一、打制訂艙單。
1. 訂艙單用下貨紙根據貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：shipper、consignee、notify 、por、marksnos、quantity、description of goods、gross weight in kilos、measurement、total。
2. 打制完上述內容后，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。
二、收到貨主正式單據后進行審單。
1. 單證必須齊全。
貨主必須提供的單據有：合同副本（售貨確認書、形式發(fā)票）、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關監(jiān)管條件還必須提供相應證件。
2. 如果貨主提供的單據已繕制好，可以從以下方面審核：
a、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致。
b、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致（合同金額不小于發(fā)票金額）。
c、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的發(fā)票號是否一致。
d、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號是否一致。
e、正本單據不許有任何涂改。
f、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。
3. 如果貨主提供的單據空白，可按下列項目繕制：
a、裝箱單主要填制的內容為麥頭、發(fā)票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規(guī)格、數量、毛重、凈重。