：部分項(xiàng)目利用與建設(shè)方的關(guān)系，私自到建設(shè)方收取現(xiàn)金，或采取委托付款等方式套取資金，為總部的資金周轉(zhuǎn)帶來巨大阻礙。
總部的應(yīng)對(duì)措施 本文轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
完善組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，加強(qiáng)總部對(duì)項(xiàng)目的管理。項(xiàng)目承包管理最大的缺陷是項(xiàng)目本身職權(quán)過大，企業(yè)對(duì)項(xiàng)目的管理職能弱化，若企業(yè)自身的組織機(jī)構(gòu)不夠健全，對(duì)項(xiàng)目不能起到管理、監(jiān)控作用，將會(huì)給企業(yè)帶來毀滅性的災(zāi)難。因此，加強(qiáng)組織建設(shè)、明確各職能部門的職責(zé)是企業(yè)急需解決的問題。
對(duì)此，筆者所在單位采取了以下措施：企業(yè)實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，下設(shè)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總工程師、生產(chǎn)副總、經(jīng)營(yíng)副總、經(jīng)理助理等。
財(cái)務(wù)總監(jiān)分管財(cái)務(wù)部及資產(chǎn)部工作，財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)公司的財(cái)務(wù)管理、核算（項(xiàng)目成本核算）、監(jiān)督和資金結(jié)算工作?？偣こ處煼止苜|(zhì)量技術(shù)部及預(yù)結(jié)算部工作，預(yù)結(jié)算部對(duì)預(yù)結(jié)算進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目施工圖預(yù)算、辦理工程結(jié)算。生產(chǎn)副總分管工程管理部及各專業(yè)分公司（物資供應(yīng)分公司、商品砼分公司、設(shè)備租賃分公司等）工作，工程管理部負(fù)責(zé)對(duì)所屬項(xiàng)目工程部的生產(chǎn)管理、技術(shù)質(zhì)量管理及回訪保修工作。經(jīng)營(yíng)副總分管市場(chǎng)部工作。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)公司的工程任務(wù)承接和合同管理工作。經(jīng)理助理負(fù)責(zé)辦公室、人力資源部、審計(jì)部、法律事務(wù)部等部門工作。審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并提出整改意見。
各企業(yè)可根據(jù)自有規(guī)模、管理模式對(duì)分公司、部門、科室的設(shè)置及職能進(jìn)行調(diào)整，使各部門分工合作，齊抓共管，將項(xiàng)目部的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)掌握在可控范圍內(nèi)，使企業(yè)朝著良性方向發(fā)展。
完善各項(xiàng)規(guī)章制度，防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。即使有了最無懈可擊的組織機(jī)構(gòu)，若無健全的規(guī)章制度去充實(shí)它、完善它，組織機(jī)構(gòu)就成了一副空架子，無法制約項(xiàng)目部的不合理行為，使項(xiàng)目部有空子可鉆。筆者認(rèn)為公司總部可以采取以下措施。
建立合同評(píng)審制度。工程施工合同的內(nèi)容在很大程度上決定了該工程的盈虧，因此，市場(chǎng)部在承接任務(wù)時(shí)應(yīng)對(duì)建設(shè)方的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等作全面了解，并仔細(xì)研究合同條款，特別是工程造價(jià)的預(yù)算應(yīng)力求準(zhǔn)確，必要時(shí)，項(xiàng)目部也應(yīng)參與進(jìn)來，建立項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、法律、工程管理等相關(guān)部門的綜合評(píng)價(jià)體系，并經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)的制度。
建立項(xiàng)目經(jīng)理綜合評(píng)價(jià)體系。項(xiàng)目經(jīng)理綜合素質(zhì)的高低將直接影響工程的盈虧、工程質(zhì)量及社會(huì)效益，因此建立項(xiàng)目經(jīng)理綜合評(píng)價(jià)體系是必須的。工程管理部應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理的技術(shù)水平、協(xié)調(diào)溝通能力、誠(chéng)信度、已完工程的盈虧及質(zhì)量效果，建立項(xiàng)目經(jīng)理綜合評(píng)價(jià)體系，實(shí)行星級(jí)管理。以此作為公司選擇項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)重要的考核指標(biāo)。
內(nèi)部承包合同規(guī)范。內(nèi)部承包合同是企業(yè)總部對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理的關(guān)鍵所在，內(nèi)部承包合同條款制定是否合理將直接影響項(xiàng)目部的方針戰(zhàn)略。當(dāng)項(xiàng)目部發(fā)現(xiàn)自身利益不能保障時(shí)，就會(huì)采取偷工減料、以次充好，甚至虛開發(fā)票等手段將資金套現(xiàn)，把已交的風(fēng)險(xiǎn)抵押金盡早套回去，從而使總部承受巨大風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，總部的工程管理部核算科應(yīng)根據(jù)合同條件，認(rèn)真測(cè)算上交比例，使項(xiàng)目部有合理的利潤(rùn)空間，明確從項(xiàng)目開工至結(jié)算整個(gè)過程中雙方的責(zé)、權(quán)、利，特別是合同變更、材料價(jià)格上漲等因素帶來的利益風(fēng)險(xiǎn)如何劃分應(yīng)當(dāng)明確，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)與項(xiàng)目的共贏。
建立風(fēng)險(xiǎn)抵押金制度。無論項(xiàng)目經(jīng)理的素質(zhì)多高，內(nèi)部承包合同如何完善，建立風(fēng)險(xiǎn)抵押制度仍是必須的，此制度可以防止項(xiàng)目部包贏不包虧，防止項(xiàng)目出現(xiàn)虧損后無執(zhí)行的標(biāo)的物。
強(qiáng)化管理職能，使項(xiàng)目的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)處于受控狀態(tài)。工程管理部采取招投標(biāo)方式確定項(xiàng)目承包班子，并據(jù)此簽訂內(nèi)部承包合同，繳納風(fēng)險(xiǎn)抵押金。為了保證工程質(zhì)量，各項(xiàng)目在采購(gòu)主要材料時(shí)，在同等條件下應(yīng)優(yōu)先與物資供應(yīng)分公司、商品砼分公司等內(nèi)部單位簽訂采購(gòu)供應(yīng)合同。若確需對(duì)外采購(gòu)主要材料，應(yīng)當(dāng)將需要采購(gòu)的材料種類、規(guī)格及數(shù)量報(bào)工程管理部審核，各項(xiàng)目部應(yīng)當(dāng)將采購(gòu)合同通過工程管理部門送到財(cái)務(wù)部；在選定分包商時(shí)，各項(xiàng)目部應(yīng)與由企業(yè)總部認(rèn)可的分包商隊(duì)伍簽訂合同，工程管理部負(fù)責(zé)對(duì)分包商的資質(zhì)進(jìn)行審查。
項(xiàng)目部在對(duì)外采購(gòu)物資時(shí)，應(yīng)建立、健全采購(gòu)、驗(yàn)收、監(jiān)督制度。工程管理部應(yīng)不定期抽查項(xiàng)目材料的質(zhì)量、購(gòu)入、使用及結(jié)存情況。
項(xiàng)目工程部對(duì)項(xiàng)目的收入、成本、質(zhì)量、安全、工期等全面負(fù)責(zé)，項(xiàng)目經(jīng)理為第一責(zé)任人。項(xiàng)目工程部應(yīng)當(dāng)做好工程實(shí)際成本臺(tái)帳，做好各種物資的進(jìn)出場(chǎng)記錄，建立人工費(fèi)結(jié)算及支付情況臺(tái)帳，建立項(xiàng)目完成量及資金收支情況分析臺(tái)帳。工程管理部應(yīng)建立相應(yīng)的檢查制度。
建立指導(dǎo)、學(xué)習(xí)制度。工程管理部、質(zhì)量技術(shù)部、安全部等部門應(yīng)定期組織項(xiàng)目人員對(duì)新技術(shù)、新工藝進(jìn)行學(xué)習(xí)，并到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，必要時(shí)組織各項(xiàng)目交叉學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)工藝，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同進(jìn)步。
明確項(xiàng)目人員的職責(zé)。項(xiàng)目?jī)?nèi)部分工應(yīng)當(dāng)明確，項(xiàng)目經(jīng)理全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作，施工、安全、質(zhì)量、材料采購(gòu)、材料驗(yàn)收等主要人員不得相互兼任，各崗位人員各司其責(zé)。
加強(qiáng)印章管理，建立印章審批制度。
建立資金支付審批制度。建立資金支付各級(jí)審批制度，資金支付必須支付到簽訂合同的供應(yīng)商賬戶上，不得采取委托支付或網(wǎng)上銀行支付的辦法，防止項(xiàng)目部采用支票背書轉(zhuǎn)讓等方式套取現(xiàn)金。
建立應(yīng)收賬款清理制度。財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)每季度與建設(shè)方核對(duì)收款情況，以防止出現(xiàn)項(xiàng)目部私自到建設(shè)方收取現(xiàn)金或委托付款到供應(yīng)商賬戶；定期清理老欠款，積極催收欠款，加速資金周轉(zhuǎn)。
建立成本考核和督察機(jī)制。成本檢查和監(jiān)督制度的建立，可以有效防止項(xiàng)目給企業(yè)帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目施工過程中對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)予以糾正。
工程管理部核算科定期對(duì)在建工程按施工預(yù)算、完工進(jìn)度與財(cái)務(wù)部提供的項(xiàng)目實(shí)際成本比較、分析，及時(shí)將分析結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部。預(yù)結(jié)算部每季度向財(cái)務(wù)部提供每個(gè)在建工程的預(yù)算成本、形象進(jìn)度及成本構(gòu)成比例。工程管理部與財(cái)務(wù)部對(duì)出現(xiàn)異常的項(xiàng)目向?qū)徲?jì)部門反映，由審計(jì)部負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員及部門對(duì)該項(xiàng)目重點(diǎn)審計(jì)，查漏補(bǔ)缺。
成本考核和獎(jiǎng)懲制度的建立，可以激勵(lì)項(xiàng)目部多做優(yōu)質(zhì)工程，為企業(yè)贏得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
工程完工但未辦結(jié)算的工程，工程管理部核算科考核不虧損的，向財(cái)務(wù)部出具書面通知，退還該項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)抵押金或轉(zhuǎn)作其他項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)抵押金。
項(xiàng)目工程取得結(jié)算書后，工程管理部核算科考核該項(xiàng)目的盈虧并提出處理意見。對(duì)于虧損工程，風(fēng)險(xiǎn)抵押金先行抵扣虧損額，對(duì)于贏利工程，核出獎(jiǎng)金額度。
對(duì)取得“魯班”獎(jiǎng)、“詹天佑”獎(jiǎng)等獎(jiǎng)項(xiàng)的項(xiàng)目，總部再給予一定比例的獎(jiǎng)勵(lì)。
項(xiàng)目承包獎(jiǎng)的支付，與收取該項(xiàng)目工程款同比例，在未收回該項(xiàng)目的工程款的情況下，不得支取承包獎(jiǎng)。
以上從組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、控制制度的建立及考核和監(jiān)督等方面規(guī)范了項(xiàng)目的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，在過程控制中各部門應(yīng)當(dāng)密切配合，不斷對(duì)內(nèi)控制度做出評(píng)價(jià)，對(duì)出現(xiàn)的問題予以及時(shí)糾正，應(yīng)隨企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理戰(zhàn)略、方針的變化進(jìn)行相應(yīng)地修改或完善，使各項(xiàng)工作與企業(yè)的總體發(fā)展目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，將企業(yè)的各種風(fēng)險(xiǎn)降至最低。只有建立健全、有效的內(nèi)部控制制度，才能不斷地提高企業(yè)的盈利能力和管理效率，保證資產(chǎn)的保值、增值，有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力。