電話問(wèn)詢是貿(mào)易中一種很常見(jiàn)的方式。在外貿(mào)行業(yè)也是如此，skype、ab客國(guó)際電話、全球電話等，通過(guò)電話溝通可以和客戶很快解決生產(chǎn)或交易中遇到的各種問(wèn)題，但對(duì)于很多新人來(lái)說(shuō)很怕接國(guó)外電話，原因無(wú)非是英語(yǔ)不好，聽(tīng)不懂，不知道說(shuō)什么?那么外貿(mào)新人又該如何做呢。
第一步：
看到有客戶打來(lái)電話時(shí)，第一時(shí)間準(zhǔn)備好紙筆，方便記錄。(這個(gè)是避免手忙腳亂)尤其是心里沒(méi)底的同學(xué)。
第二步：
接聽(tīng)后，禮貌的問(wèn)候“hello”，然后通常他會(huì)首先說(shuō)他要找誰(shuí)，你聽(tīng)到你的名字就說(shuō)“this is *** speaking”(禮節(jié)性問(wèn)候，表示出親切友好，并確認(rèn)他沒(méi)找錯(cuò)人)
第三步：
接下來(lái)他會(huì)連續(xù)性的講他要講的話，這個(gè)時(shí)候很可能你沒(méi)有思想準(zhǔn)備或者尚未進(jìn)入狀態(tài)。那么你最好將他引導(dǎo)按照你的提問(wèn)方式來(lái)回答，而不是敘述。
你可以等 他講完一句時(shí)馬上插進(jìn)去說(shuō)：“excuse me，who is that speaking?”他會(huì)回答你名字，你記下來(lái)，然后問(wèn)他“where are you from，please?”知道他是哪國(guó)人。然后問(wèn)他“what is the matter with you?”然后他會(huì)說(shuō)關(guān)于哪方面的，通常打電話過(guò)來(lái)的都是最近和你電郵聯(lián)系過(guò)的，極少是新客人。
如果名字和國(guó)家你能想起或者馬上在郵箱查找出是和你聯(lián)系過(guò)的，你就能馬上知道他會(huì)講哪方面問(wèn)題啦，如果想不起來(lái)，那就聽(tīng)他講一下是關(guān)于哪個(gè)問(wèn)題的，如果你聽(tīng)到了，但是不太明白講的什么，你重復(fù)他的話給他聽(tīng)，那他 會(huì)對(duì)你說(shuō)的表示出“yes”或“no”然后你再繼續(xù)提問(wèn)。(為找到這個(gè)人聯(lián)系的相關(guān)郵件來(lái)了解他可能要講的內(nèi)容，以及引導(dǎo)他按照你的思路談下去)
第四步：
在你判斷出你是否能夠了解他說(shuō)的，如果可以繼續(xù)，如果不可以你就說(shuō)我了解您講的，但是請(qǐng)你再發(fā)一封郵件確認(rèn)一下“i understand what you said，but could you send an email to me to confirm，please?”然后問(wèn)他是否知道郵箱地址，不知道你就告訴他，請(qǐng)他發(fā)過(guò)來(lái)。
第五步：
如果通過(guò)國(guó)名人名沒(méi)找到相關(guān)郵件，問(wèn)一句他是否先前有發(fā)過(guò)郵件給你“have you sent the email to me before?”然后注意聽(tīng)“yes”還是“no”(這個(gè)是方便查找，即使當(dāng)時(shí)沒(méi)找到，現(xiàn)在找到他的郵件也不遲，回復(fù)時(shí)不要忘記加上一句“thanks for your calling”)
最后要說(shuō)上一句glad to speak with you，good bye。(最后是禮節(jié)性的了)
外貿(mào)新人接國(guó)外客戶電話時(shí)，要注意的問(wèn)題：
1、你不要自己心里有包袱，認(rèn)為自己英語(yǔ)不好，從而沒(méi)辦法認(rèn)真聽(tīng)對(duì)方講的。(反正英語(yǔ)是不好，你就當(dāng)是聽(tīng)不懂，能聽(tīng)一個(gè)是一個(gè)，就算全聽(tīng)不懂沒(méi)人知道這通電話對(duì)吧)
2、你的語(yǔ)速很重要，你最好一個(gè)詞一個(gè)詞吐出來(lái)，一是方便對(duì)方聽(tīng)二是他會(huì)有意識(shí)的將語(yǔ)速放慢。
3、以上的用詞都很簡(jiǎn)單， 但是自己大腦要有一定的條理。
外貿(mào)新人學(xué)習(xí)接國(guó)外客戶電話平時(shí)要做的：
1、郵件最好用outlook能夠按國(guó)家或按人名分類，這個(gè)時(shí)候就大有用場(chǎng)了。
2、幾個(gè)簡(jiǎn)單的英語(yǔ)單詞還是要會(huì)的，平時(shí)多讀一下這幾個(gè)常用 單詞，爭(zhēng)取發(fā)音準(zhǔn)確。
3、多聯(lián)系口語(yǔ)，買個(gè)耳麥，找?guī)讉€(gè)愿意聊天的老外在線聊。一是了解人家能不能聽(tīng)懂你講的二是熟能生巧，聽(tīng)多了保證你 會(huì)想聽(tīng)到老外的電話。
4、抓住每個(gè)進(jìn)來(lái)的電話練習(xí)，找出一個(gè)適合自己聽(tīng)電話的方式。
以下是應(yīng)對(duì)這類電話的常用語(yǔ)句：
hello, this is michelle speaking.
who is that speaking? where are you from?what’s the matter with you? can i help you?
who are you looking for? oh, he/she is out, i’m his/her colleage. can you call in later? or you can leave a tellphone number. i will tell/inform him/her to call you promptly as soon as/when he/she is back.
excuse me, i don’t understand what you have said. i didn’t hear clearly.
would you speak again please? have you sent me an email before? could you send the email to me please?
hank you for calling. glad to speak to you. hope i have helped you. you are welcome. byebye.