會(huì)展物流的具體業(yè)務(wù)流程主要包括以下三大環(huán)節(jié)：
一、指定物流服務(wù)商按照國(guó)際慣例，一般大型展會(huì)，其組委會(huì)都要指定物流服務(wù)商。物流服務(wù)商根據(jù)組委會(huì)提供的信息與參展商聯(lián)系，洽談具體物流服務(wù)需求。在這一階段，參展商業(yè)可以與會(huì)展主辦方進(jìn)行溝通，自己選擇物流服務(wù)商。在實(shí)際會(huì)展活動(dòng)過(guò)程中，展品的物流組織模式主要有：參展商自行負(fù)責(zé)展品運(yùn)輸；參展商自選物流服務(wù)商進(jìn)行展品運(yùn)輸；展會(huì)主辦方指定會(huì)展物流服務(wù)商通過(guò)郵寄或快遞等方式。值得指出的是，在展會(huì)操作中，參展方使用會(huì)展主辦方指定的物流服務(wù)商效果比較好。因?yàn)樵谕ǔＧ闆r下，由會(huì)展主辦方指定的物流服務(wù)商大多是一些有會(huì)展物流經(jīng)驗(yàn)、綜合實(shí)力較強(qiáng)、**度較高，能夠全權(quán)代理展會(huì)的國(guó)內(nèi)、國(guó)際展品物流服務(wù)的大型物流企業(yè)。與這樣的物流供應(yīng)商合作，服務(wù)質(zhì)量、安全性有一定的保障，可省去參展商的許多后顧之憂。如果企業(yè)自己聯(lián)系物流服務(wù)商，比較好找正規(guī)的企業(yè)。否則，將會(huì)展物流業(yè)務(wù)交予缺少經(jīng)驗(yàn)的物流公司難免會(huì)有一些意外發(fā)生，造成不必要的損失。
二、物流服務(wù)方案的設(shè)計(jì)與完善承擔(dān)會(huì)展物流業(yè)務(wù)的物流服務(wù)商根據(jù)參展商的要求設(shè)計(jì)物流服務(wù)方案，包括了解展品的運(yùn)輸、保管、布展及回收等內(nèi)容，如果是國(guó)際性會(huì)議還需要涉及國(guó)際保險(xiǎn)、報(bào)關(guān)等服務(wù)。在這一階段中，物流服務(wù)商需要與參展商充分溝通，才能保證方案符合參展商的需要。一般而言，海外參展商通常有一些國(guó)際性的運(yùn)輸公司代理。國(guó)際展覽運(yùn)輸協(xié)會(huì)認(rèn)為，展會(huì)物流代理工作主要有6個(gè)方面。
1.聯(lián)絡(luò)。
2.展會(huì)前與客戶聯(lián)系，應(yīng)明確基本的運(yùn)輸要求。如單證文件、截止日期等。
3.辦理單證文件以及現(xiàn)場(chǎng)代理。
4.設(shè)計(jì)比較好運(yùn)輸方式和路線。
5.提供現(xiàn)場(chǎng)支持。
6.展后處理、回運(yùn)等。
三、物流服務(wù)方案的實(shí)施根據(jù)會(huì)展主辦方的展會(huì)日程安排，物流服務(wù)商依據(jù)方案進(jìn)行展品提貨、運(yùn)輸、保管等物流作業(yè)，活動(dòng)過(guò)程中要與會(huì)展主辦方及時(shí)溝通。交付展品后，要由參展商進(jìn)行確認(rèn)，待展覽結(jié)束后立即啟動(dòng)下一輪物流或展品回程運(yùn)輸。還可以為參展商提供布展、展覽管理、展品回收處理等一攬子增值服務(wù)。對(duì)于參展商而言，在展品運(yùn)輸階段要與物流代理商緊密聯(lián)系，并注意把握好一下幾個(gè)階段。
1. 認(rèn)真挑選物流商在確定參展之后，參展商要盡快確定展品物流服務(wù)供應(yīng)商。確定物流商后，雙方會(huì)簽訂一份展品運(yùn)輸?shù)膮f(xié)議。協(xié)議主要內(nèi)容有：物流公司及展館的通信地址、聯(lián)系方式和聯(lián)系人、接貨時(shí)間安排、運(yùn)輸方式、到達(dá)站、發(fā)貨單位、展會(huì)名稱、件數(shù)、重量、體積、保險(xiǎn)價(jià)值等。
2. 緊密聯(lián)系物流商在于物流商的聯(lián)系中，比較好使用書面以及傳真形式，以便根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。按照國(guó)際慣例，參展貨物通常是在距離開(kāi)幕前兩天運(yùn)到，保持密切溝通是為了防止展品在運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)意外情況。
3. 迅速有序進(jìn)展場(chǎng)由于展會(huì)周期相對(duì)較短的特點(diǎn)，往往展前展品進(jìn)館的時(shí)間安排很緊，所以，參展商應(yīng)該聽(tīng)從物流代理商的統(tǒng)籌安排，盡可能地爭(zhēng)取布展時(shí)間，做到協(xié)調(diào)、安全、快速、有序。
4. 妥善處理參展品展會(huì)結(jié)束后，參展商應(yīng)與所委托的物流代理商提前溝通，商定好撤展及展品回運(yùn)事宜。