首先，是由買(mǎi)家指定的貨代（以下簡(jiǎn)稱國(guó)外代理）發(fā)郵件或者通過(guò)其他聯(lián)系方式聯(lián)系其國(guó)內(nèi)的公司或者合作方，告知shipper的聯(lián)系信息。
其次，國(guó)內(nèi)貨代收到shipper的聯(lián)系信息后，聯(lián)系shipper詢問(wèn)貨物狀態(tài)，并發(fā)送郵件或者通過(guò)其他方式告知國(guó)外代理。如貨物已好，可將預(yù)計(jì)出運(yùn)的信息告知對(duì)方并詢問(wèn)是否可以安排出運(yùn)事宜。如使用的國(guó)外代理的訂艙約號(hào)，還要向其索要訂艙約號(hào)，好提交給船公司。
需要特別注意的是，指定貨是聽(tīng)收貨人的指令，而不是聽(tīng)發(fā)貨人的，當(dāng)發(fā)貨人有任何不符合常規(guī)的要求，都必須告知國(guó)外代理，在得到國(guó)外代理許可后方可安排，否則一律不能接受發(fā)貨人的要求。尤其是當(dāng)你第一次操作該發(fā)貨人的貨物的時(shí)候，更應(yīng)該注意，以避免不必要的麻煩。
當(dāng)?shù)玫絿?guó)外代理的許可指令后，即可安排訂艙拖車(chē)報(bào)關(guān)等事宜。當(dāng)然，常期走貨的穩(wěn)定貨物可邊訂艙邊告知對(duì)方航次信息。同時(shí)，需要問(wèn)對(duì)方，出具何種格式的hbl，通常來(lái)說(shuō)，會(huì)是國(guó)外代理提供的hbl。
安排貨物出運(yùn)期間，如有任何貨物狀態(tài)更新及遇到何種問(wèn)題，須及時(shí)和國(guó)外代理溝通。
貨物裝船出運(yùn)后，在提單出具以后，需要向國(guó)外代理詢問(wèn)handling charge是多少，然后連同mbl,hbl，pss（profit share sheet），以及其他清關(guān)單證（如代理問(wèn)你要的情況下）發(fā)送給國(guó)外代理。
另外，由于同一個(gè)國(guó)家可能有多個(gè)合作的代理，切勿將不同代理之間的貨物弄混淆，以免造成不必要的尷尬。而如果自己公司在該國(guó)有自己的分公司，也不可將分公司信息透露給國(guó)外代理，這樣會(huì)讓國(guó)外代理感覺(jué)你是和他在競(jìng)爭(zhēng)，影響了今后的合作。