——上海世博會(huì)總體項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人樂(lè)云談項(xiàng)目管理方法
上海世博會(huì)工程是一項(xiàng)龐大的工程，怎樣管理如此龐雜的項(xiàng)目群，是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。擔(dān)綱此項(xiàng)重任的上海世博會(huì)總體項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人——同濟(jì)大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院系主任樂(lè)云，向記者道出這項(xiàng)大工程背后的管理之道。
“如果我們?cè)谏虾Ｊ啦?huì)項(xiàng)目上是紙上談兵的話，那就一天都呆不下去了。”11月1日，樂(lè)云走上清華大學(xué)講臺(tái)，駁斥了一部分人認(rèn)為項(xiàng)目管理是低級(jí)技術(shù)的觀點(diǎn)。
諸多問(wèn)題困擾工程
如果把上海世博會(huì)工程的管理體系用金字塔來(lái)表示，那么位于塔尖的是工程建設(shè)指揮部，中間層依次為總體項(xiàng)目管理部，實(shí)務(wù)項(xiàng)目管理部，專業(yè)咨詢、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、造價(jià)公司，位于底端的是總承包商、分包商和供貨商。
樂(lè)云所在的公司主要負(fù)責(zé)總體項(xiàng)目管理和實(shí)務(wù)項(xiàng)目管理，對(duì)上要對(duì)工程指揮部負(fù)責(zé)，對(duì)下要管理與項(xiàng)目相關(guān)的參建方。他們的工作內(nèi)容主要包括四個(gè)方面：一是確定上海世博會(huì)工程建設(shè)總原則、總方針，主持編制項(xiàng)目建設(shè)大綱、各項(xiàng)工作制度及規(guī)定。二是確定項(xiàng)目總進(jìn)度節(jié)點(diǎn)控制目標(biāo)、主要工程的質(zhì)量目標(biāo)、投資控制目標(biāo)和安全管理總目標(biāo)。三是研究指揮部辦公室總體組織原則、總體組織架構(gòu)模式。四是分析影響項(xiàng)目推進(jìn)的關(guān)鍵問(wèn)題，不定期遞交項(xiàng)目咨詢建議報(bào)告。
據(jù)樂(lè)云介紹，在他們的公司介入之前，世博會(huì)工程建設(shè)面臨的主要問(wèn)題包括：工程進(jìn)度不能達(dá)到要求，投資計(jì)劃沒(méi)有完成；由于項(xiàng)目規(guī)模大、數(shù)量多，全面開(kāi)工后指揮部的管理工作跟不上，指令和溝通不順暢；部門(mén)之間的合作仍需要磨合，任務(wù)分工和工作流程仍需進(jìn)一步明確。
三維集約理清頭緒
為了解決上述問(wèn)題，樂(lè)云和他的同事借鑒了發(fā)達(dá)國(guó)家的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)——三維視角和集約整合管理模式，樂(lè)云把這種模式簡(jiǎn)稱為三維集約。
三維視角包括組織視角、進(jìn)度視角和流程視角。組織視角是把項(xiàng)目群分成若干單元，由不同的組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理，如將中國(guó)館和各國(guó)展館劃入場(chǎng)館及配套設(shè)施單元，將道路、公園綠化、世博軸、水工項(xiàng)目、通訊項(xiàng)目等劃入市政項(xiàng)目單元，將世博中心、演藝中心、主題館、世博村劃入永久性項(xiàng)目單元等?？傮w項(xiàng)目管理部下分技術(shù)處、綜合處、工程處、合約財(cái)務(wù)處、材料設(shè)備處、安全質(zhì)量處、配套處、協(xié)調(diào)處8個(gè)部門(mén)。這些部門(mén)為總體項(xiàng)目管理部提供服務(wù)，處理日常事務(wù)。
“進(jìn)度視角是項(xiàng)目管理的核心，進(jìn)度控制不能成為一句空話。”樂(lè)云說(shuō)。他表示，要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行分解、細(xì)化，并形成系統(tǒng)。工作人員要按照不同階段的不同特點(diǎn)，進(jìn)行有針對(duì)性的進(jìn)度控制，建立進(jìn)度計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)展的比較機(jī)制，形成控制體系。比如上海世博會(huì)專用越江隧道工程，如果掘進(jìn)進(jìn)度控制不好，就會(huì)影響其他項(xiàng)目的進(jìn)展。
流程視角是整個(gè)項(xiàng)目管理的大動(dòng)脈。針對(duì)投資控制和合同管理工作，樂(lè)云將整個(gè)工作流程制成表格，其具體流程是：合同初稿形成——交由指揮部辦公室合約處進(jìn)行修改——指揮部辦公室主任進(jìn)行審批——交由指揮部分管領(lǐng)導(dǎo)簽署。在整個(gè)過(guò)程中，還涉及法律部、指揮部工程處、材料處等多個(gè)部門(mén)，有了這個(gè)流程表，每項(xiàng)投資和合同管理都能有序地分類歸檔。
集約整合管理模式的具體分類主要從流域、地域、服務(wù)對(duì)象、項(xiàng)目類別、技術(shù)特點(diǎn)等方面著手。比如，按照流域分類進(jìn)行集約整合，規(guī)劃設(shè)計(jì)工作是先從整條河流的綜合規(guī)劃開(kāi)始的，再進(jìn)行技術(shù)開(kāi)發(fā)和經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)分析，確定開(kāi)發(fā)順序，然后開(kāi)展每個(gè)項(xiàng)目的招標(biāo)設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)等工作。