1． 確定一個(gè)明確的采購和評(píng)估計(jì)劃
你必須確保有一個(gè)計(jì)劃，以此來確定你的需求，并且把這些需求記錄整理成文檔，然后找到合適的供應(yīng)商來對(duì)你的這些需求提出建議和（或者）報(bào)價(jià)。不管你是要聘請(qǐng)顧問還是自己?jiǎn)为?dú)做，都必須確保采購和評(píng)估計(jì)劃包括一個(gè)至少由以下要點(diǎn)組成的時(shí)間流程：
發(fā)展需求
采購過程
投標(biāo)者選擇過程
投標(biāo)者評(píng)估過程
供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)過程
配置
工廠驗(yàn)收試驗(yàn)
啟動(dòng)
此項(xiàng)計(jì)劃也應(yīng)當(dāng)說明各個(gè)階段以及顧問、供應(yīng)商和其他涉及到的人在項(xiàng)目執(zhí)行中所占的比例。
這是你的計(jì)劃路線圖。正如一位哲人曾經(jīng)說過：如果你不知道將去何處，你又如何能知道你已經(jīng)到達(dá)目的？
2． 盡早決定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的利益攸關(guān)方，并選出一人做主管
如果你的項(xiàng)目有需要的話，可以將升級(jí)過程初期的參與者組成一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。該團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該包括所有的主要利益攸關(guān)方。根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模，團(tuán)隊(duì)可能包括現(xiàn)場(chǎng)工程師、技術(shù)員、分析員、業(yè)務(wù)人員、it人士和管理人員。
現(xiàn)場(chǎng)工程師和業(yè)務(wù)人員知道在此領(lǐng)域內(nèi)該做什么和不該做什么。對(duì)于一項(xiàng)大型項(xiàng)目而言，it人士知道后臺(tái)管理系統(tǒng)或主系統(tǒng)的需求，而這些系統(tǒng)可能需要與現(xiàn)場(chǎng)操作相連接。管理人員則在商業(yè)目的和成本底線上具備最敏銳的洞察力。不要等待而是從一開始就要把這些人加入到團(tuán)隊(duì)中。
一旦成立了一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，你須確保有一人作為主管。此人必須有權(quán)做出決定，以確保系統(tǒng)能夠符合公司的技術(shù)和商業(yè)目的，尤其是公司的商業(yè)目的。當(dāng)團(tuán)隊(duì)中的個(gè)人享有高聲譽(yù)時(shí)，項(xiàng)目更容易成功。
3． 確定為什么你想要升級(jí)（你的目標(biāo)）
為什么你想要升級(jí)？如果你不能找到非升級(jí)不可的理由，那么就請(qǐng)別升級(jí)。
“因?yàn)樗綍r(shí)候了”，這絕對(duì)是最糟糕的回答。或許你的系統(tǒng)的組件已經(jīng)到達(dá)壽命終期并且難以維修，但是它們?nèi)栽诠ぷ鳌；蛟S它們已經(jīng)不再體現(xiàn)潮流科技?；蛟S你厭煩了你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手秀出他們的新系統(tǒng)的照片，而你則尷尬于現(xiàn)出你那老掉牙的系統(tǒng)的廢舊照片。
這些通常不是升級(jí)的必須理由。
事實(shí)上，進(jìn)行升級(jí)唯一合理的理由是它能完成一個(gè)或更多的切實(shí)的商業(yè)目的。確切的目標(biāo)隨公司的不同而不同。重要的是那些目標(biāo)能夠被確定以及量化，在選擇另一個(gè)替代系統(tǒng)時(shí)它們能成為最重要的標(biāo)準(zhǔn)。
4． 確定是什么東西將使你完成升級(jí)目的
一個(gè)比當(dāng)前系統(tǒng)更新的系統(tǒng)是否就能夠達(dá)到你所提出的目標(biāo)呢？而或你是否需要替換所有的硬件設(shè)備來達(dá)到你的目標(biāo)？要完成公司的業(yè)務(wù)目標(biāo)，需要運(yùn)用到哪些新的技術(shù)？
一般來說，這些問題的答案就在于一份規(guī)格說明書中，這個(gè)說明書是為了招標(biāo)而發(fā)布的。但是同樣普遍的是，這些說明文檔不是太模糊，就是太具體了
過于含糊的招標(biāo)書會(huì)導(dǎo)致過于模糊不清的投標(biāo)。告訴供應(yīng)商你需要改進(jìn)可用性、使系統(tǒng)彈性達(dá)到最大，并且要求提供一個(gè)可供未來擴(kuò)展的平臺(tái)，這些要求就意味著太多的事情。供應(yīng)商需要確切地知道你想要達(dá)到的目標(biāo)，以便他們能夠給你提供一個(gè)合適的投標(biāo)，用來滿足你的目標(biāo)要求。
但是，過于具體的招標(biāo)書會(huì)導(dǎo)致代價(jià)不菲的項(xiàng)目，而不是一次投標(biāo)項(xiàng)目。如果你明確地告訴供應(yīng)商如何去做他們的工作，那么他們就會(huì)給你提供一個(gè)毫無水平的投標(biāo)，把所有的風(fēng)險(xiǎn)都推給你自己。除非你確切地知道你需要什么以及如何達(dá)到目的，否則你就不要在過早的時(shí)候把所有的問題都考慮進(jìn)去。如果你試圖這樣做并且證明是你錯(cuò)了，那么很有可能你會(huì)選擇低水平的投標(biāo)并且會(huì)改變采購工作，你知道，那將意味著項(xiàng)目成本將會(huì)超標(biāo)。
一個(gè)工程師應(yīng)該做什么？
如果你清楚地知道你需要的東西，那么你可以撰寫一份我們稱之為過程說明書的文檔，來準(zhǔn)確地表述你希望如何去完成你的目標(biāo)。這樣一份文檔通常記載有很多的技術(shù)指標(biāo)，比如網(wǎng)絡(luò)、超時(shí)、軟件、rtus、plcs、協(xié)議、通訊等等。這將會(huì)把你限制到極為有限的選擇當(dāng)中。但是如果你做完它，并且知道這是最好的辦法（換句話說，你并不怕改變采購工作），那么也不妨去一試。
但是你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)，最好的辦法其實(shí)是撰寫一份我們稱之為性能說明書的文檔。性能說明書或是建議請(qǐng)求準(zhǔn)確地記錄了你需要達(dá)到的目標(biāo)，并且需要供應(yīng)商提出建議來完成你的目標(biāo)。你會(huì)得到很多建議，從中你會(huì)發(fā)現(xiàn)一份值得考慮的建議，也許你自己從來都沒有想到過。我們也發(fā)現(xiàn)，采取這種辦法通常會(huì)使改變采購工作的可能性降低到最少（或降至為零）。
5． 在你開始查看之前確定你想從供應(yīng)商那得到什么
對(duì)供應(yīng)商和他們對(duì)你提出的問題的回答進(jìn)行評(píng)估應(yīng)該稱得上是藝術(shù)和科學(xué)的結(jié)合——公司變化和成本底線常識(shí)的結(jié)合
當(dāng)然，成本是個(gè)容易量化的因素。但是，要比較不易量化的因素如消費(fèi)者和項(xiàng)目方案則不是件容易的事，而計(jì)算與供應(yīng)商長期合作產(chǎn)生的效力尤為困難。
但是，如果你的項(xiàng)目將是成功的，那些因素則必須被提至你考慮因素的列表的最前面。
例如，你做的是大型項(xiàng)目，那么你應(yīng)該考慮檢驗(yàn)每個(gè)供應(yīng)商的項(xiàng)目執(zhí)行方案。一個(gè)書面的項(xiàng)目執(zhí)行方案能夠幫助團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員認(rèn)清自己的角色，理解公司的程式，掌握完成重要任務(wù)的最佳方法。
在你沒有真正得到供應(yīng)商之前，你將如何檢驗(yàn)他們的方案？首先，詢問每個(gè)你接見的供應(yīng)商，問他們適合項(xiàng)目生存周期的哪一處？他們更喜歡以一個(gè)獨(dú)立承包人的身份還是更喜歡以一個(gè)有任務(wù)常識(shí)的團(tuán)隊(duì)身份做事？接下來，與供應(yīng)商的客戶交談。這些客戶看到了供應(yīng)商向他們提供項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃的證據(jù)嗎？還是供應(yīng)商只是遵循了計(jì)劃，或只是展望了前景？供應(yīng)商提供了有關(guān)正常計(jì)劃的書面報(bào)告了嗎？當(dāng)關(guān)鍵時(shí)刻需要供應(yīng)商時(shí)能聯(lián)系到他們嗎？你能和他們進(jìn)行直接交談并得到答案嗎？項(xiàng)目完工后的技術(shù)支持如何？最好親自去看看安裝好的系統(tǒng)。
相似的問題可以應(yīng)用于其他難以明了的因素中。
6． 決定使用什么標(biāo)準(zhǔn)判斷供應(yīng)商和系統(tǒng)
我們經(jīng)常能看到晦澀復(fù)雜的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)。投標(biāo)成功似乎要比投標(biāo)花費(fèi)更多的精力和時(shí)間。你不得不驚訝于投標(biāo)成功與如此復(fù)雜的標(biāo)準(zhǔn)之間的一致協(xié)調(diào)性。然而大多數(shù)仍歸結(jié)于判斷本身，那些判斷不可能與如此多的需要考慮的標(biāo)準(zhǔn)相一致。
假如你選擇的標(biāo)準(zhǔn)似乎很復(fù)雜，那么有可能不是你選擇的標(biāo)準(zhǔn)的問題，而是說明書和/或投標(biāo)文檔的問題。
你須確定從供應(yīng)商那里問出的信息對(duì)你都有用處。問問自己，如何計(jì)劃去評(píng)估這些信息、這些信息對(duì)你目標(biāo)的重要性，以及它是否對(duì)你的評(píng)估產(chǎn)生了切實(shí)的價(jià)值。你也應(yīng)當(dāng)確定這些信息是否能被評(píng)估，如果是的話，你是否能夠公平地對(duì)比供應(yīng)商們提供的答案。
結(jié)論
答案的好壞與提出的問題的好壞密切相關(guān)。若提出錯(cuò)誤或不相關(guān)的問題，你將可能得到錯(cuò)誤或不相關(guān)的答案。
你的決定是以好的答案為基礎(chǔ)的，所以你必須提出好的問題——對(duì)你自己，你的顧問（如果你有的話）和你未來的供應(yīng)商