向客戶提供報價單是新客戶詢盤后最便捷有效的回復(fù)方式。作為銷售商與采購商之間重要的“聯(lián)系紐帶”，一份好的報價單不僅能方便客戶采購，更能夠加深客戶對公司的印象、增強客戶的好感，甚至具有挽留客戶的作用。那么，既然報價單如此重要，寫好它就需要下一些功夫了。
報價單的種類、區(qū)別
1.圖片式
圖片式報價單顧名思義，以產(chǎn)品圖片作為整個報價單的重點內(nèi)容。這類報價單能夠在向客戶直觀地展示產(chǎn)品外貌的同時令客戶對這一產(chǎn)品的價格、型號等情況一目了然。這也是批發(fā)零售公司及生產(chǎn)實體產(chǎn)品的公司最常采用的報價手段之一。
2.對比式
對比式報價單分為橫向和縱向兩個方面。橫向報價單將公司同一類型、不同型號的產(chǎn)品進行對比，方便客戶進行比較、選擇適合自身情況的產(chǎn)品；縱向報價單通常以競爭對手公司的產(chǎn)品情況為“標(biāo)桿”，列出自家產(chǎn)品與競爭對手產(chǎn)品的具體信息供客戶參考。
3.分析式
分析式報價單中不僅有產(chǎn)品的價格、型號等基本信息，還會寫明產(chǎn)品的優(yōu)勢，分析產(chǎn)品和公司的具體情況，比如淡旺季、國際市場標(biāo)準(zhǔn)等，目的是說服客戶不要猶豫、盡快下單。一般來說有經(jīng)驗的業(yè)務(wù)員才會采用分析式報價單來瞄準(zhǔn)客戶的“痛點”。
一份優(yōu)質(zhì)的報價單需要包含哪些內(nèi)容
1.head
即報價單開頭。一般在這一部分會寫明公司（銷售方）的基本資料，如工廠標(biāo)志（factory logo）、公司名稱（company）、地址（detailed address）、郵編（post code）、聯(lián)系人（contact）、聯(lián)系人職位（job title）、電話號碼（telephone no.）、傳真號碼（fax no.）、手機號碼（mobile no.）、郵箱地址（e-mail address）、線上聯(lián)系方式（messenger online）、公司網(wǎng)址（website address）等。此外，這一部分還需寫明本次報價的基本信息，如報價單標(biāo)題（quotation/quotation form/price list）、編號（reference no.）、報價日期（date）、有效期（valid date）等。
2.產(chǎn)品基本信息
進入報價單的主體部分，產(chǎn)品基本信息是重中之重。無論采用上述哪種類型作為報價單的格式，以下幾個方面都應(yīng)盡量完整地出現(xiàn)在產(chǎn)品的基本信息當(dāng)中（括號內(nèi)根據(jù)具體情況選擇）：貨號（item no.）、型號（type）、產(chǎn)品名稱（product’s name）、【產(chǎn)品圖片（photo）】、產(chǎn)品描述（description）、原材料（materials）、規(guī)格（specification）、【尺寸（size）、長度（length）、寬度（width）、高度（height）、厚度（thickness）、管徑（tube’s diameter）、口徑（caliber）、形狀（shape）、外觀顏色（colors）】、數(shù)量（quantity）
3.報價
根據(jù)具體情況選擇貿(mào)易方式（exw，fob，cfr，cif），報價除單位價格外還需包括裝運港、目的港（loading port，destination port）、貨幣種類、中銀匯率（currency，exchange rate）、貨幣單位（unit price/pcs，unit）等。
4.包裝條款及包裝報價
根據(jù)具體情況選擇包裝材料、包裝方式、包裝尺寸等，包裝費用如果需客戶承擔(dān)，則要提供相應(yīng)的包裝報價。
5.付款方式
根據(jù)具體情況選擇付款方式。信用證l/c(letter of credit)一般為最常見的付款方式,此外還可以用電匯 t/t(telegraphic transfer)或付款交單d/p(document against payment)等來付款。
6.報價有效期限
這一點其實很重要：如果國際外貿(mào)形勢變動（或運費、原料費用、用人成本費用等價格變動），注明報價有效期限能夠盡可能地為銷售商減少損失。
7.交貨時間
通常根據(jù)貨物裝運情況來確定一個大致范圍，不需要具體到某一天。
8.產(chǎn)品優(yōu)勢、優(yōu)惠政策等
讓客戶“考慮一下”的好辦法。
撰寫報價單需要注意的問題
1.方便客戶統(tǒng)計和歸檔
無論采用哪種報價方式，報價單都應(yīng)該盡量清楚明白：既方便客戶瀏覽，也便于客戶日后的統(tǒng)計和歸檔（被客戶歸檔，說明有長期合作的希望）。
2.重要信息寫在郵件正文
報價單如果較長，可以把最重要的信息（產(chǎn)品規(guī)格、價格等）復(fù)制粘貼到郵件正文，方便客戶“抓重點”。
3.可提供多種文件格式
報價單除word版本外還可向客戶提供pdf和jpg格式版本，以防客戶的word軟件與自己提供的文件不兼容而造成亂碼、格式錯誤等。
4.郵件標(biāo)題體現(xiàn)1v1
郵件標(biāo)題可寫上客戶的姓名，如“to：xxx”或“for：xxx”，讓客戶擁有被重視之感，從而對公司產(chǎn)生好的印象。
把報價做好自然還不夠，如果沒有詢盤，沒有客戶一切做的再好也只是自我欣賞而已，最首要的還是要先掌握高效客戶開發(fā)方法，能夠獲取到潛在客戶，快速實戰(zhàn)起來。