買家指定的貨代(以下簡(jiǎn)稱國(guó)外代理)發(fā)郵件或者通過(guò)其他聯(lián)系方式聯(lián)系其國(guó)內(nèi)的公司或者合作方，告知shipper的聯(lián)系信息。其次，國(guó)內(nèi)貨代收到shipper的聯(lián)系信息后，聯(lián)系shipper詢問(wèn)貨物狀態(tài)，并發(fā)送郵件或者通過(guò)其他方式告知國(guó)外代理。如貨物已好，可將預(yù)計(jì)出運(yùn)的信息告知對(duì)方并詢問(wèn)是否可以安排出運(yùn)事宜。如使用的國(guó)外代理的訂艙約號(hào)，還要向其索要訂艙約號(hào)，好提交給船公司。需要特別注意的是，指定貨是聽收貨人的指令，而不是聽發(fā)貨人的，當(dāng)發(fā)貨人有任何不符合常規(guī)的要求，都必須告知國(guó)外代理，在得到國(guó)外代理許可后方可安排，否則一律不能接受發(fā)貨人的要求。尤其是當(dāng)你第一次操作該發(fā)貨人的貨物的時(shí)候，更應(yīng)該注意。以避免不必要的麻煩。當(dāng)?shù)玫絿?guó)外代理的許可指令后，即可安排訂艙拖車報(bào)關(guān)等事宜。當(dāng)然，常期走貨的穩(wěn)定貨物可邊訂艙邊告知對(duì)方航次信息。同時(shí)，需要問(wèn)對(duì)方，出具何種格式的hbl，通常來(lái)說(shuō)，會(huì)是國(guó)外代理提供的hbl。
安排貨物出運(yùn)期間，如有任何貨物狀態(tài)更新及遇到何種問(wèn)題，須及時(shí)和國(guó)外代理溝通。貨物裝船出運(yùn)后，在提單出具以后，需要向國(guó)外代理詢問(wèn)handlingcharge是多少，然后連同mbl，hbl，pss(profitsharesheet)，以及其他清關(guān)單證(如代理問(wèn)你要的情況下)發(fā)送給國(guó)外代理。另外，由于同一個(gè)國(guó)家可能有多個(gè)合作的代理，切勿將不同代理之間的貨物弄混淆，以免造成不必要的尷尬。而如果自己公司在該國(guó)有自己的分公司，也不可將分公司信息透露給國(guó)外代理，這樣會(huì)讓國(guó)外代理感覺你是和他在競(jìng)爭(zhēng)，影響了今后的合作。
★ 指定貨會(huì)有何種風(fēng)險(xiǎn) ★
由于貨代出具給發(fā)貨人的提單是hbl(貨代提單)而不是mbl(船公司提單)，而hbl并不能真正達(dá)到控制貨權(quán)的目的，因此會(huì)造成國(guó)外代理“無(wú)單放貨”，即國(guó)外代理在無(wú)hbl的情況下，憑借其擁有mbl從船公司處提取貨物后放給收貨人，造成發(fā)貨人貨款兩空的局面。
當(dāng)然現(xiàn)在無(wú)單放貨的情況已經(jīng)極少了。但當(dāng)出口商與進(jìn)口商初次合作時(shí)，仍需注意此問(wèn)題。應(yīng)盡量催促收貨人盡早支付貨款。