工程造價管理信息系統(tǒng)》（ccmis－construction cost management informationsystem）是管理信息系統(tǒng)在工程造價管理方面的具體應用。以電子計算機和現(xiàn)代通訊技術(shù)為基本信息處理手段,運用數(shù)字的辦法,對工程造價管理的有關(guān)信息進行較全面的收集、傳輸、加工、維護和使用的系統(tǒng)，它能充分積累和分析工程造價管理資料，并能有效利用過去的數(shù)據(jù)來預測未來造價變化和發(fā)展的趨勢，以期達到對工程造價實現(xiàn)合理確定與有效控制的目的。
《工程造價管理信息系統(tǒng)》是一項信息化項目,對這個項目管理的關(guān)鍵是確定項目范圍，也就是說范圍的確立是項目建設(shè)的基石。在以往的信息化建設(shè)失敗的項目中，80%的是由于項目的范圍不明確而造成的，一個項目的成功的關(guān)鍵因素之一是對項目的范圍的把握，信息化項目管理中最重要也是最難做的一件工作就是確定信息化項目的范圍。范圍是指產(chǎn)生項目產(chǎn)品所包括的所有工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所有的過程，項目干系人(參與項目和受項目活動影響的人)必須在項目要產(chǎn)出什么樣的產(chǎn)品方面達成共識。項目范圍管理是指對項目包括什么與不包括什么的定義與控制過程?！豆こ淘靸r管理信息系統(tǒng)》項目是為特定的用戶（x x x單位）量身定制的一個特殊的產(chǎn)品，其產(chǎn)品將為本市廣大工程造價管理人員、工程建設(shè)單位、工程施工單位、工程造價中介機構(gòu)提供信息服務及為管理決策部門提供決策依據(jù)。近十年來項目管理一直收到各界人士的重視，項目管理已經(jīng)形成比較系統(tǒng)的知識體系。本文試圖通過筆者在xxx單位從事《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目范圍管理的實踐、思考及建議，希望對行政性事業(yè)單位開展信息化項目建設(shè)有所啟迪。
一、xxx單位簡介
xxx經(jīng)上海市建設(shè)委員工會批準，受其委托，承擔本市工程建設(shè)標準、定額日常管理職能，同時也承擔著華東地區(qū)標準設(shè)計協(xié)作辦公室的組織工作。xxx單位下設(shè)6個職能科室，即辦公室、總師室、信息管理科、定額管理科、標準管理科、監(jiān)督管理科。主要職責為：
1、貫徹執(zhí)行國家、本市有關(guān)建筑和建材市場管理的政策和法規(guī)；
2、負責組織編制、實施本市地方工程建設(shè)標準、規(guī)范、標準設(shè)計、預算定額、概算定額、估算指標和費用計算規(guī)則等；
3、負責收集、整理、發(fā)布建設(shè)工程造價要素和信息；
4、負責組織對工程建設(shè)強制性標準的實施進行監(jiān)督管理；
5、指導并推進本市工程建設(shè)領(lǐng)域標準化工作。
二、《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目背景
（一）《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目提出的背景
開發(fā)《工程造價管理信息系統(tǒng)》是履行xxx單位行政管理職能和推進本市逐步建立適應社會主義市場經(jīng)濟的工程造價計價模式迫切要求提出的。隨著市場經(jīng)濟體制改革的深入，我國的工程造價管理體制也不斷的改進，其改革的最終目標是改變由傳統(tǒng)的政府制定工程定額（工程的消耗量與價格合一）的造價計價模式
逐步建立適合市場經(jīng)濟的計價模式。目前，上海工程造價管理機構(gòu)收集、整理和發(fā)布的各類工程價格信息，嚴重滯后于本市、國內(nèi)建筑市場，其手段和管理方法不適應于市場經(jīng)濟的要求，必須加快建立和完善工程造價信息網(wǎng)，研究開發(fā)工程造價管理信息系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)布上海工程造價有關(guān)信息，為政府投資（包括外資）或參與建設(shè)項目各方（包括外商）提供信息服務，同時也為本市建設(shè)工程逐步實現(xiàn)“工程量清單招投標，由企業(yè)自主報價，由市場形成價格”創(chuàng)造條件。
（二）《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目需要解決的問題
基于《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目提出的背景，《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目需要解決的問題是能通過網(wǎng)絡(luò)等手段，收集上海市的建筑市場的材料、機械、設(shè)備以及建筑工程招投標項目的中標文件等信息,并加以整理和發(fā)布為行業(yè)用戶提供最正確及時的商機。發(fā)布工程量清單計價模式下的綜合單價,建立上海工程造價指標體系,為建筑市場的行情提供走勢預測,為所有的行業(yè)用戶提供工程造價參考。
三、確定《工程造價管理信息統(tǒng)》項目范圍的重要性
為了確定《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目的范圍，首先需要明確《工程造價管理信息系統(tǒng)需求。什么是需求？需求是指“分配給軟件的系統(tǒng)需求”，或者更簡潔地說，“分配需求”。這些需求有可能是功能性方面的（系統(tǒng)要實現(xiàn)何種功能），也有可能是非功能方面的（性能需求、資源和環(huán)境需求、數(shù)據(jù)要求、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)）。
《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目是一項信息化項目,導致項目失敗的因素很多，但主要因素是1.缺少正確的項目定義；2.缺少正確的項目核實。因此一個項目的成功的關(guān)鍵因素之一是對項目范圍的把握。通過對項目的需求分析，得出項目的范圍?！豆こ淘靸r管理信息系統(tǒng)》項目開發(fā)的成功要素在于充分了解使用者對業(yè)務的需求，否則無論多么好的系統(tǒng)設(shè)計或者多么強的實施能力，都無法彌補因需求不夠明確對整體系統(tǒng)開發(fā)所造成的危害。因此，在做項目之前，一定要弄清楚用戶的真實需求是什么。打個簡單的比方，用戶想要定做一只杯子，那么，首先需要確定的是用戶的需求是杯子，而不是盤子或者其他什么。一旦確定了用戶的需求之后，就要對用戶需求的范圍進行界定。這種界定一定要反映出客戶最現(xiàn)實的需求或者是項目的底線（baseline）。也就是說，一旦確定用戶想要的是杯子，就要去了解用戶需要的是一個什么樣的杯子，有什么特點。通過對用戶使用需求的了解和分析，項目開發(fā)者才能夠知道自己該采用什么樣的技術(shù)架構(gòu)、什么等級的設(shè)備以及何種應用模塊。當用戶的需求已經(jīng)完全明確之后，項目的開發(fā)者還要進一步了解用戶打算為這個杯子花多少錢，希望多長時間能夠做出來，以及對杯子的漂亮程度和質(zhì)量的要求。這些信息將為項目開發(fā)者制定切實可行的項目計劃提供重要的依據(jù)。換句話說，只有了解了用戶對項目的基本需求（項目的具體范圍），項目開發(fā)者才能夠決定需要投入多少人力資源、多少時間、多少費用；需要借助哪些內(nèi)外部資源；需要做何種程度的文檔管理；才能夠在預算范圍內(nèi)按時完成項目。通過一個好的項目需求分析，能夠直接知道將來做出來的杯子可以達到什么樣的水平。
四、《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目范圍管理的實踐
(一)與開發(fā)單位共同組建《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目管理組
根據(jù)xxx單位計算機軟件開發(fā)能力的實際情況,我們采用軟件開發(fā)外包的型式。我們知道,《工程造價管理信息系統(tǒng)》作為項目,它的特點之一是一次性的,所以項目組織更多的是采用按項目來劃分組織成員的組織型式。xxx單位領(lǐng)導從三個部門中抽調(diào)知識結(jié)構(gòu)、年齡層次不同的三位同志與開發(fā)單位共同組成《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目管理組,對整個項目進行有效管理,使《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目有了組織保證。我們深知,《工程造價管理信息系統(tǒng)》的開發(fā),不僅是計算機及其軟件系統(tǒng)的開發(fā),而是一種新型管理模式的開發(fā)?！豆こ淘靸r管理信息系統(tǒng)》作為軟件系統(tǒng)僅是管理的輔助系統(tǒng)，不能完全代替人的所有工作。管理軟件再加上管理制度、業(yè)務人員的操作才構(gòu)成一套完整的管理體系。
(二)召開各種層次的座談會確定《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目的具體范圍
為了獲得《工程造價管理信息系統(tǒng)》的具體需求范圍,不至于閉門造車,我們采取走出去,請進來的方法,多次與工程建設(shè)單位、施工單位、工程造價咨詢單位以及上級管理部門分別進行交流、探討,把我們將要開發(fā)的《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目的想法和目標同他們進行溝通,虛心聽取他們的意見和建議。同時多次邀請本市工程造價領(lǐng)域方面的專家和學者進行座談,并使其提供相應的書面材料。在此基礎(chǔ)上,我們加以匯總提煉,并結(jié)合xxx單位行政管理職能，形成《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目基本需求書。
(三)編制《工程造價管理信息系統(tǒng)》基本需求書
編制項目基本需求書的目的是確定《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目的范圍,使軟件開發(fā)單位對整個項目有一個比較清晰的認識,以便確定項目的周期、投入多少人工、開發(fā)費用等。《工程造價管理信息系統(tǒng)》基本需求書是軟件開發(fā)單位編制項目概要設(shè)計書的基礎(chǔ)性文件?！豆こ淘靸r管理信息系統(tǒng)》基本需求書主要有
三部分組成:1、概述2、功能需求3、非功能需求。具體內(nèi)容參見附錄。
（四）《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目范圍變更的控制管理
項目范圍變更的控制是項目范圍管理的一項重要內(nèi)容。《工程造價管理信息系統(tǒng)》作為信息化項目，它的范圍變更是不可避免的。項目,特別是信息化項目,很少能完全按計劃的時間和預算完成的,也很少能達到最初的項目目標,這是因為各項目干系人很少能夠預先就實際的項目范圍最終產(chǎn)品的模樣達成共識(雖然現(xiàn)代軟件已提供了一些工具和方法）?！豆こ淘靸r管理信息系統(tǒng)》項目的甲方（x x x單位）開始不可能準確知道最終提供的產(chǎn)品是什么樣子的，甲方的需求常常是用他們所熟知的技術(shù)來描述的。《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目的乙方（系統(tǒng)開發(fā)單位）可能也不知道最后交付給甲方的成品是什么。只有在項目展開時才逐漸被甲、乙雙方所認識。這可能使得雙方都要改變最初的設(shè)想。變更是貫穿《工程造價管理信息系統(tǒng)》整個項目生命周期（按項目管理生命周期方式，可以分成四個階段：建議和開始、設(shè)計和評價、實施和控制、結(jié)束和停止）始末的?？刂坪庙椖康淖兏覀兪紫茸龊庙椖康拈_始目標基準的確定工作（《工程造價管理信息系統(tǒng)》基本需求書)，基準的需求明確，才能衡量出哪些是需要變更的，否則變更的東西和開始要求的東西混在一起，變更計劃就無從制定，變更的界限也無從劃清。我們定期召開會議，以會議紀要的形式記錄每次變更的內(nèi)容，同時與項目的開始目標基準《(工程造價管理信息系統(tǒng)》基本需求書)進行比較,逐步推進項目的開發(fā)。為了加強《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目范圍變更的控制，甲、乙雙方各派人員組成項目范圍變更的控制領(lǐng)導小組，對于重大的范圍變更，提請領(lǐng)導小組批準，并以補充合同的形式加以解決。
我們在《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目范圍管理實踐中，發(fā)現(xiàn)開發(fā)《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目存在一些瓶頸問題，為了使項目能順利進行，我們采取了相應對策加以解決。
五、開發(fā)《工程造價管理信息統(tǒng)》項目的瓶頸問題
開發(fā)《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目瓶頸問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)編碼標準不統(tǒng)一
由于歷史原因,我們已有的相關(guān)專業(yè)(土建、裝飾、安裝、園林綠化、房修、公用水利等)的工程造價基礎(chǔ)性資料定額人工、材料、機械數(shù)據(jù)庫編碼沒有統(tǒng)一,同時基礎(chǔ)性的工程造價計價軟件市場由數(shù)家專業(yè)軟件公司所占有,工程造價定額人工、材料、機械數(shù)據(jù)庫編碼更無法統(tǒng)一,如果這個問題沒有很好解決的解決方案,今后我們的信息采集、處理以及數(shù)據(jù)庫的維護工作將會相當困難。
（二）缺少統(tǒng)一的工程造價計價軟件數(shù)據(jù)格式
目前本市市場上使有的工程造價計價軟件由數(shù)家專業(yè)軟件公司所開發(fā),輸出的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一格式,這個問題解決不好會給信息采集工作帶來很大的困難。
（三）建設(shè)工程招投標項目資料采集后缺乏綜合處理分析能力
信息采集后,需要建立一套科學實用的數(shù)學模型并與工程造價專業(yè)人員的實際經(jīng)驗相結(jié)合的方法,使處理分析結(jié)果能貼近市場,起到指導市場、服務市場的作用。
（四）缺少長期收集建設(shè)工程招投標項目資料渠道
雖然我們過去在收集建設(shè)工程招投標項目資料方面也做了工作,但無論是在工程數(shù)量、內(nèi)容還是在工程時效性方面與做好xxx單位管理工作還有一定的距離。為了使開發(fā)的《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目得以實施,必須建立建設(shè)工程招投標項目資料的收集渠道。
六、采取對策解決開發(fā)《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目的瓶頸問題
針對開發(fā)《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目的瓶頸問題,我們主要采取如下對策解決。
（一）確定標準,通過“建橋”解決基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)編碼標準不統(tǒng)一問題
確定標準,一方面對相關(guān)專業(yè)(土建、裝飾、安裝、園林綠化、房修、公用水利等)的人工、材料、機械數(shù)據(jù)庫進行修訂、整理，形成統(tǒng)一標準的定額數(shù)據(jù)庫，另一方面與統(tǒng)一的十二位編碼材料(建設(shè)部推薦用)銜接,做好編碼統(tǒng)一的基礎(chǔ)工作，為今后信息采集、處理以及數(shù)據(jù)庫的維護工作提供方便。
（二）采用技術(shù)手段，解決工程造價計價軟件數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一問題
結(jié)合《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目發(fā)布信息的具體內(nèi)容,以及在充分掌握工程造價專業(yè)軟件公司所開發(fā)的計價軟件的具體功能的基礎(chǔ)上,我們同《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目的開發(fā)單位一起設(shè)計了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口文件格式（為下一步信息分析處理提供一個統(tǒng)一數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)）,并通過與工程造價專業(yè)軟件公司協(xié)商使其提供一個控件(沒有界面的計算機程序),供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口調(diào)用,這樣就解決了信息采集的格式不統(tǒng)一問題。
（三）成立相應的分課題組解決信息分析處理問題
信息處理作為一門學科，應該認真對待處理的每一個步驟和過程，不能有絲毫的主觀臆斷。因此，需應用科學的方法解決這個問題。我們特邀請大學老師召開幾次座談會，就信息處理模型的設(shè)計和實施以及信息預測的數(shù)學模型等方面提供相關(guān)的咨詢，并成立了相應的分課題組(具體內(nèi)容不在本文敘述范圍),從而提升信息處理的技術(shù)含量,保證信息處理的及時和準確。
（四）增加工作流程,建立建設(shè)工程招投標項目資料的收集渠道
通過與其他管理職能部門合作，采用相應的行政手段，增加工作流程，建立長效建設(shè)工程招投標項目資料的收集渠道機制。
結(jié)論
筆者通過在xxx單位從事《工程造價管理信息系統(tǒng)》項目范圍管理實踐后得到的思考及建議是:
1、信息化項目范圍的確立是項目建設(shè)的基石。
信息化項目不僅僅是一個技術(shù)工程，更是一個管理工程和系統(tǒng)工程。對信息化項目管理的關(guān)鍵是確定項目范圍，也就是說范圍的確立是項目建設(shè)的基石。在以往的信息化建設(shè)失敗的項目中，80%的是由于項目的范圍不明確而造成的，一個項目的成功的關(guān)鍵因素之一是對項目的范圍的把握。
2、注重橫向部門間的信息共享。
xxx單位是市建委管理職能部門之一，目前信息化應用中各橫向職能部門都有獨立的系統(tǒng)，信息從不同的渠道采集，這樣就形成了一個個的信息孤島。因此上級部門應進行有效的協(xié)調(diào)，使不同的系統(tǒng)協(xié)同應用。協(xié)同應用很重要的一點就是要打破這樣的數(shù)字孤島，在總體上進行有效的規(guī)劃，能夠讓各個不同的應用之間，讓各個不同的數(shù)據(jù)庫之間實行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)跨部門、跨平臺的結(jié)合，在不同的應用系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫中平滑漫游；以建設(shè)工程項目為中心，整合各項功能與操作界面。在這個過程中，通過數(shù)據(jù)的整合與交叉應用，減少數(shù)據(jù)重復輸入，減少誤差，挖掘有效信息。
3、重視溝通的技巧。
溝通是在確定信息化項目范圍時，需求分析人員必須掌握的技術(shù)。其中聆聽最為重要。聆聽可以用語言或非語言行為來表現(xiàn)。聆聽可能是交流溝通的最佳技巧。
4、項目范圍變更的控制是項目范圍管理的一項重要內(nèi)容。
項目,特別是信息化項目,很少能完全按計劃的時間和預算完成的，項目范圍變更的控制是項目范圍管理的一項重要內(nèi)容。