訂艙是貨物托運人(shipper)或其代理人根據(jù)其具體需要，選定適當(dāng)?shù)拇跋虺羞\人(即班輪公司或它的營業(yè)機構(gòu))以口頭或訂艙函電進行預(yù)約恰訂艙位裝貨、申請運輸，承運人對這種申請給予承諾的行為。
訂艙單上通常會有貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發(fā)貨人、船名等內(nèi)容。承運人對這種申請(預(yù)約)給予承諾后，就會在艙位登記簿上登記，即表明承托雙方已建立了有關(guān)貨物運輸?shù)年P(guān)系，并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。
租船訂艙的簡單程序為：
1、進出口公司委托外運公司辦理托運手續(xù)，填寫托運單（shipping note），亦稱訂艙委托書遞送外運公司作為訂艙依據(jù)。
2、外運公司收到托運單后，審核托運單，確定裝運船船舶后，將托運單的配艙回單退回，并將全套裝貨單（shipping order）交給進出口公司填寫，然后由外運公司代表進出口公司作為托運人向外輪代理公司辦同物托運手續(xù)。
3、貨物經(jīng)海關(guān)查驗放行后，即由船長或大副簽收收貨單（又稱大副收據(jù)，matereceipt）。收貨單的船公司簽發(fā)給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據(jù)。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。
訂艙所產(chǎn)生的費用就是訂艙費 ，整箱訂艙費是船公司收取的，拼箱的價格是把所有可能的費用都加在一起計算出的價格。訂艙費船公司是向貨代收取的，只是貨代已經(jīng)在海運費里面含這個費用了，不會另外收取。
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