淺談房地產(chǎn)行業(yè)采購工作的常見問題及對策
廣聯(lián)達(dá) 馬明
近年來房地產(chǎn)行業(yè)蓬勃發(fā)展，開發(fā)商如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)。因經(jīng)營管理水平參差不齊、產(chǎn)品同質(zhì)化嚴(yán)重，導(dǎo)致企業(yè)之間的競爭日益激烈，整體利潤水平有逐年下降趨勢。很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)開始專注于自身競爭力的提升，認(rèn)識到采購管理對企業(yè)的戰(zhàn)略意義和重要作用，不再將采購管理簡單定位于物資采購和供應(yīng)、施工生產(chǎn)需要上，而是將其提升為成本控制中心，乃至企業(yè)價值創(chuàng)造（圖1）的高度。
（圖1）
對于房地產(chǎn)行業(yè)而言，從項目前期的產(chǎn)品規(guī)劃、項目策劃、設(shè)計、勘察、材料、設(shè)備、施工、監(jiān)理、營銷、物業(yè)管理等均需要進(jìn)行采購，具有“三多”特征，即多標(biāo)的物、多采購方式和多協(xié)作單位(圖2）。
（圖2）
事實上，房地產(chǎn)行業(yè)采購工作也同樣遵循采購管理的”5r”原則，即合適的供應(yīng)商（right vender）、合適的品質(zhì)（right quality）、合適的時間（right time）、合適的價格（right price）、合適的數(shù)量（right quantity）。采購管理的目標(biāo)就是通過五要素的合理取舍和平衡以達(dá)到最優(yōu)組合，并且能實現(xiàn)從供應(yīng)型向價值創(chuàng)造型的漸進(jìn)轉(zhuǎn)變，其難度和復(fù)雜度均很大。因此在實際的采購工作中，各種各樣的問題頻繁出現(xiàn)，采購部門承受巨大的壓力，開發(fā)商也因要素失衡而付出了沉重代價，主要出現(xiàn)的問題如下：
采購方式的選擇具有一定的隨意性
采購計劃性較差，導(dǎo)致采購工作比較被動
采購工作經(jīng)常拖延，運作的效率比較低
采購質(zhì)量不高，時有采購到假冒偽劣物資的情況
采購成本居高不下
優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源比較缺乏
遏制采購腐敗的努力未見明顯成效
面對這些問題和不利因素，如何與供應(yīng)商建立穩(wěn)定、共贏的合作關(guān)系，如何有效實現(xiàn)采購質(zhì)量、進(jìn)度、價格要素合理組合，如何有效杜絕采購不良行為，我們認(rèn)為可從以下幾方面著手：
一、制定合理的采購規(guī)劃和策略
依據(jù)上述房地產(chǎn)行業(yè)采購工作特征，開發(fā)商幾乎不可能完成項目全部材料和設(shè)備的采購供應(yīng)工作。因此為了保證項目的順利開展，開發(fā)商需要結(jié)合種類、成本控制難易程度、產(chǎn)品品質(zhì)重要程度、項目工期、乙方配合情況等因素，確定甲供、甲定乙供、甲指乙供、乙供等模式和范圍，將非關(guān)鍵性物資采購工作外包給乙方單位，從而使開發(fā)商重點關(guān)注于對樓盤質(zhì)量和效果影響較大的采購項目，發(fā)揮供應(yīng)鏈的協(xié)調(diào)效應(yīng)，實現(xiàn)投入產(chǎn)出最大化。
同時，對于開發(fā)商自行采購的物資，按照kraljic采購定位模型所述（圖3），針對采購支出、供應(yīng)風(fēng)險（可獲得性、供應(yīng)商數(shù)量、產(chǎn)品可替代性、供應(yīng)市場情況等）、對項目價值等方面指標(biāo)進(jìn)行分類，形成不同特征的采購項目。
（圖3）
由于不同緯度的四種采購項目的屬性不同，我們根據(jù)這些屬性特征，需要制定不同的采購策略：
二、 重視源頭、規(guī)范采購計劃管理
采購計劃是采購工作的首要環(huán)節(jié)，具有承上啟下的作用。有效的采購計劃不僅能夠及時滿足項目開發(fā)需要，而且更重要的是使企業(yè)的資金、人力、時間等資源得到合理占用。目前，很多的采購部門往往抱怨計劃提交不及時、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致采購工作很被動，陷入項目工期需要和采購成本目標(biāo)之間的兩難困境。因此采購部門需要扭轉(zhuǎn)不利因素，化被動為主動，建議從以下幾方面作手：
1、主動加強(qiáng)上游需求部門的信息溝通
采購人員除加強(qiáng)自身對項目開發(fā)過程中采購物資品種和采購規(guī)律的熟悉之外，更重要的是及時、主動與項目需求部門及早了解將要采購的物資品種、采購數(shù)量、關(guān)鍵技術(shù)要求、進(jìn)場時間等內(nèi)容，提早做好供應(yīng)商資源、采購方案等準(zhǔn)備工作。
2、制定和落實招標(biāo)工作時限要求
招標(biāo)工作在實際采購過程中周期相對較長，占用資源較多。為避免過程中相互扯皮和推諉，進(jìn)而影響開發(fā)項目進(jìn)度和質(zhì)量，企業(yè)很有必要依據(jù)項目總體開發(fā)計劃，采用倒計時原則制定招標(biāo)工作時限要求，明確各招標(biāo)關(guān)鍵節(jié)點的最遲完成時間和責(zé)任部門，并嚴(yán)格加以落實和考核。
3、引入預(yù)警機(jī)制
一般對于招標(biāo)項目而言，制定的季度或月度采購計劃比較貼近項目開發(fā)需要，直接影響到項目的進(jìn)度和質(zhì)量，其重要性不言而喻。對于制定的計劃，在實際執(zhí)行過程中，當(dāng)出現(xiàn)偏差時，需要及時進(jìn)行預(yù)警提示，并且根據(jù)偏差值大小，呈現(xiàn)不同的風(fēng)險預(yù)警級別，以引起高度重視，及時消除計劃延誤所帶來的風(fēng)險和問題。
三、快速提高采購運作效率
物資招標(biāo)項目一般周期都在1個月左右，甚至更長。這其中，大部分時間是耗費在工作審批、各部門之間的溝通協(xié)調(diào)以及與供應(yīng)商持續(xù)溝通等方面。尤其是對于企業(yè)的內(nèi)耗，急需引起開發(fā)商的重視和改進(jìn)。
1、優(yōu)化審批設(shè)置、提高審批效率
一方面，企業(yè)要結(jié)合項目特征、物資屬性、采購方式、風(fēng)險管控等要素綜合考慮，優(yōu)化采購過程中的審批環(huán)節(jié)，取消不必要的審批環(huán)節(jié)，改進(jìn)審批方式，減少審批節(jié)點。例如，對于招標(biāo)采購項目，重點加強(qiáng)招標(biāo)申請、資審結(jié)果、招標(biāo)文件、定標(biāo)結(jié)果和合同文件等審批；對于詢價采購項目，重點關(guān)注供方名單和詢價結(jié)果的審批。另一方面，借助電子審批系統(tǒng)和視頻會議系統(tǒng)等先進(jìn)手段，及時進(jìn)行提醒，實現(xiàn)移動式審批，改變過去被動等待簽字審批的尷尬局面，進(jìn)而快速提高審批效率。
2、加強(qiáng)部門間協(xié)同工作效率
由于本位主義的存在，在實際采購過程中，部門之間協(xié)同工作效率并不太高，相互推諉和扯皮現(xiàn)象屢見不鮮，造成嚴(yán)重的內(nèi)耗。因此，作為采購工作的組織單位，企業(yè)需要授權(quán)采購部門，讓其承擔(dān)起領(lǐng)導(dǎo)者的角色，主動推進(jìn)采購過程中的工作溝通和協(xié)調(diào)，并切實承擔(dān)起采購管理的重任。
3、 提高對外溝通效率
采購人員在實際工作中，經(jīng)常忙于打電話、發(fā)傳真、接待供應(yīng)商等事務(wù)性工作，繁瑣且效率低下。目前，越來越多的開發(fā)商，已經(jīng)借助電子商務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建了廣泛、高效的溝通渠道，輕松實現(xiàn)一對多的快速、準(zhǔn)確傳遞信息，極大地提高了溝通效率和質(zhì)量。
四、 內(nèi)外兼修，建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商庫
在實際工作中，采購員往往抱怨好的廠商要么留不住，要么不配合，經(jīng)常為尋找信譽(yù)好、實力佳的廠商而疲于奔命，結(jié)果卻未必滿意。事實上，企業(yè)若要建立一套穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商庫，不能一蹴而就，需要內(nèi)外兼修，扶優(yōu)劣汰，逐步建立自身的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商庫。
1、 選擇適合自己的供應(yīng)商
“適合自己的才是合理的”，對于企業(yè)或項目而言，采購過程中并不是必須要選擇知名品牌供應(yīng)商。企業(yè)需要結(jié)合開發(fā)項目檔次、自身實力、合作模式、地域特征等方面綜合考慮和權(quán)衡，制定統(tǒng)一的合格供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)和要求。一方面，在供應(yīng)商入庫審核時，按照標(biāo)準(zhǔn)選擇符合的供應(yīng)商納入合格供方庫；另一方面，在業(yè)務(wù)合作過程中，對供應(yīng)商業(yè)務(wù)參與記錄、過程履約記錄、乃至竣工結(jié)算和保修期階段的記錄持續(xù)進(jìn)行評價，對納入黑名單的供應(yīng)商進(jìn)行公示，將不適合自己的供應(yīng)商名單及時從合格供方庫中進(jìn)行剔除。
2、拓寬信息渠道
從廣度上來講，采購人員可以通過搜索引擎、互聯(lián)網(wǎng)、展會等渠道快速查找到相應(yīng)的供應(yīng)商，快速補(bǔ)充信息量；從深度上來講，采購人員可以多結(jié)交些同行朋友，能夠準(zhǔn)確、快速獲取到供應(yīng)商的合作和信譽(yù)情況，有利于在采購過程中加以甄別和篩選。
3、加強(qiáng)自身采購信譽(yù)建設(shè)
在過程中，不公平采購、付款條件異?？量?、付款時間一拖再拖、人員服務(wù)態(tài)度惡劣等情況時有發(fā)生，造成開發(fā)商企業(yè)逐漸失信于供應(yīng)商，導(dǎo)致供應(yīng)商不太愿意配合采購方的情況，并且形成企業(yè)品牌形象不佳的情況。因此，開發(fā)商企業(yè)也需要建立自身誠信采購形象，注重采購承諾，避免欺騙行為，本著互利共贏的原則開展業(yè)務(wù)合作，逐步建立起自身的采購信譽(yù)，才能逐步擁有一批持續(xù)、穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴。
五、 定標(biāo)準(zhǔn)、管兩端，提升采購物資質(zhì)量
采購物資的質(zhì)量好壞，影響到的絕不僅僅是項目開發(fā)的進(jìn)度，更重要的會影響到開發(fā)項目的品質(zhì)和企業(yè)形象。采購物資的質(zhì)量是開發(fā)商企業(yè)重點把控、但也是經(jīng)常出現(xiàn)問題的領(lǐng)域。對于質(zhì)量控制而言，涉及到自采購計劃、送樣、封樣、驗收等全過程（圖4），所以筆者認(rèn)為，需要對業(yè)務(wù)全過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)采取措施和控制，多管齊下、整體聯(lián)動
（圖4）
1、 建立重點物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)桿
對于影響到項目外觀形象、產(chǎn)品品質(zhì)的重要物資，如電梯、涂料、電工產(chǎn)品、瓷磚、門窗、燈具、潔具等，需要建立統(tǒng)一的品牌、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、樣品圖片和驗收規(guī)范資料庫，在企業(yè)內(nèi)樹立標(biāo)桿和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格約束項目物資采購和驗收工作，提高物資質(zhì)量。
2、 明確采購計劃中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求
在計劃階段，需求部門要提供所需物資的規(guī)格型號、技術(shù)要求、參考標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品檔次、產(chǎn)地等要求，必要的話附上產(chǎn)品樣式圖片，這樣從源頭明確需求，才能保證采購過程和驗收入庫階段不會出現(xiàn)產(chǎn)品走樣，乃至“以次充好”的現(xiàn)象。
3、 嚴(yán)格把好驗收關(guān)
目前采購過程中，大多企業(yè)已采用樣品確認(rèn)制度，對所供應(yīng)商的物資樣品組織多方進(jìn)行簽字確認(rèn)，以保證供應(yīng)物資的準(zhǔn)確性。但從上圖中不難看出，產(chǎn)品封樣工作在整體質(zhì)量控制鏈中處于中間位置，并不是終點。因此企業(yè)需要重視產(chǎn)品檢驗環(huán)節(jié)，需要對比樣品和實際產(chǎn)品的圖片、技術(shù)要求等內(nèi)容，并進(jìn)行必要的抽樣驗收，組織專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行把好關(guān)，而不是流于形式，才能避免企業(yè)付出沉重代價。
六、“兩多一集中”，降低采購成本
“不僅買對，而且不貴”，在質(zhì)量滿足項目要求的前提下，價格必然成為采購的主要目標(biāo)之一。控制價格的方法有很多種，便歸根結(jié)底還是“兩多一集中”：第一，就是實現(xiàn)集中采購，形成采購規(guī)模優(yōu)勢，靠量壓價；第二，就是鼓勵供應(yīng)商多次、充分競爭，采購方坐收“漁翁之利”；第三，就是多深入分析和對比價格，摸清實際成本和利潤情況，不花冤枉錢。
1、力推集中采購
采購過程中，在滿足項目工期、質(zhì)量的前提下，對于本項目或項目間相同和相近功能、或相互關(guān)聯(lián)、或相互配套的采購項目，應(yīng)盡量集中進(jìn)行采購，利用采購量來提高自身議價能力，以獲取到更加優(yōu)惠的價格。同時企業(yè)可以實踐“集中采購+分散采購”的混合模式，項目公司主要采購一些輔助或應(yīng)急類物資，城市公司重點做好需要招標(biāo)類的物資采購的作，而對于戰(zhàn)略類物資，可以集中總公司統(tǒng)一進(jìn)行采購，減少重復(fù)采購次數(shù)，提高采購效率，減少采購運作成本。
2、主張多輪招標(biāo)、充分競爭
首先，開發(fā)商企業(yè)在采購過程中，需要給供應(yīng)商搭建一個公平、公正的競爭平臺和環(huán)境，制定合理和統(tǒng)一的采購的技術(shù)條件和評定標(biāo)準(zhǔn)，為供應(yīng)商能真正進(jìn)行競爭奠定基礎(chǔ)；
其次，對于招標(biāo)采購項目，從發(fā)布標(biāo)書到最后定標(biāo)，一般需要3輪以上的競爭，其中技術(shù)評標(biāo)至少1輪，商務(wù)競標(biāo)和決標(biāo)至少需要2輪，進(jìn)行逐輪淘汰，才可以進(jìn)行充分、有序競爭，選擇到有競爭力的供應(yīng)商和結(jié)果（圖5）；
（圖5）
最后，可以考慮在采購中引入符合條件的新廠商，打破以往的競爭格局，形成“鰱魚效應(yīng)”，激發(fā)采購過程中新的競爭活力。
3、開展采購價格積累公示，獎優(yōu)罰劣
在企業(yè)內(nèi)部，建立采購價格信息庫，可以逐步積累涵蓋到各地區(qū)、各類別、各時段的物資價格信息，橫向可以進(jìn)行各地區(qū)采購價格對比，縱向可以清晰查看到價格變動趨勢。這樣的話，我們在價格評審時，不再簡單的進(jìn)行決策，而是提供綜合對比和分析，更加理性地進(jìn)行價格審核。
另外，對于各地區(qū)和采購員的物資采購價格每月集中進(jìn)行公示一次，減少信息的不對稱情形。接受企業(yè)內(nèi)部人員乃至外部供應(yīng)商的監(jiān)督，對于其中不合理、不合規(guī)的地方以及存在的問題，須按制度進(jìn)行處罰，并敦促采購部門和人員積極進(jìn)行整改完畢。建立獎勵制度，對于采購價格下降的，給企業(yè)帶來較好經(jīng)濟(jì)效益的人員，給予一定比例的獎勵。通過這樣推拉結(jié)合的方式，有利于促進(jìn)采購部門不斷提高采購經(jīng)濟(jì)效益。
4、學(xué)會核價、加強(qiáng)核價
首先，對于采購價格，必須由專門核價部門（核算部或財務(wù)部等）獨立進(jìn)行核價。核價人員有權(quán)對采購價格進(jìn)行質(zhì)疑，提出價格調(diào)整建議和說明，要求采購部門進(jìn)行整改或調(diào)整。若整改和調(diào)整不符合要求，采購部門無權(quán)與供應(yīng)商簽訂合同。
當(dāng)然，核價人員，包括采購人員均需要學(xué)會核價。我們需要掌握一定的材料專業(yè)和財務(wù)知識，深入市場、熟悉物資的成本構(gòu)成和利潤情況、了解各供應(yīng)商和品牌的優(yōu)劣勢、掌握主要原材料的價格變動趨勢，摸索建立一套各類物資的價格規(guī)律，逐步提高核價水平。
七、三權(quán)分立、過程透明，推進(jìn)陽光采購
對于采購這樣敏感的工作，必須承認(rèn)防止腐敗必定是采購管控的重點方向。企業(yè)在如何遏制采購腐敗方面，絞盡腦汁，想出各種各樣的方法來防止黑幕叢生，避免為企業(yè)造成重大損失。我們認(rèn)為需要從體系建設(shè)、制度完善等幾方面著手：
1、設(shè)置“采—管—控”體系
為避免總部和項目公司、部門與部門之間出現(xiàn)職責(zé)不清、相互約束不夠等現(xiàn)象，需要設(shè)置“采購—管理—監(jiān)控”的管理體系（圖6），實現(xiàn)采管分離、管控分離，相互獨立、相互制衡。
（圖6）
2、完善采購管理制度
首先，在采購流程設(shè)計上面，可以考慮分權(quán)設(shè)計，減少采購權(quán)的過度集中而導(dǎo)致一家獨大，降低腐敗滋生的風(fēng)險。在招標(biāo)過程中，成立由各部門參與的招標(biāo)委員會、采購信息必須對外公開發(fā)布、招標(biāo)方式選擇須由采購部門經(jīng)理確定、供應(yīng)商名單允許其他部門推薦或供應(yīng)商自薦、開標(biāo)環(huán)節(jié)需要監(jiān)察部門參與、評標(biāo)專家自動抽取、技術(shù)和需求部門獨立負(fù)責(zé)評定技術(shù)標(biāo)、成本部獨立提供標(biāo)底價、評標(biāo)報告需要評委全體人員簽字、項目公司重要物資采購定標(biāo)需要總部審批、其他物資采購必須進(jìn)行備案和接受事后審核等，多人參與，共同監(jiān)管。
其次，采購方和供應(yīng)商簽訂《采購廉潔協(xié)議》，建立有效的反商務(wù)賄賂機(jī)制，規(guī)范采購行為。若發(fā)生供應(yīng)商在業(yè)務(wù)交往中賄賂采購人員，不僅會按照制度處理采購人員，而且采購方也有權(quán)中止合同，供應(yīng)商并且需要承擔(dān)損失。
3、建設(shè)電子商務(wù)系統(tǒng)
俗話說，“陽光是最好的防腐劑”。對于采購而言，同樣需要將采購過程不斷公開化、透明化，避免暗箱操作和相互勾結(jié)。傳統(tǒng)的采購管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展需要，而建立電子商務(wù)系統(tǒng)將為推進(jìn)“陽光采購”提供了一個先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)和高效的解決方案。
企業(yè)通過建立電子商務(wù)系統(tǒng)（圖7），招標(biāo)方和投標(biāo)方的主要采購工作在線完成，減少人為接觸機(jī)會，而且借助系統(tǒng)可以擴(kuò)大供應(yīng)商選擇范圍，促進(jìn)投標(biāo)方在統(tǒng)一的平臺上進(jìn)行充分和公平競爭，所有采購過程環(huán)節(jié)和資料均能真實和完整的積累下來。
（圖7）
因此，建立電子商務(wù)系統(tǒng)，不僅能將企業(yè)各類采購工作統(tǒng)一到平臺進(jìn)行操作，形成集中采購管理優(yōu)勢，而且更有利于打破保護(hù)主義的束縛，吸引更有的供應(yīng)商參與到競爭中來，使我們的采購操作得以公開、透明的操作，真正讓采購“陽光”起來。
綜上，房地產(chǎn)開發(fā)商需要進(jìn)行采購統(tǒng)一規(guī)劃、逐步完善采購管理制度和操作標(biāo)準(zhǔn)、明確采購控制要點和原則、加強(qiáng)采購隊伍的培訓(xùn)和素質(zhì)建設(shè)、建立電子商務(wù)系統(tǒng)等一系列的運作，積極倡導(dǎo)和踐行“陽光采購”，才能持續(xù)提升開發(fā)產(chǎn)品品質(zhì)和價值、降低開發(fā)成本、減少資金占用、創(chuàng)造利潤源泉，使企業(yè)能在激烈的競爭環(huán)境中脫穎而出，保持持續(xù)、快速地發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
楊婉慧 龔國華著：《kraljic采購矩陣的改進(jìn)與實證研究》