項(xiàng)目管理的技術(shù)協(xié)調(diào)方法
一、“技術(shù)協(xié)調(diào)”的含義：
建設(shè)項(xiàng)目管理，是為滿足建設(shè)項(xiàng)目對(duì)于特定目標(biāo)要求而進(jìn)行的系統(tǒng)的、有效的計(jì)劃、組織、控制與協(xié)調(diào)活動(dòng)。“協(xié)調(diào)”是建設(shè)項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。我國(guó)常稱協(xié)調(diào)為“結(jié)合部管理”，美國(guó)管理界稱之為“界面管理”，其含義是：“主動(dòng)調(diào)和相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換，以確保管理的效率”。協(xié)調(diào)的內(nèi)容包括人際關(guān)系、組織關(guān)系、資源供求、信息交換等方面，資源供求與信息交換協(xié)調(diào)可以統(tǒng)稱為技術(shù)協(xié)調(diào)。本文從業(yè)主的角度，對(duì)項(xiàng)目管理中技術(shù)協(xié)調(diào)，尤其是技術(shù)信息協(xié)調(diào)的意義和有關(guān)方法加以論述。
二、“技術(shù)協(xié)調(diào)”的意義：
1.技術(shù)協(xié)調(diào)是目前建設(shè)項(xiàng)目管理的薄弱環(huán)節(jié)：
對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)程序的各個(gè)階段而言，規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工階段自身有較完善的質(zhì)保體系，有各自較為嚴(yán)密的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，但各階段之間需要銜接，必然存在技術(shù)信息的相互流動(dòng)。例如，施工單位對(duì)于設(shè)計(jì)使用功能的理解，以及對(duì)變更的掌握，設(shè)計(jì)單位對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)和施工動(dòng)態(tài)情況的了解等，都依賴技術(shù)信息交流；項(xiàng)目管理的對(duì)象，即工程實(shí)體本身，是一個(gè)由眾多的環(huán)節(jié)構(gòu)成的系統(tǒng)，例如工序銜接和專業(yè)配合等，都存在技術(shù)協(xié)調(diào)的要求；項(xiàng)目的參與者，僅就施工階段而言，各設(shè)計(jì)單位、技術(shù)服務(wù)單位、各分包商及材料、設(shè)備供應(yīng)商，以及單位內(nèi)部的各部門，少則十幾家，多則上百家，存在復(fù)雜的相互交叉的技術(shù)協(xié)調(diào)問(wèn)題。項(xiàng)目管理實(shí)踐證明，技術(shù)協(xié)調(diào)失敗引發(fā)的問(wèn)題在項(xiàng)目缺陷中占了相當(dāng)大的比例。
2.技術(shù)協(xié)調(diào)引發(fā)的問(wèn)題往往是嚴(yán)重的：
技術(shù)協(xié)調(diào)是在各階段間、工程各部位間，以及各單位間（簡(jiǎn)稱各子系統(tǒng)間）傳遞技術(shù)信息，對(duì)于其中的部分子系統(tǒng)，這些信息有時(shí)作為工作的標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)，最常見(jiàn)的是軸線與標(biāo)高的傳遞，以及圖紙的提供等，一旦出錯(cuò)其損失可想而知；技術(shù)信息有時(shí)作為工作的保障，例如施工現(xiàn)場(chǎng)各單位對(duì)于道路、水電、材料、機(jī)械設(shè)備、臨時(shí)設(shè)施的占用及其變化情況。錯(cuò)誤的技術(shù)信息一經(jīng)傳遞，往往會(huì)在相對(duì)封閉的子系統(tǒng)中持續(xù)作用，或者對(duì)其他子系統(tǒng)引發(fā)連鎖反應(yīng)，直至出現(xiàn)現(xiàn)實(shí)的矛盾后才被發(fā)覺(jué)，具有隱蔽的特征。
3.技術(shù)協(xié)調(diào)是管理責(zé)任的重點(diǎn)：
正是由于技術(shù)協(xié)調(diào)提供工作的依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和保障，其責(zé)任重大，因而成為項(xiàng)目參與者索賠與反索賠的重要內(nèi)容。在項(xiàng)目管理實(shí)踐中，由于不重視技術(shù)協(xié)調(diào)而招致?lián)p失的教訓(xùn)是慘痛的。
4.技術(shù)協(xié)調(diào)是建設(shè)項(xiàng)目管理的經(jīng)常性工作：
技術(shù)協(xié)調(diào)的重要性，不僅體現(xiàn)在其必要性上，也體現(xiàn)在其經(jīng)常性上，這是建設(shè)項(xiàng)目的特殊性使然。建設(shè)項(xiàng)目不僅具有一般項(xiàng)目的“一次性”的特點(diǎn)，還有實(shí)施周期長(zhǎng)、目標(biāo)系統(tǒng)化和行為主體多樣化等特點(diǎn)，因而技術(shù)協(xié)調(diào)對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目管理而言，其意義超出一般的控制方法。
三、技術(shù)協(xié)調(diào)方法淺析：
項(xiàng)目管理實(shí)踐表明，技術(shù)協(xié)調(diào)失敗有以下幾種類型：
a.信息未能傳達(dá)；
b.信息發(fā)出方表達(dá)錯(cuò)誤或表達(dá)模糊；
c.信息接受方理解出現(xiàn)偏差；
d.信息與現(xiàn)實(shí)不符。
避免以上問(wèn)題，應(yīng)從項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)、制約機(jī)制、協(xié)調(diào)程序和協(xié)調(diào)形式等方面采取措施，以下分別進(jìn)行論述：
1.建立科學(xué)的項(xiàng)目管理內(nèi)、外部結(jié)構(gòu)：
項(xiàng)目管理組織是項(xiàng)目所有參與方的組成形式，其結(jié)構(gòu)決定了技術(shù)協(xié)調(diào)工作的性質(zhì)和工作量。一方面，項(xiàng)目在必須分包時(shí)應(yīng)適度，避免不合理肢解工程的做法。專業(yè)分工細(xì)化是建筑業(yè)發(fā)展的一大特點(diǎn)，是必然趨勢(shì)，因?yàn)檫@樣可以從根本上提高局部工程的質(zhì)量，降低成本，但是不少業(yè)主把工程分得過(guò)細(xì)、插手過(guò)多，無(wú)形中使“結(jié)合部”迅速增加，給協(xié)調(diào)工作帶來(lái)困難。同時(shí)，設(shè)計(jì)單位的施工圖紙往往在涉及專業(yè)公司部分時(shí)不夠詳細(xì)，而那些能反映的參數(shù)一旦被不同承包人有不同的理解，就會(huì)引發(fā)銜接的問(wèn)題。如裝飾工程中的軸線、標(biāo)高，以及各元素豎向?qū)R、橫向交圈等原則可能就會(huì)出問(wèn)題。
另一方面，項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)的合理與否，應(yīng)充分考慮業(yè)主自身的協(xié)調(diào)能力。例如，工程的材料、設(shè)備是由施工承包人負(fù)責(zé)，還是自行采購(gòu)，業(yè)主應(yīng)根據(jù)工程具體情況、自身管理能力及經(jīng)濟(jì)方面加以綜合考慮。指定過(guò)多的供應(yīng)商，勢(shì)必涉及眾多的諸如技術(shù)考察、選型、商簽合同，以及指定供貨的時(shí)間、數(shù)量、地點(diǎn)、組織有關(guān)單位驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。相比較由施工承包商負(fù)責(zé)材料、設(shè)備供貨而言，有時(shí)單從價(jià)格角度看是節(jié)省了，但卻增加了大量的技術(shù)協(xié)調(diào)工作，客觀上違背了集約化原則。同時(shí)，如果開(kāi)發(fā)商由于技術(shù)力量等原因出現(xiàn)協(xié)調(diào)失誤引起損失，就更加得不償失。
第三方面，項(xiàng)目管理組織的內(nèi)部分工方式也影響著技術(shù)協(xié)調(diào)的效果。一種是把人員按區(qū)域分工，例如按樓層或棟號(hào)分工，可以提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，避免扯皮現(xiàn)象，但對(duì)特定區(qū)域而言，各項(xiàng)事務(wù)是多頭協(xié)調(diào)，對(duì)特定事務(wù)而言，在各區(qū)域又是多頭管理，重復(fù)工作較多；另一種是職能式分工，即針對(duì)具體事務(wù)的分工，這種方式對(duì)特定事務(wù)的管理力度大，但各項(xiàng)事務(wù)在某區(qū)域內(nèi)的協(xié)調(diào)問(wèn)題，需要經(jīng)理人員做大量的工作?？傊?xiàng)目管理組織的結(jié)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目及企業(yè)具體情況決定。